AI助力下的公文運(yùn)用與速成系列課程之：匯報類材料寫作技巧

課程背景：

公文，對企業(yè)來說，既是上下溝通、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)的橋梁，也是開展工作、處理事務(wù)的載體；寫作，對個人來說，既是優(yōu)化表達(dá)和溝通能力的神器，也是提升思維能力和辦事能力的法寶。然而，很多公文“寫手”面臨文字不嚴(yán)謹(jǐn)、表述不規(guī)范、重點(diǎn)不突出以及思路混亂的挑戰(zhàn)，這些問題成為了企業(yè)績效提升的“攔路虎”。實(shí)際工作中，“寫手”們常常身兼數(shù)職，任務(wù)繁重，沒有太多的時間系統(tǒng)學(xué)習(xí)公文寫作知識和方法。

隨著以ChatGPT為代表的生成式人工智能技術(shù)的橫空出世，大語言模型在職場寫作中地應(yīng)用日趨深入、作用明顯。在數(shù)智化的時代背景下，本課程從人腦構(gòu)思寫作入手，結(jié)合AI工作原理，幫助學(xué)員快速確定主題、構(gòu)建框架、優(yōu)化文字、檢查格式、糾正語法等系列環(huán)節(jié)。用機(jī)器替代掉基礎(chǔ)的、機(jī)械的文字寫作部分，解放出人的寶貴時間，而專注于更有意義的思考、決策和創(chuàng)新。“把機(jī)器做的交給機(jī)器，把人做的交給人”，讓機(jī)器“流水作業(yè)、一鍵生成”，用人腦“注入靈魂、畫龍點(diǎn)睛”。運(yùn)用技術(shù)但不依賴技術(shù)，借助工具然后超越工具，寫作公文但不拘泥公文，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)階段“以人為主、機(jī)器為輔，人機(jī)合一、強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合”的理想狀態(tài)。

本次課程收益：此課綱為系列課程中的部分內(nèi)容，匯報類材料寫作。通過培訓(xùn)，具體收益如下：

1.熟練掌握運(yùn)用金字塔原理、5WHY分析法及AI工具，高效構(gòu)思并撰寫匯報類材料。

2.解決寫作中常見問題，通過實(shí)操演練，現(xiàn)場迅速產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)寫作成果。

3.能高效地向上級傳達(dá)信息，全面展示工作成果，收獲匯報紅利，并為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供有力支持和參考依據(jù)。

4.能精準(zhǔn)地運(yùn)用請示、函等文種，上下貫通、內(nèi)外溝通，爭取資源、化解難題，加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)、謀求合作，為組織的高效運(yùn)作提供書面支撐。

課程時間：2天，6小時/天

適用對象：適用于企事業(yè)單位行政文秘、中基層管理者、工作人員等。

課程方式：內(nèi)容講解、案例分析、實(shí)操演練、作業(yè)點(diǎn)評等

課程模型：

系列課程介紹：

這是一套精心設(shè)計、循序漸進(jìn)的系列課程，共包含六份完整的課綱，分別為：1.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)類材料，2.匯報類材料，3.請示、函，4.紀(jì)要、通知，5.領(lǐng)導(dǎo)講話稿、公文語言表達(dá)、公文專業(yè)知識（行文規(guī)則、公文格式、公文辦理等），6.新聞信息類材料。內(nèi)容既相互獨(dú)立又緊密相連，組織者既可以選擇整套課程進(jìn)行連貫的整體培訓(xùn)，以全面、系統(tǒng)地提升學(xué)員公文寫作能力；也可以根據(jù)需要單獨(dú)選擇某一套課綱的指定內(nèi)容學(xué)習(xí)，有針對性地提升學(xué)員某一方面的寫作技能。若學(xué)員群體大多從事非經(jīng)常性的文字工作，例如以管理人員為主，建議按照課程編排的順序逐步深入學(xué)習(xí)，以便取得更好的培訓(xùn)效果。

通過文字思維訓(xùn)練和AI輔助的雙輪驅(qū)動，學(xué)員能熟練運(yùn)用常用公文，解決工作中的實(shí)際問題，實(shí)現(xiàn)工作效率提升300%以上，進(jìn)而顯著提升組織整體效能，為單位或企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展持續(xù)注入新動力。

