摘要：隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)技術(shù)改進(jìn)的不斷深入，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和技術(shù)改造在全國(guó)各地如火如荼地進(jìn)行，眾多新建、續(xù)建的建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)運(yùn)而生。如何管理好、使用好建設(shè)項(xiàng)目檔案成為擺在建設(shè)單位面前的一個(gè)重要課題。本文就如何做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，使建設(shè)項(xiàng)目最終順利通過(guò)竣工驗(yàn)收，以及日后建設(shè)項(xiàng)目檔案的有效利用提一點(diǎn)自己的看法，希望能對(duì)建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案管理有所幫助。
關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案 管理 做法
0 引言
建設(shè)項(xiàng)目管理在全國(guó)上上下下都得到了足夠的重視，各單位建設(shè)項(xiàng)目管理部門歷年來(lái)也積累了不少建設(shè)項(xiàng)目管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目管理中很重要的一個(gè)方面——項(xiàng)目檔案管理卻沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。這個(gè)現(xiàn)象伴隨著項(xiàng)目檔案管理相關(guān)規(guī)定的出臺(tái)而得到了很大轉(zhuǎn)變，各個(gè)單位也在不知不覺(jué)中重視了項(xiàng)目檔案管理工作，只是苦于不知如何做好項(xiàng)目檔案管理工作。本文從一個(gè)項(xiàng)目檔案管理者的角度，談一下如何做好項(xiàng)目檔案管理工作。
1 充分認(rèn)識(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性
根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。由此可以看出，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項(xiàng)目檔案在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性。此外，項(xiàng)目檔案對(duì)建設(shè)項(xiàng)目日后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改有著十分重要的作用，項(xiàng)目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會(huì)直接影響建設(shè)項(xiàng)目發(fā)揮最大效益。
2 如何做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作
2.1 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。工程建設(shè)是百年大計(jì)，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案同樣是百年大計(jì)，有了工程沒(méi)有檔案將后患無(wú)窮。工程項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始，主管領(lǐng)導(dǎo)就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任，進(jìn)行考核并與獎(jiǎng)懲掛鉤。
2.2 加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。成立建設(shè)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立建設(shè)項(xiàng)目檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確每人的工作職責(zé)，加強(qiáng)考核，建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序。
2.3 定期召開(kāi)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作會(huì)議。項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)本單位各部門和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，匯報(bào)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度，安排布署下步工作。
2.4 加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)。俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩，難成方圓”。建設(shè)項(xiàng)目由于規(guī)模大、工期長(zhǎng)、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠檔案管理部門或建設(shè)項(xiàng)目管理部門少數(shù)幾個(gè)人的力量是根本辦不到的。因此，加強(qiáng)和完善有關(guān)的制度建設(shè)，就成為做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的根本保障。
2.5 堅(jiān)持執(zhí)行“四同步”制度。即：企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來(lái)確保做好項(xiàng)目檔案的收集工作。2.6 項(xiàng)目建設(shè)單位檔案部門及時(shí)介入。項(xiàng)目管理部門往往不懂檔案管理，不知道項(xiàng)目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，等到工程項(xiàng)目要竣工驗(yàn)收，提到項(xiàng)目檔案驗(yàn)收了，才知道項(xiàng)目檔案還有整理要求，安全保管有庫(kù)房“八防”等驗(yàn)收內(nèi)容，這時(shí)往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動(dòng)。因此，建議項(xiàng)目建設(shè)單位檔案部門及時(shí)跟蹤項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，及早介入對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
