《行政辦公 2.0：AI 驅(qū)動(dòng)的智能寫(xiě)作與高效協(xié)同實(shí)戰(zhàn)手冊(cè)》

行政辦公2.0：AI驅(qū)動(dòng)的智能寫(xiě)作與高效協(xié)同實(shí)戰(zhàn)手冊(cè)
課程背景：
你是否常常花費(fèi)數(shù)小時(shí)撰寫(xiě)材料卻仍感表述生硬、邏輯松散，難以達(dá)到上級(jí)的期待？你是否在面對(duì)海量郵件、報(bào)告與會(huì)議紀(jì)要時(shí)，深感信息處理效率低下，重復(fù)勞動(dòng)消耗了大量的精力？你是否注意到AI工具層出不窮，卻苦于不知如何將其系統(tǒng)性地融入行政辦公場(chǎng)景，實(shí)現(xiàn)真正的智能提效？你是否積累了大量行政辦公經(jīng)驗(yàn)，卻難以通過(guò)AI工具將其轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)化流程模板，無(wú)法形成可復(fù)制的高效體系？
為了幫助職場(chǎng)人士打破效率瓶頸、擁抱技術(shù)變革，本課程將通過(guò)兩天的集中訓(xùn)練，帶領(lǐng)學(xué)員從理論到實(shí)踐，掌握AI寫(xiě)作的核心方法與智能協(xié)同的關(guān)鍵工具。本課程聚焦實(shí)際工作場(chǎng)景，涵蓋公文精準(zhǔn)撰寫(xiě)、郵件智能處理、多人協(xié)同辦公等核心技能，并通過(guò)實(shí)操演練幫助學(xué)員構(gòu)建屬于自己與團(tuán)隊(duì)的智能化辦公流程，從而快速適應(yīng)行政辦公2.0時(shí)代，打造高效辦公模式。
課程收益：
1. 掌握至少3款主流AI辦公工具，能獨(dú)立用AI完成高頻行政文書(shū)寫(xiě)作
2. 提升行政寫(xiě)作效率，擺脫“熬夜寫(xiě)稿”、“反復(fù)修改”的痛點(diǎn)；
3. 熟練運(yùn)用AI優(yōu)化會(huì)議管理、流程審批等協(xié)同場(chǎng)景，降低溝通與跟進(jìn)成本；
4. 增強(qiáng)AI辦公的合規(guī)意識(shí)與質(zhì)量把控能力，形成科學(xué)的“AI+人工”工作模式；
5. 輸出可直接落地的行政文書(shū)、協(xié)同方案，快速應(yīng)用到實(shí)際工作中。
課程時(shí)間：2天，6小時(shí)/天
課程對(duì)象：行政專員、行政主管、辦公室文員；負(fù)責(zé)公文寫(xiě)作、會(huì)議管理、流程協(xié)調(diào)的行政相關(guān)人員；希望通過(guò)AI工具優(yōu)化辦公效率的職場(chǎng)人士課程方式：理論講解+工具演示、案例分析+實(shí)戰(zhàn)練習(xí)、分組研討+成果點(diǎn)評(píng)、工具包+課后答疑
課程大綱
第一講：認(rèn)知升級(jí)——AI重構(gòu)行政辦公2.0時(shí)代
一、行政辦公的痛點(diǎn)與AI賦能的必然性
1. 傳統(tǒng)行政辦公的痛點(diǎn)
1）寫(xiě)作耗時(shí)長(zhǎng)
2）協(xié)同效率低
3）處理流程多
4）價(jià)值不太大
2. AI技術(shù)對(duì)行政辦公的改變
1）從“人工操作”到“智能輔助”
2）從“個(gè)體工作”到“協(xié)同高效”
3）從“被動(dòng)執(zhí)行”到“主動(dòng)預(yù)判”
圖例：《行政辦公從1.0到2.0的演變路徑》
3. 行政辦公2.0的特征
1）智能寫(xiě)作
2）自動(dòng)化流程
3）數(shù)據(jù)化管理
4）高效協(xié)同
二、AI辦公的核心認(rèn)知與誤區(qū)澄清
1. 核心認(rèn)知
1）AI是“高效工具”而非“替代者”
2）行政人員的核心價(jià)值轉(zhuǎn)向“策略規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)把控、關(guān)系協(xié)調(diào)”
