一、知識管理與檔案信息資源建設(shè)的關(guān)聯(lián)

　　1．知識管理是一種全新的管理理念和方法

　　知識管理是運(yùn)用信息技術(shù)，通過對知識的取得、整合、轉(zhuǎn)換、分享、應(yīng)用與創(chuàng)新等一系列活動，使知識不斷產(chǎn)生、累積與升華，以便更有系統(tǒng)、更有效地運(yùn)用知識去創(chuàng)新的管理。知識管理作為知識經(jīng)濟(jì)催生的一種全新的管理理念與管理方法，致力于對各種知識的連續(xù)性管理，通過知識交流與共享推動知識創(chuàng)新，著力培育和提升組織的集體創(chuàng)造力。

　　知識管理理論將知識劃分為顯性知識利隱性知識，這種認(rèn)識源于英國的哲學(xué)家邁克爾·波蘭尼(MichaelPolanyi)，經(jīng)過被譽(yù)為“現(xiàn)代管理學(xué)之父”的美國的彼得·德魯克(PeterF Durcker)、日本學(xué)者野中郁次郎(LujiroNonaka)等人的進(jìn)一步闡發(fā)建構(gòu)被廣泛采納接受。顯性知識是指用書面文字、圖表和數(shù)學(xué)公式表述的知識，易于傳遞、分享；隱性知識是指尚朱被言語或其他形式表述的知識，往往以個(gè)人的技術(shù)訣竅、作經(jīng)驗(yàn)等形式存在，與個(gè)體的知識結(jié)構(gòu)、閱歷、思維方式等密切相關(guān)，是處于“緘默”狀態(tài)的知識，不易被獲取和傳遞。顯性知識植根、依賴于隱性知識。隱性知識是人類知識的內(nèi)核，而顯性知識只是在內(nèi)核上賦予了可以表述和轉(zhuǎn)達(dá)的外型。因此，知識管理明確地提出要對組織內(nèi)的顯性、隱性知識同樣實(shí)施有效的管理，尤其要重視隱性知識的管理。

　　2．檔案信息資源建設(shè)應(yīng)被賦予新的內(nèi)涵

　　檔案信息資源建設(shè)的真正含義是什么?它的實(shí)際工作內(nèi)容義是什么?同答這兩個(gè)問題，首先需要對建設(shè)的對象——檔案信息資源有個(gè)準(zhǔn)確把握。檔案信息資源是適應(yīng)生產(chǎn)力的發(fā)展水平，通過人類的參與而獲取的可利用的檔案信息的集合。除了具有信息的共性外，又具有自身的特性，即本源性、積累性和內(nèi)向性。

　　“建設(shè)”一詞具有創(chuàng)立、建立、增加之意。檔案信息資源建設(shè)含義可以表述為：檔案部門對本區(qū)域、本領(lǐng)域、本單位的檔案信息資源進(jìn)行合理配置、分析研究，最終建立檔案信息資源庫的一系列活動的總稱，屬于檔案管理作的范疇。我國的檔案管理工作，在過去很長一個(gè)時(shí)期，人們都認(rèn)為有“六個(gè)環(huán)節(jié)”：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用。后來，逐漸把編目與檢索、編輯與研究也列入檔案管理工作的基本內(nèi)容，與“六個(gè)環(huán)節(jié)”增加到八個(gè)環(huán)節(jié)：。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案管理的傳統(tǒng)理論迎米了變革和創(chuàng)新，檔案信息資源建設(shè)的工作內(nèi)容也隨之豐富起來。筆者認(rèn)為檔案信息資源建設(shè)應(yīng)該包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目與檢索、編輯與研究七個(gè)環(huán)節(jié)，與提供利用共同構(gòu)成檔案管理工作整體。檔案信息資源建設(shè)按照檔案信息的加工處理程度劃分為兩個(gè)階段：實(shí)體收藏(收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì))和檔案信息資源開發(fā)(編目與檢索、編輯與研究)。實(shí)體收藏是檔案信息資源開發(fā)的基礎(chǔ)，其成果是收集齊全、整理有序的檔案實(shí)體。檔案信息資源開發(fā)是圍繞社會需要，利用專業(yè)方法和現(xiàn)代技術(shù)，從收藏實(shí)體中發(fā)掘有用的信息材料進(jìn)行編輯和研究，強(qiáng)調(diào)檔案信息的加工處理，是檔案信息資源建設(shè)的高級階段，其成果是配置合理、高度整合的檔案信息資源庫。
基于知識管理的檔案信息資源建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的要求