課程大綱

（課程具體內(nèi)容可根據(jù)課前問卷適當(dāng)調(diào)整）

第一講：公文規(guī)范

一、公文寫作的“根本大法”——《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》

1. 深入解讀2012版《條例》核心要點(diǎn)

2. 企業(yè)如何遵循《條例》提升公文質(zhì)量

二、公文三大特點(diǎn)，洞悉寫作要義

1. 公務(wù)性：處理公務(wù)，必備“神器”

2. 規(guī)范性：沒有規(guī)矩，不成方圓

3. 實(shí)用性：效率為先，實(shí)用為王

三、公文文種常見問題

1. 缺少文種

2. 錯用文種

3. 臆造文種

案例：錯用請示和報告，“煮熟的鴨子也飛了”

四、行文方向和行文關(guān)系

1.上行文：措辭恭敬，扼要明確

2.平行文：語氣溫和，平等交流

3.下行文：指令清晰，措施可行

五、行文規(guī)則

1. 統(tǒng)一行文 2. 逐級行文 3. 避免向個人行文

六、公文格式規(guī)范

1. 原則性和靈活性結(jié)合

1）原則性參考：國家標(biāo)準(zhǔn)——《黨政機(jī)關(guān)公文格式》相關(guān)要求

2）靈活性運(yùn)用：行業(yè)或企業(yè)內(nèi)部要求

2. 國家標(biāo)準(zhǔn)中的公文版面要求

1）頁邊與版心尺寸 2）字體和字號 3）行數(shù)和字?jǐn)?shù) 4）文字的顏色

3. 國家標(biāo)準(zhǔn)中各要素編排規(guī)則

1）版頭：份號、密級和保密期限、緊急程度，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人

2）主體：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、 附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件

3）版記：抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期

第二講：寫作思維訓(xùn)練——金字塔原理

一、像建房子一樣寫作

1.結(jié)構(gòu)化思維

2.框架式寫作

二、寫作總體思路

緣起：“七步成詩”看古人才思敏捷

工具：“三步成文”讓今人一氣呵成

三、結(jié)論先行

1.方法：運(yùn)用“咖啡沖泡”法寫作標(biāo)題

2.工具：運(yùn)用“手機(jī)導(dǎo)航”法寫作導(dǎo)語

案例：XX市加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)報告的可視化構(gòu)思呈現(xiàn)

四、以上統(tǒng)下

1.一致性——告別“文不對題”

