項(xiàng)目管理中的溝通與協(xié)作

課程背景：

隨著分工越來越細(xì)，在項(xiàng)目中涉及的部門、團(tuán)隊(duì)、人員越來越多，給項(xiàng)目管理帶來了更有挑戰(zhàn)性的復(fù)雜度和難度。項(xiàng)目經(jīng)理80%的時間在溝通，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)70%的問題是因?yàn)闇贤?，而因?yàn)闇贤ú粫硯淼臎_突更是嚴(yán)重阻礙了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的正常運(yùn)作，給產(chǎn)品的快速及時推向市場做成極大的不便。項(xiàng)目中溝通常見的問題表現(xiàn)在：

• 需求不明確或模糊：在項(xiàng)目初期，需求可能尚未完全明確或存在模糊性。這給需求溝通帶來了困難，因?yàn)椴磺宄唧w需要什么，導(dǎo)致溝通雙方難以達(dá)成共識。
• 相關(guān)方目標(biāo)不一致：在項(xiàng)目中涉及多個相關(guān)方，大家各自有不同的目標(biāo)，相互之間缺乏溝通、協(xié)調(diào)，無法步調(diào)一致實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。
• 利益相關(guān)者分散和多樣化：項(xiàng)目涉及多個利益相關(guān)者，如客戶、用戶、管理層等。這些利益相關(guān)者可能具有不同的訴求、期望和優(yōu)先級，使得在項(xiàng)目溝通過程中難以達(dá)成一致。
• 溝通渠道不暢：溝通渠道的不暢通也是一個常見的障礙。例如，溝通過程中可能存在信息傳遞不及時、信息丟失或信息過載等問題，導(dǎo)致項(xiàng)目溝通的困難。
• 缺乏明確的溝通計(jì)劃和流程：缺乏明確的溝通計(jì)劃和流程可能使得項(xiàng)目溝通變得混亂和無效。沒有明確的溝通渠道和時間表，團(tuán)隊(duì)成員可能會錯過重要的信息或無法及時解決問題。

本課程是從實(shí)戰(zhàn)入手，從實(shí)際出發(fā)、關(guān)注開發(fā)人員個人，在講師多年的項(xiàng)目管理實(shí)踐、咨詢與培訓(xùn)的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，進(jìn)行提煉和總結(jié)而成。凝聚了講師多年的項(xiàng)目管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和真知灼見。針對性的提升項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的溝通能力和沖突管理能力，從溝通技巧到溝通方法、溝通機(jī)制全面講解，是一門難得好課。

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課程收益：

● 圍繞項(xiàng)目特點(diǎn)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)特點(diǎn)，提升學(xué)員的溝通能力

● 幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)掌握有效溝通的原理、方法、技巧和應(yīng)用，達(dá)到輕松地溝通與協(xié)作的目的，創(chuàng)建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部和外部的和諧團(tuán)隊(duì)

● 建立干系人識別模型、使用干系管理工具，根據(jù)干系人的期望、利益、影響力等制定溝通策略和溝通計(jì)劃

● 幫助學(xué)員學(xué)握如何協(xié)調(diào)項(xiàng)目內(nèi)外相關(guān)部門的溝通、學(xué)習(xí)如何在項(xiàng)目組之間溝通、如何在項(xiàng)目組內(nèi)不同小團(tuán)隊(duì)之間溝通

課程時間：1天，6小時/天

各章節(jié)時間分配如下：

課程對象：總工/技術(shù)總監(jiān)、項(xiàng)目經(jīng)理/產(chǎn)品經(jīng)理、PMO(項(xiàng)目管理辦公室)成員、團(tuán)隊(duì)骨干、測試、QA等

授課方式：講授、演練、實(shí)操、模擬、感悟、案例分析、頭腦風(fēng)暴、示范指導(dǎo)、短片欣賞

課程特色：

● 有料：課程系統(tǒng)架構(gòu)清晰、知識體系完整

● 有效：課程中相關(guān)工具、技能從實(shí)戰(zhàn)中總結(jié)而來。具有很強(qiáng)的落地性、實(shí)用性和時效性

● 有趣：讓學(xué)員在互動中體驗(yàn)真諦，在輕松的氛圍中掌握項(xiàng)目管理技能

● 有材：實(shí)際案例引導(dǎo)學(xué)生找到解決實(shí)際問題的方法、思路，形成可以實(shí)際使

課程模型：

課程大綱

第一講：項(xiàng)目溝通存在的問題 ?