　　當(dāng)前，檔案信息資源的作用日益凸現(xiàn)，檔案管理工作的內(nèi)容不斷升華。有人認(rèn)為：“檔案館作為檔案集中保管與利用基地，具有應(yīng)用檔案信息資源為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的獨(dú)特作用”，并指出：“要把檔案館建成‘思想庫’，更好地發(fā)揮檔案資政襄政作用。”有人明確指出：“在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理將成為知識管理，檔案服務(wù)成為知識服務(wù)，檔案機(jī)構(gòu)的核心功能將是檔案服務(wù)與開發(fā)能力。”這些論述體現(xiàn)了檔案界對檔案信息資源進(jìn)行了重新定位，對利用知識管理的理念和方法把檔案信息資源建設(shè)成為知識型、思想型資源已有了明確的認(rèn)識。檔案信息雖不等同于知識，但檔案信息包含著知識。檔案信息資源作為知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代重要的戰(zhàn)略資源，其重要性很人程度上體現(xiàn)在檔案信息能夠轉(zhuǎn)化為知識，能夠服務(wù)于生產(chǎn)力的發(fā)展和社會的進(jìn)步。檔案信息資源建設(shè)與知識管理有著密不可分的聯(lián)系，基于知識管理的檔案信息資源建設(shè)是新時(shí)期檔案館履行其文化使命的必然選擇。檔案作者必須對知識管理理論有清晰的認(rèn)識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的作領(lǐng)域，在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代提升自身工作的價(jià)值，為社會的發(fā)展發(fā)揮更大的作用。

　　二、知識管理視角下檔案信息資源建設(shè)的策略

　　知識管理不僅是一項(xiàng)專業(yè)管理活動、一系列管理技術(shù)方法，而且屬于價(jià)值觀念、管理范式、管理理念范疇，還包括了組織更高層面的管理體系和方法論。利用知識管理的理念和方法開展檔案信息資源建設(shè)，是檔案作適應(yīng)時(shí)代要求的理性選擇。

　　1．發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)

　　收集本區(qū)域、本領(lǐng)域、本單位的檔案是檔案部門的職能使命。檔案工者在長期的工作實(shí)踐中積累了這方面的經(jīng)驗(yàn)，具備檔案信息資源收集、鑒定和整理的專業(yè)優(yōu)勢。如今，檔案不僅是組織內(nèi)本源性的“歷史記錄”，而且是重要的戰(zhàn)略資源，除了發(fā)揮檔案的憑證價(jià)值外，更要注重檔案參考價(jià)值的開發(fā)。筆者認(rèn)為，在實(shí)體收藏階段，特別是檔案收集、鑒定過程中就當(dāng)注入知識管理的理念，不僅要收集正式文件，而且要加強(qiáng)相關(guān)文件和外部信息的收集，這樣建立的檔案信息資源體系才有利丁檔案信息連續(xù)性地管理和隱性知識的挖掘。另外，收集歸檔要堅(jiān)持?jǐn)?shù)量與質(zhì)量并重的原則。檔案工作者充分認(rèn)識劍：利用需求的不斷增長與館藏?cái)?shù)量有限、結(jié)構(gòu)單一之間的矛盾日益突出，對豐富館藏、優(yōu)化結(jié)構(gòu)已達(dá)成廣‘泛共識。然而，實(shí)際作中不能將其等同于盲目地?cái)U(kuò)大收集歸檔范同，造成進(jìn)館數(shù)鼙急劇膨脹、檔案信息組織無從下手的尷尬局面。岡此，歸檔范闈的擴(kuò)人是有限的擴(kuò)人，是以挖捌隱性知識為目的的擴(kuò)人。確定歸檔范圍和鑒別進(jìn)館是一個(gè)知識評價(jià)的理性過程，是優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵所在。
2．更新管理理念，注重隱性信息的挖掘

