駐外機構，不論是辦事處或是分公司，其實都是一個企業(yè)的外派執(zhí)行機構，因此，駐外機構的組織架構不僅要合理設置，充分體現(xiàn)“麻雀雖小，五臟俱全”的特點，而且，還要完善職能，狠抓制度建設與內(nèi)部管理，避免“將在外，君令有所不授”的管理“短板”，那么，駐外機構應該如何有效地實施日常的各項管理制度呢？

　　1、考勤管理：駐外機構由于遠離企業(yè)本部，其日?；顒佑坞x于公司視線之外，因此，作為管理體系中的考勤管理尤其重要，它是駐外機構各項工作順利、有序開展的保障。派出機構的考勤一般以企業(yè)的相關考勤制度為基準，比如，行政辦公人員遵循朝九晚五的考勤模式，營銷人員或外務人員按照月度工作計劃表進行考勤，針對特殊地區(qū)，比如新疆等，工作時間時差要順延2個小時。對于遲到、早退，這樣介定，上班時間開始后30分鐘內(nèi)到崗為遲到，上班時間60分鐘后到達或下班時間超過30分鐘前離崗為曠工，并對遲到、早退或曠工予以不同程度與數(shù)額的處罰。對于請休假方面，規(guī)定辦事處或分公司負責人及其各級下屬所擁有的請休假天數(shù)權限，并要填寫請假單，履行正常請休假流程，對于無故超假、或不及時銷假，不以程序操作者，予以曠工或罰款處理，以維護制度的權威性。

　　2、資料管理：駐外機構在設立后，會收到企業(yè)本部發(fā)來的各種各樣的文件和資料，對于這些資料，作為駐外機構的負責人，要安排行政人員定期進行檢查和整理，確保公司資料、文件的完整與有序性，保證資料查詢的快捷、方便、及時和準確，并對文件資料進行分類管理，如月度計劃、月度報告、相關報表、人事檔案、往來傳真件、總部資料、日常報表、審批報表及光盤廣告帶等，便于銷售督導的審查，如發(fā)現(xiàn)管理不善者，將要求立即改正。駐外機構資料要制定查閱流程，并不得給無關人員，特別是有關企業(yè)戰(zhàn)略、新品研發(fā)、薪酬體系、經(jīng)銷商檔案狀況等資料，要做安全保存，有相關內(nèi)容的電腦要設置屏保密碼和開機密碼，機密資料要設打開權限密碼，違反規(guī)定者，要根據(jù)情節(jié)輕重，給以警告或相應經(jīng)濟處罰。此外，駐外機構工作人員，除非工作需要可以上網(wǎng)外，不得瀏覽與工作無關的網(wǎng)站，若違反規(guī)定，要給予相應的罰款處理。

　　3、財產(chǎn)管理：駐外機構由于工作需要，須購置各種辦公及生活設備甚至自行采購一些促銷用品，這些物品都屬于企業(yè)財產(chǎn)，因此，任何員工都要愛護和珍惜，不得隨意破壞，駐外機構設立后，所有財產(chǎn)都要填寫《財產(chǎn)清冊登記表》，并傳真回企業(yè)存檔。各駐外機構負責人為財產(chǎn)責任人，富有對財產(chǎn)的保管和監(jiān)護權，對于損壞財產(chǎn)的行為，要追究財產(chǎn)負責人的責任，財產(chǎn)負責人也可以相應追究下屬當事人的經(jīng)濟賠償責任。對于駐外機構財產(chǎn)的后期維護費用，應納入營銷管理費用，參與績效考評。如駐外機構負責人工作調(diào)動，可以將財產(chǎn)責任轉(zhuǎn)移給下任或授權人，公司對原財產(chǎn)負責人進行財產(chǎn)離任審計，并要求移交雙方列明財產(chǎn)清單及使用狀況并簽字確認。虛報財產(chǎn)、虛報物品、促銷品、辦公用品價值者，經(jīng)查處，要處以虛報數(shù)額數(shù)倍以上罰款，嚴重者予以免職。

　　4、辦公管理：駐外機構作為企業(yè)在外設置的一個“窗口”，代表著公司的形象和風貌。因此，作為駐外機構的所有人員都要在精神狀態(tài)、言談舉止、服飾禮儀等方面，處處展示企業(yè)良好的素養(yǎng)。駐外機構的辦公場所要保持干凈整潔，并不得隨意留宿企業(yè)規(guī)定以外的人員住宿，違反者要予以經(jīng)濟處罰，辦公人員上班期間，要衣冠整潔、儀表端莊，工作時間內(nèi)不能穿拖鞋、睡衣、聽歌、玩游戲、上網(wǎng)聊天、接待與工作無關的外人等。辦公區(qū)要突出，所用房子面積要占總面積的50%以上，辦公區(qū)要有明顯的辦公氣氛。駐外機構的人員個人手機號碼或駐外機構電話號碼更換時必須提前向企業(yè)本部申請，未獲得批準而更改電話號碼導致公司無法聯(lián)系者，要予以重罰。駐外機構更換地址須先得到企業(yè)相關部門審核、有關負責人審批，沒有獲得批準不準私自搬遷等等。

　　當然，作為駐外機構的管理實施細則還有很多，不同的行業(yè)、不同的企業(yè)，其駐外機構的管理方式也各不相同，這里限于篇幅，不再一一表述。

　　總之，駐外機構管理制度的執(zhí)行，“成也在人，敗也在人”，企業(yè)本部只有牢牢“抓”住了駐外機構的日常管理與運做，強化執(zhí)行力，既適當授權，又有效監(jiān)督，防患于未然，避免內(nèi)部“腐敗”，駐外機構才能煥發(fā)出其特有的天時、地利、人和的優(yōu)勢，從而在企業(yè)本部的領導下，心往一處想，勁往一處使，更好地展現(xiàn)企業(yè)勃勃的發(fā)展生機，從而讓企業(yè)始終立于不敗之地。

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