跨部門(mén)：項(xiàng)目管理與跨部門(mén)溝通協(xié)作

課程背景：

典型的職能式組織結(jié)構(gòu)劃分的方式會(huì)帶來(lái)職能劃分清晰，責(zé)任明了的好處，它適合于確定性時(shí)代，如典型生產(chǎn)制造行業(yè)按大訂單式的，銷售接單---計(jì)劃排單下單---采購(gòu)物料---上線生產(chǎn)---按單出貨。但經(jīng)?；蛴龅降膯?wèn)題，就是我們常說(shuō)的部門(mén)墻，在本職能部門(mén)溝通協(xié)調(diào)OK，往往在跨部門(mén)溝通協(xié)調(diào)時(shí)候，出于職責(zé)劃分等往往就容易出問(wèn)題，或不高效，比如：哪個(gè)部門(mén)先溝通哪個(gè)部門(mén)就對(duì)此事負(fù)責(zé)到底的現(xiàn)象，大多部門(mén)怕身上的事越攔的越多，麻煩會(huì)越來(lái)越多，受批評(píng)或懲罰的機(jī)率就越多;?有問(wèn)題均不愿意跨部門(mén)溝通，甚至主動(dòng)關(guān)上了部門(mén)間溝通的門(mén)。長(zhǎng)此以往，往往會(huì)讓組織：運(yùn)作效率低下，得到其他部門(mén)的協(xié)助很難，增加內(nèi)耗損失。

特別是在越來(lái)越不確定性的VUCA時(shí)代，很多工作，事情越來(lái)越需要跨職能協(xié)同作戰(zhàn)，因此，項(xiàng)目管理在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中越來(lái)越發(fā)揮作用，項(xiàng)目管理，讓企業(yè)管理者帶著項(xiàng)目管理思維和方式，進(jìn)行跨職能溝通，協(xié)作，項(xiàng)目化工作，在原有職能式組織架構(gòu)的基礎(chǔ)上，能有人跨職能推動(dòng)事情，項(xiàng)目的進(jìn)展，通過(guò)項(xiàng)目，拉通組織的價(jià)值鏈，提升資源利用，達(dá)到價(jià)值交付。

本課程結(jié)合講師15年生產(chǎn)制造企業(yè)項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，從項(xiàng)目管理和跨部門(mén)溝通協(xié)調(diào)兩個(gè)方面展開(kāi)，幫助企業(yè)認(rèn)識(shí)項(xiàng)目管理如何提升跨部門(mén)溝通系統(tǒng)，提升組織效率

課程收益：

• 提升管理者跨部門(mén)溝通協(xié)作意識(shí)和能力；
• 提升管理者高效應(yīng)對(duì)跨部門(mén)工作中的沖突管理認(rèn)知和能力；
• 提升管理者相關(guān)項(xiàng)目管理認(rèn)知、硬技巧、軟技能。

課程對(duì)象：管理者、職能經(jīng)理、各級(jí)部門(mén)長(zhǎng)及其后備梯隊(duì)

課程時(shí)間：1天（6小時(shí)）（可根據(jù)客戶實(shí)際情況調(diào)整）

課程方式：理論講解+小組討論+情境演練+案例分析

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課程模型：

課程大綱

一、導(dǎo)入：跨部門(mén)的項(xiàng)目管理者

（討論：為什么項(xiàng)目經(jīng)理|主管普遍有責(zé)無(wú)權(quán)\責(zé)大權(quán)?。?/strong>

1、跨部門(mén)的項(xiàng)目管理者：有責(zé)無(wú)權(quán)的/責(zé)大權(quán)小的“領(lǐng)導(dǎo)”

1）組織結(jié)構(gòu)特點(diǎn)對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)力

職能型---“聯(lián)絡(luò)員”、“協(xié)調(diào)員”式“微”權(quán)力項(xiàng)目經(jīng)理

矩陣型---“小”“中”權(quán)力項(xiàng)目經(jīng)理

項(xiàng)目型---“大”權(quán)力項(xiàng)目經(jīng)理

2、跨部門(mén)的項(xiàng)目管理者到底是干什么的？

1）項(xiàng)目經(jīng)理在企業(yè)中的角色定位：戰(zhàn)略的執(zhí)行者

2）職能經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理的區(qū)分

從資源角度：練兵的VS打仗的

從交付角度：“從0到1”VS“從1到N”