2.7 檔案部門必須參加竣工驗(yàn)收。審閱工程檔案是竣工驗(yàn)收的法定內(nèi)容，檔案部門參加竣工驗(yàn)收，是保證工程檔案資料質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案部門在工程檔案驗(yàn)收工作中，要把工作的重點(diǎn)放在檔案初驗(yàn)階段，各項(xiàng)歸檔材料要切實(shí)做到“圖實(shí)相符”、簽字手續(xù)完備。對(duì)初驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要求相關(guān)部門及時(shí)解決。在掌握驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)上，要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就，以確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。
2.8 項(xiàng)目檔案整理工作前移。每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，特別是投資大、周期長(zhǎng)的項(xiàng)目，往往參建單位眾多，形成的文件材料多而雜，如果都由建設(shè)單位來(lái)整理則要投入相當(dāng)多的人力、物力和精力。建議項(xiàng)目建設(shè)單位在簽訂招標(biāo)合同時(shí)就把項(xiàng)目檔案的整理要求明確提出，每個(gè)參建單位形成的材料，由形成單位負(fù)責(zé)整理好，向建設(shè)單位項(xiàng)目管理部門或檔案部門移交。
2.9 強(qiáng)化對(duì)重點(diǎn)檔案的收集。項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括建設(shè)項(xiàng)目從提出立項(xiàng)到建成投產(chǎn)全過(guò)程中形成的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計(jì)算材料和聲像材料。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)抽查重點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。項(xiàng)目建設(shè)單位一定要把項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力控制措施，明確要求各有關(guān)單位，及時(shí)收集項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)文件材料。根據(jù)我們這些年項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的工作經(jīng)驗(yàn)，一些重要的聲像材料，如項(xiàng)目開(kāi)、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等也是收集的難點(diǎn)。另外，竣工圖章的簽署也是不容忽視的，在實(shí)際工作中竣工圖好多是從施工圖直接轉(zhuǎn)化而來(lái)的，沒(méi)有經(jīng)過(guò)任何改變，所以有的單位就把施工圖作為竣工圖保存了，這里要強(qiáng)調(diào)的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來(lái)保存。
2.10 整理出一套單位工程與項(xiàng)目檔案檔號(hào)對(duì)照表。現(xiàn)實(shí)工作中，特別是建設(shè)周期長(zhǎng)的工程，其實(shí)際施工的單位工程名稱往往與當(dāng)初設(shè)計(jì)時(shí)的名稱不符，或者實(shí)際施工時(shí)把一個(gè)單位工程分成幾個(gè)密切聯(lián)系的單項(xiàng)工程，這樣就會(huì)造成實(shí)際竣工資料與單位工程不符的情況發(fā)生。如果整理出這么一套對(duì)照表，不僅有利于項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)的及時(shí)調(diào)卷，而且對(duì)日后項(xiàng)目檔案的查找利用有很大的益處，可以作為一種非常不錯(cuò)的檢索工具，不失為一種一勞永逸的做法。
2.11 項(xiàng)目檔案及時(shí)納入單位檔案部門集中統(tǒng)一管理。根據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收內(nèi)容包括三個(gè)方面：一是項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)管理工作；二是項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；三是項(xiàng)目檔案的安全狀況?？梢?jiàn)項(xiàng)目檔案的安全保管也是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的一個(gè)重要內(nèi)容。因?yàn)轫?xiàng)目檔案驗(yàn)收，一方面是為了保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，另一方面要保證項(xiàng)目檔案的安全，以確保項(xiàng)目建成后的不時(shí)之用，通常一個(gè)單位的項(xiàng)目籌建部門一般沒(méi)有條件實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案的安全保管，把項(xiàng)目檔案及時(shí)納入單位檔案部門管理，一方面有利于項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，另一方面也有利于對(duì)檔案的集中統(tǒng)一管理，切實(shí)保證項(xiàng)目檔案的完整和安全。
筆者所在的集團(tuán)公司，從2002年以來(lái)開(kāi)始進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收指導(dǎo)工作，當(dāng)時(shí)國(guó)家首次提出項(xiàng)目要通過(guò)驗(yàn)收檔案必須先行通過(guò)驗(yàn)收的硬性要求，以往沒(méi)有這樣的經(jīng)歷，而且項(xiàng)目的建設(shè)周期長(zhǎng)，管理人員換了幾茬，很多資料都幾易其手，最終費(fèi)了很大周折才通過(guò)了項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，現(xiàn)在來(lái)看真的是一種教訓(xùn)，同時(shí)也是寶貴的經(jīng)驗(yàn)。以上是本人從事項(xiàng)目檔案指導(dǎo)工作七年來(lái)的幾點(diǎn)體會(huì)和經(jīng)驗(yàn)，希望能對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收單位的檔案管理工作能有所幫助。

擴(kuò)展閱讀

版權(quán)聲明：