　　目前，檔案部門還存在注重檔案保管與實(shí)體控制而輕視檔案資源開發(fā)利用、注重顯性信息的獲取而輕視隱性信息挖掘的現(xiàn)象，在實(shí)際管理中具有嚴(yán)格制度化、程序化、規(guī)范化的特點(diǎn)。止如有些學(xué)者指出：“由于檔案實(shí)體排放具有單向線性存放特點(diǎn)，建立在這種基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)上的檔案信息資源開發(fā)，無論是在用戶需求的適應(yīng)性，還是檔案信息內(nèi)容的利用上都受到一些限制，客觀上制約了檔案信息資源的深層次開發(fā)與利用”。因此，檔案的保管不能拘泥于歷史記錄的保管，而應(yīng)組織其內(nèi)容信息并融入價(jià)值創(chuàng)造過程中為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的情報(bào)價(jià)值。充分運(yùn)川知識管理理念，有利丁檔案信息的組織。電子時(shí)代的檔案米源原則強(qiáng)調(diào)對文件背景信息的獲取，即文件是由誰，在什么條件下、運(yùn)剛哪些數(shù)據(jù)、為了何種目的、采剛怎樣的結(jié)構(gòu)形式等方面的綜合信息。通過對這些背景信息的分析研究，不僅可以幫助人們更好地理解躍然紙上的顯性信息，而且可以為知識的連續(xù)性管理提供線索和幫助。除了以文件為線索搜集相關(guān)隱性信息外，隱性信息還大量蘊(yùn)藏于組織運(yùn)行、組織文化和組織成員頭腦中。檔案工作者要開拓思路，采取多種方式，積極主動地挖掘隱性信息并使其顯性化，構(gòu)筑檔案信息資源庫。

　　3．摒棄保守觀念，促進(jìn)知識的流轉(zhuǎn)與互動

　　檔案信息資源建設(shè)要以社會需求為驅(qū)動力，以服務(wù)利用、實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值為最終目的。因此，檔案信息資源建設(shè)不是一個(gè)孤立的、封閉的過程，而是與服務(wù)利用緊密聯(lián)系、相互促進(jìn)的過程。檔案信息資源建設(shè)是服務(wù)利用工作的基礎(chǔ)，其建設(shè)水平的高低決定著服務(wù)利用的效果；而服務(wù)利用的需求和效果義反饋于檔案信息資源建設(shè)，指導(dǎo)著建設(shè)的方向和步驟。在檔案信息資源建設(shè)過程中，應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的保守觀念，在兼顧保密性要求和所有權(quán)限制的基礎(chǔ)上，最人限度地提高檔案信息資源共享水平，疏通利需求的反饋渠道。檔案信息的知識屬性決定了只有共享知識、應(yīng)用知識、創(chuàng)造知識，使知識直接服務(wù)于組織價(jià)值的創(chuàng)造活動，才能體現(xiàn)檔案信息資源的真正價(jià)值。正如有的學(xué)者指出：“檔案機(jī)構(gòu)開展檔案資源開發(fā)利用的核心就是要創(chuàng)造一種隱性知識與顯性知識互動的機(jī)制，通過檔案管理者隱性知識的表達(dá)和隱性知識與顯性知識的相互作用，形成新的知識，從而發(fā)揮檔案機(jī)構(gòu)的知識庫作用。”檔案工作者應(yīng)該為知識的流轉(zhuǎn)與互動創(chuàng)造條件，積極主動地融入更廣闊的活動領(lǐng)域，使檔案信息資源建設(shè)成為組織日常作中必不可少的組成部分。

　　4．加強(qiáng)環(huán)境建設(shè)，提高檔案工作者的創(chuàng)造性

　　知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下的檔案信息資源建設(shè)，需要具備一些必要的物質(zhì)條件和組織氛圍。只有組織成員都能站在共享知識、創(chuàng)造知識的高度，才能使處于分散狀態(tài)的檔案信息集中管理，處于隱性狀態(tài)的信息物化歸檔，處于靜止的檔案信息流轉(zhuǎn)互動為組織發(fā)展所必備的戰(zhàn)略資源。檔案信息資源是組織成員的共同財(cái)富。打破部門、分工的界限，克服個(gè)人對知識的壟斷心理，營造一個(gè)知識共享、互利互惠的和諧氛圍，將成為環(huán)境建設(shè)的主要內(nèi)容。對于檔案工作者而言，作為檔案信息資源建設(shè)的主體，不僅僅要具備對知識廣泛占有的能力，還要具備運(yùn)用知識的能力，具備通過獨(dú)立思考不斷擴(kuò)大知識的能力。這就要求檔案工作者增強(qiáng)知識管理意識，不斷提高自身的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，創(chuàng)新工作方法，為豐富檔案信息資源、打開檔案工作新局面而努力。

　　在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息資源建設(shè)是知識管理應(yīng)用的重要領(lǐng)域，檔案工作者將是知識管理的重要踐行者。知識管理的理論為檔案信息資源建設(shè)提供了許多有益的啟示，但在實(shí)踐環(huán)節(jié)還有待進(jìn)一步摸索和總結(jié)，任重而道遠(yuǎn)。

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