3、游走于領(lǐng)導(dǎo)與管理之間的項(xiàng)目管理模式

討論：管理和領(lǐng)導(dǎo)的區(qū)別

1）項(xiàng)目管理者執(zhí)行管理者角色如何定位？

執(zhí)行管理者：對(duì)事、計(jì)劃、執(zhí)行、跟進(jìn)、結(jié)果導(dǎo)向

2）項(xiàng)目管理者團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者角色如何定位？

團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者：對(duì)人、引領(lǐng)、激勵(lì)、團(tuán)隊(duì)、目標(biāo)導(dǎo)向

項(xiàng)目管理者的修煉：管理項(xiàng)目執(zhí)行+領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)前行+自我管理修煉

4、跨部門(mén)項(xiàng)目管理者必備的素質(zhì)和能力

1）硬技巧

項(xiàng)目管理學(xué)科知識(shí)：項(xiàng)目生命周期、WBS(工作分解結(jié)構(gòu))、關(guān)鍵路徑法、掙值分析技術(shù)……

通用知識(shí)領(lǐng)域：系統(tǒng)科學(xué)、財(cái)務(wù)、組織、心理、通用管理、行業(yè)環(huán)境……

行業(yè)應(yīng)用領(lǐng)域：軟件、制造業(yè)、工程設(shè)計(jì)/施工……

2）軟技能

人際關(guān)系：溝通（傾聽(tīng)+信息）、談判（對(duì)事不對(duì)人、關(guān)注利益）……

團(tuán)隊(duì)管理：沖突管理、團(tuán)隊(duì)激勵(lì)、領(lǐng)導(dǎo)力……

案例：如何做好團(tuán)隊(duì)激勵(lì)？

5、項(xiàng)目管理者能力修煉的途徑（簡(jiǎn)述）

微權(quán)力項(xiàng)目環(huán)境造就大作為項(xiàng)目經(jīng)理

自檢環(huán)節(jié)：個(gè)人的項(xiàng)目管理自我修煉到了哪個(gè)等級(jí)？

6、項(xiàng)目管理者不可或缺的整合能力

1）整合能力導(dǎo)入：何為整合？

討論：事物之間哪些地方最容易出問(wèn)題？

整合的認(rèn)知：達(dá)到要素的平衡和相對(duì)綜合最優(yōu)