2. 常見(jiàn)誤區(qū)
1）認(rèn)為AI能完全替代人工寫(xiě)作（忽略合規(guī)與邏輯校驗(yàn)）
2）過(guò)度依賴AI導(dǎo)致能力退化
3）擔(dān)心AI使用復(fù)雜難上手
成功案例：某企業(yè)用AI實(shí)現(xiàn)會(huì)議紀(jì)要自動(dòng)生成+任務(wù)分配
成功案例：某政務(wù)單位用AI優(yōu)化公文起草效率（從3小時(shí)縮至30分鐘）
第二講：AI智能寫(xiě)作實(shí)戰(zhàn)——從“熬夜寫(xiě)稿”到“秒出精品”
一、行政寫(xiě)作AI工具選型與基礎(chǔ)操作
1. 主流AI寫(xiě)作工具對(duì)比
1）通用型
——ChatGPT、文心一言、通義千問(wèn)
2）垂直型
——WPS AI、飛書(shū)智能寫(xiě)作、公文寫(xiě)作專用AI
2. AI工具基礎(chǔ)設(shè)置
1）寫(xiě)作風(fēng)格（正式、簡(jiǎn)潔、嚴(yán)謹(jǐn)）
2）內(nèi)容長(zhǎng)度
3）關(guān)鍵詞強(qiáng)化
3. 高效Prompt設(shè)計(jì)技巧
1）基礎(chǔ)Prompt模板
2）進(jìn)階Prompt模板
二、高頻行政文書(shū)AI寫(xiě)作全流程
1. 公文類
1）通知
a明確任務(wù)：我要什么？
b生成初稿：AI 第一次輸出
c迭代優(yōu)化：讓內(nèi)容更符合實(shí)際
d結(jié)構(gòu)化輸出：PDF/Word/Markdown
示例：運(yùn)用ChatGPT工具撰寫(xiě)召開(kāi)預(yù)算工作部署會(huì)議的通知
2）請(qǐng)示
a明確需求與場(chǎng)景
b輸入提示詞設(shè)計(jì)
c AI生成初稿與結(jié)構(gòu)優(yōu)化
d人工審核與修改
e結(jié)構(gòu)化輸出：PDF/Word/Markdown
示例：運(yùn)用“文心一言”工具撰寫(xiě)舉辦年度客戶答謝會(huì)的請(qǐng)示
2. 報(bào)告類
1）工作匯報(bào)
a明確匯報(bào)目的與受眾
b收集相關(guān)信息
c生成匯報(bào)大綱
d填充大綱內(nèi)容
e優(yōu)化與審核
f添加視覺(jué)元素（可選）
g結(jié)構(gòu)化輸出：PDF/Word/PPT
示例：運(yùn)用“WPS AI”工具撰寫(xiě)款新上線APP推廣項(xiàng)目的工作匯報(bào)
2）工作總結(jié)
a需求分析與指令工程
b生成初稿與內(nèi)容拓展
c個(gè)性化修改與深化
d潤(rùn)色與格式優(yōu)化
e終審與驗(yàn)證
示例：運(yùn)用“Deep seek”工具撰寫(xiě)款一份2024年第三季度工作總結(jié)
3. 溝通類
1）郵件
a澄清需求
b結(jié)構(gòu)拆解
c第一次生成（草稿版）
d審閱與優(yōu)化
e最終定稿
示例：運(yùn)用“Chat GPT”工具撰寫(xiě)一封催辦工作進(jìn)度的郵件
2）函件
a需求澄清
b資料整理
c生成初稿
d合規(guī)與語(yǔ)氣校對(duì)
e出正式版
f歸檔復(fù)用
示例：運(yùn)用“Chat GPT”工具撰寫(xiě)一封“催款函”
4. 會(huì)議紀(jì)要
1）創(chuàng)建會(huì)議框架
2）實(shí)時(shí)摘要記錄
3）整理完整紀(jì)要
4）提升文檔質(zhì)量
5）生成不同版本
示例：運(yùn)用“Deep seek”工具撰寫(xiě)產(chǎn)品優(yōu)化方案評(píng)審會(huì)
三、AI寫(xiě)作優(yōu)化技巧
1. 個(gè)性化調(diào)整
2. 邏輯強(qiáng)化
3. 合規(guī)避坑
4. 簡(jiǎn)潔化處理
第三講：AI高效協(xié)同——重構(gòu)行政辦公協(xié)同新模式
一、AI驅(qū)動(dòng)的行政協(xié)同核心場(chǎng)景