一、項(xiàng)目的特點(diǎn)

1. 項(xiàng)目三大特性：臨時性、唯一性、漸進(jìn)明細(xì)

2. 互聯(lián)網(wǎng)時代項(xiàng)目參與人和部門越來越多

3. 項(xiàng)目干系人目標(biāo)有差異

4. 每個部門利益不一致

二、項(xiàng)目溝通常見問題

1. 表達(dá)直白、簡單

2. 措辭專業(yè)性強(qiáng)

3. 缺乏表達(dá)技巧

4. 不愿意溝通

討論：你遇到的溝通問題都有哪些？

第二講：項(xiàng)目溝通基本技巧

一、金字塔結(jié)構(gòu)——想清楚

1. 金字塔思維結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)

2. 金字塔思維的四個實(shí)用原則

1）結(jié)論先行

2）上下對應(yīng)

3）分類清楚

4）排序邏輯

3. 用金字塔思維進(jìn)行思考、溝通、表達(dá)

4. 用金字塔結(jié)構(gòu)厘清思想、組織語言

練習(xí)：金字塔思維聽、說應(yīng)用

二、掌握溝通技巧——說明白

1. 溝通4種基本形態(tài)

1）閱讀文字材料? ?2）書寫文字材料 ? 3）傾聽他人發(fā)言 ? 4）語言表達(dá)觀點(diǎn)

2. 溝通的4個常用渠道

1）面對面 ?

2）書面文字 ?

3）網(wǎng)絡(luò)工具 ?

4）電話溝通

討論：4種渠道各有什么優(yōu)劣點(diǎn)

3. 溝通的2個思想準(zhǔn)備

1）利他性 ? 2）講理性

4. 溝通遵循4大特性

1）準(zhǔn)確性 ? 2）完整性 ? 3）及時性 ? 4）策略性

5. 溝通中的提問

1)?封閉式問題

2)?引導(dǎo)性問題

3)?暗示性問題

4)?開放式問題

5)?提示性問題

6)?探究性問題

7)?假設(shè)性問題

6. 溝通中的傾聽技巧

1)?表示興趣，保持視線接觸

2)?接收并回應(yīng)對方的信息

3)?鼓勵別人多說

4)?聽取、抓住關(guān)鍵詞

5)?記錄并重復(fù)對方的重要觀點(diǎn)

6)?總結(jié)溝通要點(diǎn)并取得確認(rèn)

7. 有效溝通模型：尋求共同目標(biāo)

三、影響溝通效果的原因及消除

1. 溝通的5大障礙

1）經(jīng)過他人傳遞而誤會

2）環(huán)境選擇不當(dāng)

3）溝通時機(jī)不當(dāng)

4）有人破壞、挑釁

5）文化差異

2. 溝通中的4個干擾因素

1）高高在上

2）先入為主

3）不善聆聽

4）缺乏反饋

討論：你在項(xiàng)目溝通中遇到的障礙、干擾是什么？

3. 掃除項(xiàng)目溝通障礙4個方法

1）溝通內(nèi)外有別

2）非正式的溝通有利于關(guān)系的融洽

3）采用對方能接受的溝通風(fēng)格

4）溝通的升級原則

4. 通過反饋提升溝通效率

1）每次會議必有紀(jì)要

2）項(xiàng)目日、周、月報

3）問題登記跟蹤表

練習(xí)：你的項(xiàng)目中如何做周報

第三講：識別溝通對象

一、目標(biāo)確認(rèn)——和溝通對象建立統(tǒng)一認(rèn)知的目標(biāo)

1.?現(xiàn)代管理理論的基礎(chǔ)：目標(biāo)管理

工具使用：SMART原則進(jìn)行目標(biāo)管理

討論：smart原則哪里用錯了？

2.?適合項(xiàng)目管理的SMART原則：達(dá)成所有干系人目標(biāo)共識

3.?項(xiàng)目目標(biāo)三角形與質(zhì)量約束三角形

4.?項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)一定要符合企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)