2）項(xiàng)目管理的核心思維--整合分解思維

• 整合：全局觀、格局、站得高看得遠(yuǎn)、境界

視頻案例：什么是境界？

• 分解：落地、分配、事項(xiàng)細(xì)化

3）項(xiàng)目中，需要哪些跨部門(mén)整合？

4）項(xiàng)目經(jīng)理是整合者

——項(xiàng)目經(jīng)理最重要和不可或缺的能力是整合

小組演練：如何整合？——通過(guò)溝通來(lái)協(xié)調(diào)，通過(guò)協(xié)調(diào)來(lái)整合

二、管理者通過(guò)過(guò)程管控，提升項(xiàng)目效能（事的部分，項(xiàng)目本身，硬技能）

（過(guò)程管控，避免結(jié)果的失控）

1、項(xiàng)目效能始于項(xiàng)目啟動(dòng)，開(kāi)始決定了成敗

1）項(xiàng)目立項(xiàng)：論證項(xiàng)目是否具備投資價(jià)值、項(xiàng)目的可行性分析

2）項(xiàng)目章程和項(xiàng)目啟動(dòng)：發(fā)起人的支持，得到單位授權(quán)，項(xiàng)目名正言順

3）項(xiàng)目總路線：梳理從項(xiàng)目產(chǎn)出到成果到收益的路線圖

2、通過(guò)項(xiàng)目規(guī)劃進(jìn)行管控和提升效能

1）于團(tuán)隊(duì)協(xié)作規(guī)劃完成計(jì)劃（干活的人參與對(duì)應(yīng)的計(jì)劃才是有效的計(jì)劃）

2）對(duì)計(jì)劃進(jìn)行考核和獲得團(tuán)隊(duì)承諾

3）建立線上的項(xiàng)目基準(zhǔn)（范圍基準(zhǔn)+進(jìn)度基準(zhǔn)+成本基準(zhǔn)）

3、在項(xiàng)目執(zhí)行中保持控制和提升效能

1）按計(jì)劃推進(jìn)項(xiàng)目執(zhí)行，

2）過(guò)程監(jiān)控，及時(shí)糾偏（范圍、進(jìn)度、成本）

3）根據(jù)需要及時(shí)和合規(guī)變更（變更不可怕，可怕的是沒(méi)有程序的變）

4）過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)管理、提升項(xiàng)目成功率（風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、分析、應(yīng)對(duì)）

4、通過(guò)項(xiàng)目收尾加強(qiáng)項(xiàng)目管控和提升效能

1）交付項(xiàng)目成果并獲得簽收

2）項(xiàng)目的行政收尾（收尾要快）

3）團(tuán)隊(duì)的激勵(lì)，慶功和表彰

4）總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)

小結(jié)：關(guān)于過(guò)程管控提升項(xiàng)目效能的主要觀點(diǎn)

• 取得團(tuán)隊(duì)對(duì)結(jié)構(gòu)化的項(xiàng)目管理過(guò)程的支持，并以書(shū)面形式明確將如何使用這些過(guò)程。
• 分析以往項(xiàng)目中的問(wèn)題，并與團(tuán)隊(duì)一起制定基礎(chǔ)決定，防止出現(xiàn)類似問(wèn)題。
• 充分利用所在組織積累起來(lái)的專門(mén)知識(shí)，充分利用單位支持（如項(xiàng)目管理辦公室或其他項(xiàng)目協(xié)調(diào)治理單位）的能力，但不要放棄你自己對(duì)項(xiàng)目的控制。

小組演練：本單位項(xiàng)目過(guò)程管控常見(jiàn)問(wèn)題和解決方案討論

跨部門(mén)情境演練：?狀況1?如何建立跨部門(mén)項(xiàng)目!

三、管理者通過(guò)影響力管控，提升項(xiàng)目效能（人的因素，以人為本，軟技能）

（管理崗位是單位分配的，領(lǐng)導(dǎo)力\影響力是考自己贏得的）

1、項(xiàng)目管理者符合本單位和項(xiàng)目環(huán)境的恰當(dāng)?shù)念I(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格

1）符合本單元、項(xiàng)目環(huán)境的工作風(fēng)格

2）合理發(fā)揮組織中的權(quán)力來(lái)源：（職位權(quán)、強(qiáng)制權(quán)、獎(jiǎng)賞權(quán)、專家權(quán)、人格權(quán)）

3）項(xiàng)目中的溝通、通過(guò)溝通來(lái)協(xié)調(diào)、通過(guò)協(xié)調(diào)來(lái)整合

4）合理和有效的激勵(lì)團(tuán)隊(duì)

（考慮團(tuán)隊(duì)團(tuán)體和個(gè)體需求，考慮激勵(lì)因素\保健因素的結(jié)合）

2、項(xiàng)目管理者先給予后獲取的心態(tài)認(rèn)知和施加影響

1）先給予后獲取的心態(tài)認(rèn)知

2）施加影響的10個(gè)步驟

3、項(xiàng)目管理者增強(qiáng)（積累）自身影響力

1）在團(tuán)隊(duì)中建立影響做法：以身作則、多樣化的正面強(qiáng)化、消除障礙、總是給出理由、指導(dǎo)|輔導(dǎo)和協(xié)助、表現(xiàn)得誠(chéng)實(shí)可信、包容、以眼還眼以牙還牙、謹(jǐn)慎的使用參照權(quán)力、有效建立共識(shí)、書(shū)面承諾、穿著形象成功、保持積極……

2）對(duì)上級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)起人和干系人建立影響力：提出啟發(fā)性問(wèn)題、與同事合作（人多力量大）……

