會議計劃的制定

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會議計劃，指召開會議應(yīng)事先制定開會計劃。沒有會議計劃，會議便無法進(jìn)行，即使召開也是雜亂無章、目的不明，解決不了什么問題。大型的會議計劃一般包括會議的名稱、內(nèi)容、指導(dǎo)思想、任務(wù)要求、會議地點(diǎn)、出席人員、會議日程安排、會議領(lǐng)導(dǎo)、注意事項(xiàng)等。如果會議內(nèi)容中有選舉事項(xiàng)，就要增加有關(guān)選舉的事務(wù)工作；如有獎勵的內(nèi)容，還應(yīng)有獎勵等級、條件、獎品及授獎儀式等方面的事務(wù)工作。會議計劃的制定，秘書部門應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)成員集體研究的意見起草，草稿寫好后，再經(jīng)集體討論修改或補(bǔ)充，盡可能想得周到、詳細(xì)些，最后由領(lǐng)導(dǎo)定稿。
    會議計劃的制定主要包括以下六項(xiàng)內(nèi)容：
    （1）提出召開會議的背景或依據(jù)。背景是指在實(shí)際工作中出現(xiàn)了新的形勢和任務(wù)，原有的工作方法、規(guī)章、制度等已不適應(yīng)新的形勢，需要研究新的工作方法和規(guī)章制度。這類會議的動議往往來自下面。召開會議的依據(jù)有兩種情況：一是因上級機(jī)關(guān)有指示，要開什么會，要做什么事，或者某領(lǐng)導(dǎo)人在某個場合講了這方面的意見，需要開個會來解決。二是上級機(jī)關(guān)、部門已經(jīng)開過某方面的會議，傳達(dá)了某種新的精神、新的政策，下級機(jī)關(guān)或部門需要傳達(dá)上面的精神，研究、討論、制定落實(shí)上面新精神的措施，也需要開某種范圍或某種形式的會議。
   （2）提出會議的規(guī)模。會議的規(guī)模包括總?cè)藬?shù)，與會者的職務(wù)、級別、名額分配等初步意見以及會議天數(shù)。會議的天數(shù)，涉及會議的經(jīng)費(fèi)開支，在會議方案中應(yīng)盡量做到恰如其分，這也是上級在審批時衡量其是否可行的一個重要依據(jù)，所以在方案中應(yīng)盡量將會期縮短，不可拖拉。
    （3）提出會議的大體時間（日期）、地點(diǎn)。
    （4）提出會議籌備班子的組成名單。
    （5）提出請上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人到會并講話的建議。請領(lǐng)導(dǎo)人到會并在會上講話，是強(qiáng)調(diào)會議精神及強(qiáng)化會議成果的權(quán)威性所必不可少的。會議方案中要明確提出請哪一級別的哪位領(lǐng)導(dǎo)人到會講話或作指示的具體要求，以便讓領(lǐng)導(dǎo)人在日程和講話內(nèi)容上有所準(zhǔn)備。對大會主辦單位來講，事先得到領(lǐng)導(dǎo)人屆時到會的許諾，這也是至關(guān)重要的。
    （6）提出大會發(fā)言材料的組織意見。這些講話、發(fā)言、典型材料等都必須按照會議的宗旨來準(zhǔn)備，同時要擬訂一個比較具體的計劃，包括下基層調(diào)查研究，通知重點(diǎn)單位準(zhǔn)備材料等。
 制定 會議 計劃

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