1. 會(huì)議全流程協(xié)同
2. 流程審批協(xié)同
1）AI優(yōu)化審批流程
2）智能答疑
3）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)
3. 跨部門/外部協(xié)同
1）AI翻譯工具
2）協(xié)同任務(wù)管理
3）信息同步
二、主流AI協(xié)同工具
1. 內(nèi)置協(xié)同工具
1）WPS AI協(xié)同編輯
2）飛書(shū)智能表格（自動(dòng)匯總數(shù)據(jù)）
3）釘釘AI審批助手
2. 專項(xiàng)協(xié)同工具
1）騰訊會(huì)議AI紀(jì)要
2）飛書(shū)妙記（錄音轉(zhuǎn)寫(xiě)+任務(wù)拆分）
3）Notion AI（協(xié)同文檔+任務(wù)管理）
實(shí)操練習(xí)：分組用飛書(shū)妙記處理會(huì)議錄音并生成協(xié)同任務(wù)表
三、行政事務(wù)自動(dòng)化
1. 數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化
1）AI自動(dòng)匯總行政數(shù)據(jù)
2）生成可視化報(bào)表
2. 文檔管理自動(dòng)化
1）AI自動(dòng)分類歸檔
2）關(guān)鍵詞快速檢索
3. 日常事務(wù)自動(dòng)化
1）AI設(shè)置定時(shí)提醒
2）自動(dòng)生成常規(guī)通知
第四講：AI辦公風(fēng)險(xiǎn)防控與能力提升
一、AI辦公的核心風(fēng)險(xiǎn)與規(guī)避方法
1. 數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)
規(guī)避方法：
1）避免上傳涉密信息到第三方AI工具
2）優(yōu)先使用企業(yè)私有化部署的AI工具
2. 合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)
規(guī)避方法：
1）AI生成內(nèi)容需人工校驗(yàn)（如公文的政策合規(guī)、對(duì)外文書(shū)的法律風(fēng)險(xiǎn)）
2）避免使用AI生成虛假信息、侵權(quán)內(nèi)容
3. 依賴風(fēng)險(xiǎn)
規(guī)避方法：定期進(jìn)行“無(wú)AI實(shí)操訓(xùn)練”，保留核心寫(xiě)作與協(xié)同能力
二、行政人員的AI能力升級(jí)路徑
1. 核心能力轉(zhuǎn)型
1）需求拆解能力
2）風(fēng)險(xiǎn)把控能力
3）資源協(xié)調(diào)能力
2. 工具應(yīng)用能力
1）持續(xù)學(xué)習(xí)新的AI辦公工具
2）建立“個(gè)人AI工具庫(kù)”
3. 場(chǎng)景創(chuàng)新能力
AI辦場(chǎng)景化實(shí)戰(zhàn)演練
一、模擬行政辦公全流程
1. 任務(wù)設(shè)定：分組運(yùn)用AI工具完成“一場(chǎng)部門培訓(xùn)活動(dòng)的行政保障”全流程
1）撰寫(xiě)培訓(xùn)通知（公文類）
2）生成培訓(xùn)方案匯報(bào)（報(bào)告類）
3）模擬培訓(xùn)會(huì)議，用AI生成會(huì)議紀(jì)要+任務(wù)分配
4）撰寫(xiě)培訓(xùn)總結(jié)（報(bào)告類）+ 跨部門協(xié)作函（溝通類）
2. 成果展示
二、個(gè)性化問(wèn)題答疑與交流
總結(jié)與工具包發(fā)放
一、核心知識(shí)點(diǎn)回顧
二、實(shí)用工具包發(fā)放
1. 《AI行政寫(xiě)作Prompt模板大全》
2. 《主流AI辦公工具操作手冊(cè)》
3. 《行政辦公AI合規(guī)使用清單》
4. 《行政文書(shū)規(guī)范模板庫(kù)》

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