4、項(xiàng)目管理者提升和維持人際管理

1）發(fā)現(xiàn)共同點(diǎn)

2）建立和維持人際管理

小結(jié)：關(guān)于影響力提升項(xiàng)目效能的主要觀點(diǎn)

• 采取適用于團(tuán)隊(duì)成員的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格,努力提供人們最關(guān)心的東西。培養(yǎng)影響別人的意識(shí)和技能。
• 利用內(nèi)在激勵(lì)因素:主人翁責(zé)任感、認(rèn)可、熟練、整體目標(biāo).考察項(xiàng)目參與者想要什么以及你能提供什么，并通過(guò)交換，來(lái)獲取他們的可靠承諾。
• 用合理的言行舉止來(lái)增強(qiáng)你的影響力。
• 建立和維持與每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的互信和尊重關(guān)系
• 提供獎(jiǎng)勵(lì)。

小組演練：本單位影響力管控常見(jiàn)問(wèn)題和解決方案討論

跨部門(mén)情境演練：?狀況2如何采取有效對(duì)策,以確保目標(biāo)達(dá)成

四、跨部門(mén)溝通協(xié)作

1、職能式組織現(xiàn)狀與跨部門(mén)溝通

1）職能式組織下的溝通與跨部門(mén)溝通協(xié)作

2）跨部門(mén)溝通的實(shí)戰(zhàn)基石

3）跨部門(mén)溝通的3心法和3原則

2、跨部門(mén)溝通協(xié)作問(wèn)題的難點(diǎn)與溝通技巧

1）跨部門(mén)溝通協(xié)作的常見(jiàn)難點(diǎn)

2）跨部門(mén)溝通協(xié)作

• 因人而異的溝通
• 跨部門(mén)溝通計(jì)劃
• 如何看待跨部門(mén)沖突（詳細(xì)見(jiàn)第5部分）
• 公司高速發(fā)展階段，如何保障跨部門(mén)溝通高效、順暢？

3、跨部門(mén)溝通協(xié)作解決之道

1）模糊地帶：部門(mén)職能的模糊地帶的處理

2）搞定文化：跨部門(mén)溝通協(xié)作文化的建立

3）組織設(shè)計(jì)：完善責(zé)任體系和矩陣式項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)

4）高效會(huì)議：溝通的能力與技巧

5）橫向溝通：搭建跨部門(mén)溝通的橋梁和項(xiàng)目管理者

跨部門(mén)情境演練：狀況3?如何衡量部門(mén)間的工作關(guān)系!

跨部門(mén)情境演練：狀況4?如何與其他部門(mén)協(xié)調(diào)

跨部門(mén)情境演練：狀況5?如何取得其他部門(mén)的支持!

五、跨部門(mén)溝通協(xié)作中的沖突管理

（有效處理沖突，提升項(xiàng)目和團(tuán)隊(duì)效能）

1、關(guān)于跨部門(mén)沖突管理的6大觀點(diǎn)

2、跨部門(mén)沖突的7大來(lái)源與排序

3、沖突解決需考慮的2個(gè)維度

1）對(duì)人+對(duì)事：面向人際關(guān)系的和諧+面向問(wèn)題的解決

2）臨時(shí)的應(yīng)對(duì)措施+永久的解決方案

4、沖突解決的5種策略

1）合作/解決：找到更好的第三解決方案

2）緩和/包容

3）妥協(xié)/協(xié)調(diào)

4）強(qiáng)迫/命令

5）撤退/回避

5、影響沖突方法選擇的因素

小組演練：本組織跨部門(mén)溝通協(xié)作過(guò)程常見(jiàn)沖突和解決方案討論

跨部門(mén)情境演練：狀況6?如何面對(duì)其他部門(mén)的指責(zé)!

跨部門(mén)情境演練：狀況7如何向其他部門(mén)推廣新點(diǎn)子!

課程總結(jié)與回顧

——回顧與總結(jié)課程知識(shí)點(diǎn)

——總結(jié)課程要點(diǎn)并制定課后行動(dòng)計(jì)劃

——自由問(wèn)題解答Q&A