PRINCE2項(xiàng)目管理初探之六：計(jì)劃（Plans）
作者：Simon Buehring 330
計(jì)劃是PRINCE2項(xiàng)目管理八大組件之一。
計(jì)劃定義了項(xiàng)目需要實(shí)現(xiàn)的成果、如何實(shí)現(xiàn)、以及由誰在什么時(shí)間實(shí)現(xiàn)。計(jì)劃除了對(duì)未來的項(xiàng)目進(jìn)程進(jìn)行安排之外，還提供了項(xiàng)目成員之間就項(xiàng)目中的“誰來做、做什么、怎樣做、何時(shí)做”等問題進(jìn)行溝通的平臺(tái)。計(jì)劃的另外一個(gè)重要作用是作為衡量項(xiàng)目進(jìn)度的標(biāo)尺。因此計(jì)劃可以稱作是項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的“主心骨”。
項(xiàng)目工作必須給計(jì)劃預(yù)留出足夠的時(shí)間。由于項(xiàng)目管理很難準(zhǔn)確地對(duì)整個(gè)項(xiàng)目周期做出預(yù)測(cè)，項(xiàng)目計(jì)劃必須分為幾個(gè)不同的層面來進(jìn)行。這幾個(gè)不同的層面則對(duì)應(yīng)于項(xiàng)目管理的不同級(jí)別，如項(xiàng)目計(jì)劃、階段計(jì)劃和小組計(jì)劃等。只有高級(jí)層面的計(jì)劃能夠?qū)?xiàng)目的長(zhǎng)期發(fā)展做出預(yù)測(cè)。
在PRINCE2中，這個(gè)高級(jí)層面的計(jì)劃被稱為項(xiàng)目計(jì)劃（Project Plan）。項(xiàng)目計(jì)劃的主要目標(biāo)是定義出項(xiàng)目的主要產(chǎn)品、活動(dòng)和所需資源。另外計(jì)劃識(shí)別出項(xiàng)目的成本和工期并且將項(xiàng)目分解為幾個(gè)階段。項(xiàng)目管理委員會(huì)用項(xiàng)目計(jì)劃作為監(jiān)控項(xiàng)目每個(gè)階段的進(jìn)展和成本消耗的基線。項(xiàng)目計(jì)劃應(yīng)當(dāng)設(shè)定允許的工期和成本偏差，而這些允許偏差的具體值則由項(xiàng)目組管理來決定。
項(xiàng)目的每個(gè)階段都需要一個(gè)階段計(jì)劃（Stage Plan）；相較于項(xiàng)目計(jì)劃，階段計(jì)劃提供了更多的細(xì)節(jié)，因?yàn)榇擞?jì)劃僅僅針對(duì)一個(gè)階段進(jìn)行預(yù)測(cè)。每個(gè)階段計(jì)劃應(yīng)當(dāng)識(shí)別出本階段的產(chǎn)品、生產(chǎn)這些產(chǎn)品所需的資源和活動(dòng)、活動(dòng)的工期以及負(fù)責(zé)質(zhì)量檢查的人員等。項(xiàng)目委員會(huì)為階段計(jì)劃設(shè)定允許的工期和成本偏差，而項(xiàng)目經(jīng)理則負(fù)責(zé)管理階段使其工期和成本在偏差范圍之內(nèi)。
階段計(jì)劃是項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行日常項(xiàng)目管理和控制的基礎(chǔ)；隨著項(xiàng)目的發(fā)展，階段計(jì)劃應(yīng)當(dāng)被不斷地更新。通過更新，項(xiàng)目經(jīng)理可以觀察項(xiàng)目是否已經(jīng)超出了允許的偏差，并且決定是否需要向項(xiàng)目委員會(huì)匯報(bào)。
如果項(xiàng)目中安排了工作小組以及小組經(jīng)理，那么有必要將階段計(jì)劃分解為多個(gè)小組計(jì)劃。小組經(jīng)理則利用自己小組的計(jì)劃來分配工作，以及監(jiān)控小組的工作進(jìn)度。同樣的，小組計(jì)劃中設(shè)定了由項(xiàng)目經(jīng)理決定的允許偏差；如果小組工作超出了偏差值，小組經(jīng)理必須通過“例外報(bào)告”（Exception Report）的形式向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)。
PRINCE2項(xiàng)目管理方法中定義的另外一個(gè)計(jì)劃是例外計(jì)劃（Exception Plan）。當(dāng)管理層認(rèn)為某個(gè)現(xiàn)行計(jì)劃可能超出計(jì)劃允許偏差時(shí)，一個(gè)例外計(jì)劃被建立起來并且經(jīng)過授權(quán)后，用來取代這個(gè)現(xiàn)行計(jì)劃?，F(xiàn)行計(jì)劃可以是任何層面的計(jì)劃：項(xiàng)目、階段或者小組。例外計(jì)劃覆蓋了從預(yù)測(cè)到偏差時(shí)到現(xiàn)行計(jì)劃結(jié)束這一階段。
PRINCE2通過嚴(yán)格的、結(jié)構(gòu)化的計(jì)劃來實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的控制。
了解更多請(qǐng)參考《PRINCE2 – 成功的項(xiàng)目管理》一書，PRINCE2是英國政府商務(wù)部所有的商標(biāo)。本文為Knowledge Train項(xiàng)目管理培訓(xùn)所有，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處。
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