案例：圖解XX公司項(xiàng)目管理工作總結(jié)的構(gòu)思

2. 層級性：自上而下搭框架

五、分門別類

1.工具：邏輯學(xué)的屬種關(guān)系

2.運(yùn)用：思維混沌的破解之法

情景模擬：XX總監(jiān)每月底的材料分類與整合

六、邏輯排序

1.原理：神奇的大腦思維鏈條

2.方法：聯(lián)想寫作法

3.延展：AIGC工作原理初探——一場文字接龍游戲

七、提綱示意圖

1.金字塔示意圖：直觀展示文章結(jié)構(gòu)層次

2.邏輯樹示意圖：詳細(xì)分解各塊邏輯關(guān)系

八、金字塔原理在智能寫作中的運(yùn)用

1.提示詞撰寫

2.標(biāo)題優(yōu)化

3.框架生成

第三講：超級工具——AIGC

一、速覽AI寫作之魔力

1. 探尋生成式人工智能的前世今生

2. ChatGPT震驚世界，文心一言初露鋒芒

3. “一鍵生成”文本，效率瞬間倍增

4. 人腦思維駕馭，賦予文字生命

二、AI掌中寶，成就好文稿

1. 立意明確，目標(biāo)為先

2. 精心構(gòu)思，巧寫提示語

3. 人機(jī)協(xié)同，交互成文

4. 推敲修改，潤色定稿

三、三種模式，隨心選擇

1. 全包式：新手向?qū)Аp松提問，AI全程操辦

2. 半包式：熟手推薦——巧妙構(gòu)思，AI快速成文

3. 精包式：老手駕馭——把控全局，AI錦上添花

四、AIGC發(fā)展三階段

1. 助手階段：以人為主、機(jī)器為輔

2. 協(xié)作階段：虛實(shí)并存、人機(jī)共生

3. 原創(chuàng)階段：智能領(lǐng)航、獨(dú)立完成

五、AI使用的核心準(zhǔn)則與禁忌

1. 學(xué)習(xí)《生成式人工智能服務(wù)管理暫行辦法》，確保合規(guī)使用

2. 嚴(yán)守秘密隱私，確保安全無虞

3. 立足實(shí)際寫作，杜絕空話套話

4. 審慎甄別信息，防止輕信誤導(dǎo)

5. 保持獨(dú)立思辨，避免過度依賴

第四講：總結(jié)

一、“1+3”結(jié)構(gòu)模型

1. 作用：公式化、模板化寫作的底層邏輯

2. 工具：回顧+經(jīng)驗(yàn)/問題+打算/計劃

二、總結(jié)寫作的黃金公式

1. 效率之源：揭秘寫作速度與質(zhì)量雙提升的關(guān)鍵

2. 萬能技巧：一把鑰匙解鎖各類總結(jié)難題

三、“做法”寫作的三大要訣

1. 典型引路

2. 以點(diǎn)帶面

3. 全面開花

方法：領(lǐng)導(dǎo)常說“材料很虛”的破解之法

四、“成績”寫作的雙重視角

1. 量化分析

2. 定性評價

案例：XX企業(yè)XX項(xiàng)目改造升級

五、AI工具的智能助力

1. 素材搜集：快速匯聚信息與“干貨”

2. 周報梳理：條理清晰的工作進(jìn)展回顧

3. 總結(jié)生成：智能輔助提升寫作效率與質(zhì)量

第五講：工作打算/對策

一、深入分析問題

1. 5WHY分析法，連續(xù)追問原因，找準(zhǔn)癥結(jié)

2. 層層剝筍法，逐步深入剖析，揭示本質(zhì)

二、緊扣對策寫作三大要求

1.針對性：直擊要害，不離主題

2.合理性：符合實(shí)際，權(quán)衡利弊

3.可操作性：具體明確，便于執(zhí)行

方法：5WHY分析法在總結(jié)類公文中的應(yīng)用

實(shí)操：XX產(chǎn)品泄露個人信息問題的解決方案如何寫出針對性

三、靈活運(yùn)用兩種方法

1.經(jīng)驗(yàn)正推法：借鑒成功經(jīng)驗(yàn)，順向推導(dǎo)對策

2.問題反推法：從問題出發(fā)，逆向推導(dǎo)解決路徑

運(yùn)用：XX項(xiàng)目負(fù)責(zé)人業(yè)績下滑如何靠周報“扭轉(zhuǎn)乾坤”

第六講：報告

一、素材的搜集

1. 二手材料——復(fù)制粘貼，“螞蟻搬家”

2. 一手材料——實(shí)地調(diào)研，“蜜蜂采花”

二、模板的制定

1. 高效秘訣：模板化策略，輕松提升10倍效率

2. 實(shí)用工具：“四步法”助力模板快速構(gòu)建

3. 深度鏈接：GPT工作原理模擬，為模板運(yùn)用提供思維引導(dǎo)

