由于電腦的普及，許多材料都存儲在電腦或U盤里，不少企業(yè)忽略了檔案管理，文件隨處可見，資料用過就扔，沒有一點安全保密觀念。當(dāng)然這從另一方面反映出新時期檔案管理的新特點。一個沒有檔案的企業(yè)就像一個沒有歷史的國度，沒有歷史的國度遲早會消亡。沒有檔案的企業(yè)如何積累自己企業(yè)的歷史、完善和總結(jié)企業(yè)的成功經(jīng)驗，一定是個難題。

今天我們先說說檔案管理的好處，即作用和意義，再談?wù)勑聲r期企業(yè)檔案應(yīng)該怎么管。

一、檔案管理的作用和意義

1、準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長歷程

首先聲明，不想成長的企業(yè)勿需檔案管理。檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，何時開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時盈利，何時擴張，戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識。

3、決策制訂的參謀和幫手

企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或http://www.fanshiren.cn方案對比，沒有檔案就無法進(jìn)行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。

4、企業(yè)文化的活標(biāo)本

很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請專家?guī)兔?，殊不知，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映（參閱張國祥老師文章《企業(yè)規(guī)范化管理之企業(yè)文化》）。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認(rèn)可的價值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則梳理、補充、完善，企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié)，企業(yè)文化就豐富起來了。

5、企業(yè)宣傳的資料庫

檔案管理好的企業(yè)需要進(jìn)行宣傳時，只需在檔案室調(diào)取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財，準(zhǔn)備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。

6、員工成長的斷代史

很多企業(yè)員工進(jìn)來時一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張，但并非沒有可能。人事部門應(yīng)該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長的斷代史。

二、如何管理企業(yè)檔案

1、分類整理、統(tǒng)一存放

一個成規(guī)模的企業(yè)應(yīng)該有專門的檔案室或資料庫，特別是電腦的普及運用，檔案管理顯得更加重要。凡使用電腦軟件的企業(yè)，都會定期產(chǎn)生大量的報表，這些報表一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱，多數(shù)就成了廢紙一張，有保密觀念的，會撕碎扔掉；沒有保密觀念的，通常就是揉搓一下隨手一扔。給企業(yè)的商業(yè)機密安全工作帶來極大隱患。

企業(yè)必須建立健全檔案管理制度和保密守則。對各種各樣的資料收集、發(fā)放、登記、分類、回收、存檔、保管、保密等級、保管期限、銷毀等，做出統(tǒng)一而明確的規(guī)定。這些資料包括文字的、影像的、光碟的等等。

2、集中管理、信息共享

企業(yè)檔案必須集中管理，但是一定要方便共享。數(shù)據(jù)資料設(shè)定權(quán)限密碼，以方便工作查閱而又不易泄密為原則。數(shù)據(jù)庫管理必須嚴(yán)格復(fù)制、傳播登記手續(xù)。文字資料一律實行審批制度，原則上以在資料室閱讀為主，因工作需要必須借出時，實行先批準(zhǔn)、登記、再借用制度。嚴(yán)格控制資料丟失。

3、電子檔案，文字目錄

凡是只有電子文檔，而沒有文字資料的重要資料，必須編寫文字目錄，列明文檔生成時間、起草人、審核、批準(zhǔn)及生效時間，資料保管人。電子文檔最大的好處是不易篡改，哪怕更改一個標(biāo)點符號，文檔時間就會自動更新。所以能夠進(jìn)行電子文檔處理的企業(yè)都應(yīng)該進(jìn)行電子化處理。

同時，企業(yè)的文字資料也要編制電子目錄，方便管理、方便查找，也可以防止丟失。

4、每年編寫企業(yè)大事記

企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該每年組織一次企業(yè)大事記編寫工作，這既是對企業(yè)全年工作的一個回顧和總結(jié)，也是為后人了解企業(yè)成長提供方便。當(dāng)然企業(yè)也要事先確定一個大事記的入選標(biāo)準(zhǔn)。不能太濫，太濫就沒有意義了。

5、保守機密、人人有責(zé)

企業(yè)檔案管理絕不是檔案部門的事情，而是企業(yè)人人有責(zé)的大事。商業(yè)機密關(guān)系企業(yè)存亡，沒有一個人可以說這不關(guān)我的事。企業(yè)內(nèi)部員工人人都在享用企業(yè)機密，每天的早會晚會都在通報企業(yè)的運營數(shù)據(jù)，這都是商業(yè)機密。人人有責(zé)不是空話。

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