二、識別項(xiàng)目干系人——找出溝通對象

1. 干系人管理：找出一切要團(tuán)結(jié)的人

討論：識別干系人

2. 干系人識別工具：4個步驟召開六方會談

1）第一步：識別干系人

2）第二步：和干系人溝通

3）第三步：分析干系人

4）第四步：完成干系人登記冊

案例練習(xí)：失敗的干系人識別

4. 建立干系人屬性登記表

1）基本屬性

2）期望和貢獻(xiàn)

3）利益和態(tài)度

4）權(quán)力和影響力

課堂練習(xí)：識別您當(dāng)前項(xiàng)目中的干系人

三、管理項(xiàng)目干系人——通過溝通影響干系人

1. 干系人管理的3種矩陣

1）受益-權(quán)力矩陣

2）影響力-權(quán)力矩陣

3）影響力-作用矩陣

2. 根據(jù)矩陣實(shí)施不同的溝通溝通策略：

1）權(quán)力大、影響力強(qiáng)的干系人重點(diǎn)管理

2）權(quán)力大、影響力弱的干系人令其滿意

3）權(quán)力小、影響力強(qiáng)的干系人隨時告知

4）權(quán)力小、影響力弱的干系人觀察變化

課堂練習(xí)：干系人溝通需求分析

3. 溝通管理的重點(diǎn)是管理干系人的預(yù)期

4. 根據(jù)溝通對象制定差異化干系人溝通計(jì)劃

案例練習(xí)：演練干系人分析與干系人溝通管理

第四講：項(xiàng)目中的重要溝通場景

一、項(xiàng)目溝通基本流程

1. 建立平等的對話氛圍

2. 分析溝通對象期望、利益、影響力

3. 以我為主，準(zhǔn)備好溝通提綱

4. 根據(jù)客戶確定溝通策略

1）被動型的溝通者：用封閉性問題提問

2）主動型的溝通者：做好提綱引導(dǎo)客戶

5. 溝通過程

1）把握溝通節(jié)奏

2）闡述我方觀點(diǎn)

3）處理過程中顧客提出的異議

6. 記錄與反饋

1）用金字塔模型勾畫溝通內(nèi)容邏輯導(dǎo)圖

2）用金字塔思維總結(jié)溝通內(nèi)容

3）文字方式反饋客戶并取得確認(rèn)

練習(xí)：跟客戶溝通項(xiàng)目需求

二、項(xiàng)目狀況溝通

1. 對內(nèi)溝通項(xiàng)目

1）強(qiáng)調(diào)共同目標(biāo)

2）消除項(xiàng)目中的障礙

3）制定共同的行動計(jì)劃

4）用金字塔模型組織溝通材料

2. 給上級匯報項(xiàng)目

1）給項(xiàng)目全局

2）給領(lǐng)導(dǎo)信心

3）有困難出選擇題并準(zhǔn)備答案

練習(xí)：把你的項(xiàng)目現(xiàn)狀給領(lǐng)導(dǎo)匯報

3.?跟客戶溝通項(xiàng)目

1）尋找干系人共同利益點(diǎn)

2）認(rèn)可目標(biāo)差異

3）達(dá)成一致行動計(jì)劃

4）減少利益沖突

5）使用AEOU模型

練習(xí)：跟你的項(xiàng)目中甲方做一次項(xiàng)目溝通

課后回顧

1.?后續(xù)落實(shí)措施：

1)?檢查你當(dāng)前項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中溝通存在的問題

2)?用金字塔模型繪制、呈現(xiàn)當(dāng)前項(xiàng)目功能結(jié)構(gòu)

3)?每次溝通前，把要表達(dá)的思想、內(nèi)容繪制金字塔結(jié)構(gòu)

4)?制定跨部門溝通計(jì)劃、對外溝通計(jì)劃

5)?識別你當(dāng)前項(xiàng)目干系人，針對重要干系人制定不同的溝通策略。

2.?答疑解惑

課程內(nèi)容可根據(jù)客戶需求剪裁

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