企業(yè)職工檔案是記錄職工個人學(xué)習(xí)、工作、參加各項保險、工作變動等情況的原始資料。它關(guān)系到職工的切身利益,是職工接續(xù)保險、享受各項福利待遇的重要依據(jù)。隨著市場經(jīng)濟的建立和社會的發(fā)展,原有的企業(yè)職工檔案管理辦法已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展和新型勞動力市場的需求,在工作中遇到了很多問題。

　　一、現(xiàn)行檔案管理體制與市場經(jīng)濟發(fā)展不相適應(yīng)。企業(yè)職工檔案由多個部門管理,職責分工交叉重疊,對職工檔案管理要求不一致。大中型國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員檔案,由各級組織部或企業(yè)工委代管。部分企業(yè)中層以上職工的檔案,由人才中心或檔案館代管。有的企業(yè)還是按計劃經(jīng)濟時期的管理方式將企業(yè)職工檔案分成干部、工人檔案分別管理。干部按組織部門的要求進行分類管理,工人則按勞動行政部門的要求進行分類管理,職工在企業(yè)中只有崗位上的區(qū)別,沒有身份上的差別,這種管理方式,有悖于企業(yè)依法實行的全員勞動合同制度,給企業(yè)的職工檔案管理工作帶來不便。

　　二、企業(yè)對職工檔案管理不夠重視,檔案管理混亂。有些行政管理部門要求企業(yè)在保管職工檔案時,將職工原始招工、用工手續(xù)、勞動合同書等材料拿出來,理由是干部檔案中不存放這些材料,造成企業(yè)職工檔案中原始材料遺漏、損壞、丟失。個別企業(yè)由于管理不善,竟然將上百名職工檔案丟失,致使職工無法辦理接續(xù)保險或享受退休待遇手續(xù)。有的企業(yè)經(jīng)營者為了達到控制職工流動的目的,扣留職工檔案,造成職工上訪。由于企業(yè)管理松懈,個別職工檔案長期滯留在個人手里。這些問題的出現(xiàn),嚴重地侵害了職工的個人利益,有損于檔案管理工作的嚴肅性。

　　三、企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致,工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè),尤其是私營企業(yè)或股份制企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認為職工檔案沒什么用處,不給新招用的職工建立檔案,職工新增加的檔案內(nèi)容不能及時歸檔,致使職工的檔案材料不準確、完整。

　　針對上述情況,為做好企業(yè)職工檔案管理工作,筆者建議,可采取以下措施:

　　一是建立與市場經(jīng)濟發(fā)展相適應(yīng)的企業(yè)職工檔案管理體制,以適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展和新型勞動力市場發(fā)展的需要,由現(xiàn)在的多頭分散管理逐步過渡為集中統(tǒng)一管理。勞動保障行政部門與檔案行政管理部門盡快制定企業(yè)職工檔案管理辦法,進一步明確企業(yè)職工檔案管理范圍、內(nèi)容、方式、標準等。

　　二是各級勞動保障行政部門要高度重視企業(yè)職工檔案管理。制定規(guī)范有效的管理制度,加強督促,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。定期對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。針對目前企業(yè)職工檔案管理存在的諸多問題,在規(guī)定時期內(nèi)對所有企業(yè)職工檔案進行全面的清理、規(guī)范,確保職工檔案的完整、真實、準確。

　　三是使企業(yè)職工檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。對職工檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標準重新進行規(guī)范。有條件的地區(qū)要利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù),逐步建立職工個人檔案與養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險、再就業(yè)等系統(tǒng)化管理體系,通過科學(xué)的管理,為企業(yè)提供便利的服務(wù),有效地保障職工和企業(yè)利益,充分發(fā)揮勞動保障部門的服務(wù)職能,提高辦事效率,使檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化。

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