運(yùn)用：XX公司綜合性報告導(dǎo)語模板的制定和運(yùn)用

三、框架的搭建

1. 精巧搭建報告框架

2. 精細(xì)擬定小標(biāo)題內(nèi)容

四、詞匯的雕琢

1. “疊字”+“對仗”，增添語言韻律

2. 文心一言+百度搜索，精準(zhǔn)選擇詞匯

五、文字的綜合

1. “天下文章一大抄，看你會‘抄’不會‘抄’”——要借鑒不要抄襲

2. “熟讀唐詩三百首，不會吟詩也會吟”——可綜合不可拼湊

六、綜合類報告寫作全流程解析

1. “買菜”：廣泛撒網(wǎng)，搜集素材

2. “洗菜”：精挑細(xì)選，篩選素材

3. “裝菜”：合理歸置，區(qū)分素材

4. “炒菜”：巧妙編排，組合素材

實(shí)操：XX公司工作報告框架寫作

七、專題類報告寫作技巧及模板概覽

1. 貫徹落實(shí)類

案例：XX公司貫徹落實(shí)XX會議精神的報告

2. 匯報情況類

案例：XX公司XX檢修工作開展情況的報告

3. 反應(yīng)問題類

案例：深度剖析企業(yè)逃廢金融債務(wù)問題的報告

4. 答復(fù)詢問類

案例：XX公司針對XX投訴情況的回復(fù)報告

八、述職類報告寫作技巧

1. 公式化寫作框架：

1）思想認(rèn)識深度剖析

2）履行職責(zé)詳盡闡述

3）自身建設(shè)持續(xù)加強(qiáng)

2. 寫作要旨：“三要三不”原則

1）既要盡職盡責(zé)，又不越權(quán)越位

2）既要突出個人，又不個人主義

3）既要呈現(xiàn)亮點(diǎn)，又不鋒芒太露

案例：XX服務(wù)中心場景化分類寫作示范

第七講：匯報材料

一、前期準(zhǔn)備要領(lǐng)

1. 向誰匯報

2. 誰來匯報

二、寫作要求概要

1. 內(nèi)容的匯報性

2. 行文的單項(xiàng)性

3. 溝通的雙向性

三、框架搭建概覽

1. 思路舉措型

2. 特色亮點(diǎn)型

3. 對標(biāo)看齊型

4. 問題導(dǎo)向型

5. 時間脈絡(luò)型

四、素材填充要訣：“兩加兩減”

1. 加內(nèi)容

2. 加特色

3. 減套話

4. 減常規(guī)工作

視頻案例：領(lǐng)導(dǎo)人對匯報材料的要求解析

五、數(shù)據(jù)篩選要點(diǎn)

1. 數(shù)據(jù)使用準(zhǔn)則

2. 精準(zhǔn)運(yùn)用數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)寫作意圖

3. 企業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)的實(shí)際應(yīng)用

4. 部門/個人業(yè)績數(shù)據(jù)的巧妙運(yùn)用

5. 數(shù)據(jù)對比，凸顯卓越成績

六、做法與成績比重考量

1. 差異化的績效考核體系

2. 獨(dú)特的企業(yè)現(xiàn)狀分析

3. 多元化的領(lǐng)導(dǎo)期望與要求

案例：XX園區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)多場景寫作技巧解析

第八講：工作計劃

一、工作計劃寫作核心三要素

1. 指導(dǎo)思想——引領(lǐng)方向的“磁鐵石”

2. 工作目標(biāo)——明確任務(wù)的“指南針”

3. 工作措施——實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的“工具箱”

二、指導(dǎo)思想撰寫要領(lǐng)

1. 頂層設(shè)計：明確以何種理念為指導(dǎo)

2. 中層構(gòu)建：圍繞核心目標(biāo)、主要內(nèi)容或切入點(diǎn)展開

3. 底層實(shí)踐：致力于實(shí)現(xiàn)既定目的

三、工作目標(biāo)寫作技巧

1. 剛性與彈性的統(tǒng)一

2. 過去與未來的統(tǒng)一

3. 上級與下級的統(tǒng)一

4. 定量與定性的統(tǒng)一

5. 總目標(biāo)與分目標(biāo)的統(tǒng)一

案例：XX集團(tuán)工作計劃的高效寫作

四、AI助力計劃寫作

1. 正向構(gòu)思法：用總結(jié)推導(dǎo)出計劃

2. 逆向重塑法：將計劃轉(zhuǎn)化為總結(jié)

3. 層級拆解術(shù)：從KPI到OKR，細(xì)致拆解層級目標(biāo)

實(shí)例演練：XX公司安全生產(chǎn)月活動報告，快速構(gòu)思與成型

第九講：請示

一、適用的場景

1. 超越職權(quán)

2. 請求指示

3. 請求批準(zhǔn)

二、寫作的原則

1. 一文一事

2. 一文一送

3. 事前行文

4. 請批對應(yīng)

