摘要：隨著國民經(jīng)濟的發(fā)展和企業(yè)技術(shù)改進(jìn)的不斷深入，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和技術(shù)改造在全國各地如火如荼地進(jìn)行，眾多新建、續(xù)建的建設(shè)項目應(yīng)運而生。如何管理好、使用好建設(shè)項目檔案成為擺在建設(shè)單位面前的一個重要課題。本文就如何做好建設(shè)項目檔案管理工作，使建設(shè)項目最終順利通過竣工驗收，以及日后建設(shè)項目檔案的有效利用提一點自己的看法，希望能對建設(shè)單位的項目檔案管理有所幫助。
關(guān)鍵詞：項目檔案 管理 做法
0 引言
建設(shè)項目管理在全國上上下下都得到了足夠的重視，各單位建設(shè)項目管理部門歷年來也積累了不少建設(shè)項目管理的先進(jìn)經(jīng)驗，但對于建設(shè)項目管理中很重要的一個方面——項目檔案管理卻沒有得到應(yīng)有的重視。這個現(xiàn)象伴隨著項目檔案管理相關(guān)規(guī)定的出臺而得到了很大轉(zhuǎn)變，各個單位也在不知不覺中重視了項目檔案管理工作，只是苦于不知如何做好項目檔案管理工作。本文從一個項目檔案管理者的角度，談一下如何做好項目檔案管理工作。
1 充分認(rèn)識建設(shè)項目檔案的重要性
根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設(shè)項目，不得進(jìn)行或通過整個建設(shè)項目的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項目檔案在建設(shè)項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對建設(shè)項目日后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設(shè)項目發(fā)揮最大效益。
2 如何做好建設(shè)項目檔案管理工作
2.1 各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視建設(shè)項目檔案工作。工程建設(shè)是百年大計，工程建設(shè)項目檔案同樣是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。工程項目從立項開始，主管領(lǐng)導(dǎo)就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任，進(jìn)行考核并與獎懲掛鉤。
2.2 加強對建設(shè)項目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。成立建設(shè)項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立建設(shè)項目檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確每人的工作職責(zé)，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。
2.3 定期召開建設(shè)項目檔案工作會議。項目建設(shè)單位對建設(shè)項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進(jìn)行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進(jìn)度，安排布署下步工作。
2.4 加強建設(shè)項目檔案管理制度建設(shè)。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。建設(shè)項目由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設(shè)項目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠檔案管理部門或建設(shè)項目管理部門少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。因此，加強和完善有關(guān)的制度建設(shè)，就成為做好建設(shè)項目檔案管理工作的根本保障。
2.5 堅持執(zhí)行“四同步”制度。即：企業(yè)下達(dá)項目計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進(jìn)度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結(jié)與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。2.6 項目建設(shè)單位檔案部門及時介入。項目管理部門往往不懂檔案管理，不知道項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，等到工程項目要竣工驗收，提到項目檔案驗收了，才知道項目檔案還有整理要求，安全保管有庫房“八防”等驗收內(nèi)容，這時往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動。因此，建議項目建設(shè)單位檔案部門及時跟蹤項目建設(shè)進(jìn)度，及早介入對項目檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并對有關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
2.7 檔案部門必須參加竣工驗收。審閱工程檔案是竣工驗收的法定內(nèi)容，檔案部門參加竣工驗收，是保證工程檔案資料質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案部門在工程檔案驗收工作中，要把工作的重點放在檔案初驗階段，各項歸檔材料要切實做到“圖實相符”、簽字手續(xù)完備。對初驗中發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關(guān)部門及時解決。在掌握驗收標(biāo)準(zhǔn)上，要堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質(zhì)量。
2.8 項目檔案整理工作前移。每個建設(shè)項目，特別是投資大、周期長的項目，往往參建單位眾多，形成的文件材料多而雜，如果都由建設(shè)單位來整理則要投入相當(dāng)多的人力、物力和精力。建議項目建設(shè)單位在簽訂招標(biāo)合同時就把項目檔案的整理要求明確提出，每個參建單位形成的材料，由形成單位負(fù)責(zé)整理好，向建設(shè)單位項目管理部門或檔案部門移交。
2.9 強化對重點檔案的收集。項目檔案是項目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括建設(shè)項目從提出立項到建成投產(chǎn)全過程中形成的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計算材料和聲像材料。項目檔案驗收時抽查重點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。項目建設(shè)單位一定要把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力控制措施，明確要求各有關(guān)單位，及時收集項目建設(shè)有關(guān)文件材料。根據(jù)我們這些年項目檔案驗收的工作經(jīng)驗，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等也是收集的難點。另外，竣工圖章的簽署也是不容忽視的，在實際工作中竣工圖好多是從施工圖直接轉(zhuǎn)化而來的，沒有經(jīng)過任何改變，所以有的單位就把施工圖作為竣工圖保存了，這里要強調(diào)的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。
2.10 整理出一套單位工程與項目檔案檔號對照表?，F(xiàn)實工作中，特別是建設(shè)周期長的工程，其實際施工的單位工程名稱往往與當(dāng)初設(shè)計時的名稱不符，或者實際施工時把一個單位工程分成幾個密切聯(lián)系的單項工程，這樣就會造成實際竣工資料與單位工程不符的情況發(fā)生。如果整理出這么一套對照表，不僅有利于項目檔案驗收時的及時調(diào)卷，而且對日后項目檔案的查找利用有很大的益處，可以作為一種非常不錯的檢索工具，不失為一種一勞永逸的做法。
2.11 項目檔案及時納入單位檔案部門集中統(tǒng)一管理。根據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，建設(shè)項目檔案的驗收內(nèi)容包括三個方面：一是項目檔案的基礎(chǔ)管理工作；二是項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；三是項目檔案的安全狀況?？梢婍椖繖n案的安全保管也是項目檔案驗收的一個重要內(nèi)容。因為項目檔案驗收，一方面是為了保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，另一方面要保證項目檔案的安全，以確保項目建成后的不時之用，通常一個單位的項目籌建部門一般沒有條件實現(xiàn)對項目檔案的安全保管，把項目檔案及時納入單位檔案部門管理，一方面有利于項目檔案的驗收，另一方面也有利于對檔案的集中統(tǒng)一管理，切實保證項目檔案的完整和安全。
筆者所在的集團公司，從2002年以來開始進(jìn)行建設(shè)項目檔案的驗收指導(dǎo)工作，當(dāng)時國家首次提出項目要通過驗收檔案必須先行通過驗收的硬性要求，以往沒有這樣的經(jīng)歷，而且項目的建設(shè)周期長，管理人員換了幾茬，很多資料都幾易其手，最終費了很大周折才通過了項目檔案的驗收，現(xiàn)在來看真的是一種教訓(xùn)，同時也是寶貴的經(jīng)驗。以上是本人從事項目檔案指導(dǎo)工作七年來的幾點體會和經(jīng)驗，希望能對建設(shè)項目檔案驗收單位的檔案管理工作能有所幫助。

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