三、請示與報告

1. 區(qū)別

1）行文目的各異

2）提交時機(jī)有別

3）處理態(tài)度不同

2. 混用的危害及解決辦法

四、標(biāo)題撰寫要旨

1. 現(xiàn)狀挑戰(zhàn)：樣式繁多，易出差錯

2. 分類益處：助力執(zhí)行，提升效率

3. 分類寫作技巧

1）批上式

2）批下式

3）批上下式

案例：XX公司對設(shè)備進(jìn)行緊急大修的請示

五、請示寫作公式：背景+緣由+事項(xiàng)

1. 背景闡述：“是什么”

2. 緣由分析：“為什么”

3. 事項(xiàng)說明：“怎么辦”

六、請示緣由的撰寫訣竅

1. 本質(zhì)：洞悉說服之力

2. 核心：深諳人性之道

3. 原理：依托馬斯洛需求層次理論

4. 方法：

1）利益誘導(dǎo)——“描述快樂”

2）后果警示——“刺激痛苦”

3）綜合運(yùn)用——“痛并快樂著”

案例：XX公司加強(qiáng)公司內(nèi)部控制的請示

七、請示事項(xiàng)撰寫要領(lǐng)

1. 涵蓋內(nèi)容：

1）財政支出規(guī)劃

2）資產(chǎn)采購計劃

3）人員編制安排

4）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置

2. 措辭藝術(shù)：

1）明確：“要什么”

2）具體：“要多少”

3. 實(shí)用工具：“天平法則”——精準(zhǔn)衡量請示的成功幾率

八、結(jié)尾撰寫技巧

1. 恰當(dāng)運(yùn)用固定短語

2. 精準(zhǔn)把握語氣措辭

3. 明確聯(lián)系人及方式

4. 巧妙運(yùn)用“結(jié)論先行”

第十講：函

一、寫作通用框架：鋪墊 + 緣由 + 事項(xiàng)

1. 鋪墊：明確背景或現(xiàn)狀，即“是什么”

2. 緣由：闡述原因或動機(jī)，即“為什么”

3. 事項(xiàng)：提出訴求或想法，即“怎么辦”

二、請批函/協(xié)商函/告知函撰寫技巧

1. 標(biāo)題擬定技巧

2. 開頭部分策略

1）拉近距離，建立共鳴

2）巧妙贊美，營造好感

案例：組織骨干員工參觀考察的函

3.緣由寫作要點(diǎn)

1）合理性說明

2）合規(guī)（法）性依據(jù)

案例：XX公司建立購銷站征用土地的函

4.去函事項(xiàng)的寫作要領(lǐng)

1）表述需精確無誤

2）語氣宜保持和緩

案例：XX廠催還借款的函

3）雙方要互惠互利

案例：XX公司的告知函

三、追責(zé)函撰寫技巧

1. 對比法律文書特性

2. 寫作前的準(zhǔn)備

1）搜集關(guān)鍵證據(jù)

2）查閱必要資料

3）細(xì)致分析事實(shí)

3. 正文的寫作要點(diǎn)

1）陳述事實(shí)依據(jù)

2）明確提出要求

3）事先強(qiáng)調(diào)后果

4. 注意事項(xiàng)

1）語氣需冷靜客觀

2）內(nèi)容應(yīng)合法合規(guī)

3）留意時間與方式

四、邀請函撰寫技巧

1. 專用書信與公文的區(qū)別

2. 適用場合分析

3. 各部分詳細(xì)撰寫方法

1）標(biāo)題擬定

2）稱謂選擇

3）正文內(nèi)容

4）結(jié)語表達(dá)

5）落款格式

4. 主要特點(diǎn)

1）內(nèi)容上：考慮細(xì)致周到

2）形式上：注重精美制作

案例：XX集團(tuán)公司正式邀請函——邀請出席XX院共建單位揭牌儀式

五、復(fù)函撰寫技巧

1. 標(biāo)題擬定要點(diǎn)

2. 正文撰寫結(jié)構(gòu)

1）緣由說明

2）回復(fù)事項(xiàng)

案例：關(guān)于同意調(diào)低產(chǎn)品出廠價格的復(fù)函

課程實(shí)操：內(nèi)部案例講解及AI助寫實(shí)戰(zhàn)

課程實(shí)操：AI助寫實(shí)戰(zhàn)

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