《定準 制圖—集團化公司的崗位說明書編制》

《定準 制圖—集團化公司的崗位說明書編制》
主講：臧凱老師
【背景背景】
隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大和業(yè)務多元化發(fā)展，崗位體系日益繁雜，在激勵和考核過程中暴露出一系列問題。①崗位的職責界定模糊不清，員工對自身工作職責和目標缺乏清晰認知，導致工作方向不明確，約 40% 的員工表示不清楚自己的工作重點和對企業(yè)整體目標的貢獻。②考核標準缺乏科學性和客觀性，往往基于主觀判斷，沒有依據(jù)崗位的實際工作內(nèi)容和要求設定明確、可衡量的指標，使得考核結(jié)果難以真實反映員工的工作表現(xiàn)和貢獻。③在崗位設計方面，缺乏對企業(yè)戰(zhàn)略目標和業(yè)務流程的深入分析，崗位設置不合理，存在職能重疊或缺失的現(xiàn)象，導致資源浪費和工作流程不暢。
同時，在編制崗位說明書過程中存在諸多痛點。信息收集困難，涉及面廣、數(shù)據(jù)量大，且各部門對信息提供的重視程度和配合度不一，導致信息準確性和完整性難以保證。缺乏統(tǒng)一規(guī)范和標準，不同人員編制的崗位說明書格式、內(nèi)容差異較大，質(zhì)量參差不齊，難以形成有效的管理工具。這些問題嚴重制約了企業(yè)人力資源管理的有效性和整體運營效率，迫切需要通過科學的崗位說明書編制培訓來解決。
【課程收益】
1. 知識提升：全面掌握崗位說明書編制的理論基礎和方法體系，包括工作分析的原理、方法，崗位說明書的內(nèi)容構(gòu)成、格式規(guī)范等，豐富崗位管理知識儲備。
2. 技能提升：學會運用科學有效的信息采集方法，如問卷調(diào)查、訪談法、觀察法、工作日志法等，能夠準確、全面地收集崗位相關信息，確保崗位說明書內(nèi)容的真實性和可靠性。同時，熟練掌握業(yè)務流程梳理技巧，能夠運用流程分析工具（如流程圖繪制、流程節(jié)點分析等），為崗位設計提供科學依據(jù)。
3. 思維轉(zhuǎn)變：培養(yǎng)系統(tǒng)思維和全局觀念，從企業(yè)整體戰(zhàn)略和業(yè)務運營的角度出發(fā)，看待崗位設計和崗位說明書編制工作，提升崗位管理工作的戰(zhàn)略性和協(xié)同性。樹立數(shù)據(jù)驅(qū)動和持續(xù)改進的思維理念，根據(jù)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境變化及時更新崗位說明書，不斷優(yōu)化崗位管理工作，提高人力資源管理效率和效果
【課程對象】
企業(yè)中高層管理者、HR 從業(yè)者（包括人力資源經(jīng)理、主管、專員等）
【課程時間】
1天（6小時/天）
【課程大綱】
一、崗位說明書編制的重要性與挑戰(zhàn)：為何它如此關鍵卻又困難重重？
1. 面臨的問題
對崗位說明書重要性認識不足：許多企業(yè)管理者和員工未能充分理解崗位說明書在企業(yè)管理中的核心作用，將其視為可有可無的文件，導致編制過程缺乏重視和支持，約 30% 的企業(yè)存在這種情況。
編制過程復雜且耗時：集團化企業(yè)涉及眾多業(yè)務板塊、部門和崗位，信息收集難度大，協(xié)調(diào)溝通成本高，編制一份完整準確的崗位說明書往往需要耗費大量時間和精力，容易使編制人員產(chǎn)生畏難情緒，約 25% 的企業(yè)因編制難度大而放棄或拖延崗位說明書的更新完善工作。
2. 深入解讀崗位說明書的價值
戰(zhàn)略導向作用闡述：例如，通過實際案例展示，一家集團化企業(yè)如何依據(jù)戰(zhàn)略目標，在崗位說明書中明確各崗位在產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造、市場拓展等環(huán)節(jié)的具體職責和目標，使全體員工明確努力方向，企業(yè)戰(zhàn)略目標實現(xiàn)率提高 25% 以上。
人力資源管理基石地位強調(diào)：分析崗位說明書在招聘、培訓、績效、薪酬等人力資源管理模塊中的基礎作用，如為招聘提供準確的崗位任職資格要求，為培訓確定針對性的內(nèi)容，為績效評估設定客觀標準，為薪酬設計提供依據(jù)等，提升企業(yè)對崗位說明書重要性的認識，認識提升率達到 90% 以上。
3. 優(yōu)化編制流程與方法
項目管理方法應用：引入項目管理理念，對崗位說明書編制工作進行項目化管理，明確項目目標、任務分解、時間節(jié)點、責任人等，提高編制工作的計劃性和效率。
團隊協(xié)作與溝通機制建立：建立跨部門的編制團隊，加強成員之間的溝通協(xié)作，明確各部門在編制過程中的職責和任務，共同推進編制工作。
二、信息采集：如何獲取全面準確的崗位信息？
1. 采集難題
信息來源單一且不可靠：僅依賴少數(shù)人員提供信息，缺乏多渠道驗證，導致信息真實性和完整性存在風險。例如，僅從部門負責人處獲取崗位信息，可能因負責人對崗位細節(jié)了解不足或主觀偏見，使信息存在偏差，約 35% 的企業(yè)在信息收集初期存在信息來源單一的問題。
員工配合度低：員工對信息采集工作不理解、不重視，認為增加了工作負擔，提供信息時敷衍了事，影響信息質(zhì)量。如在問卷調(diào)查過程中，員工隨意填寫或不按時提交問卷，問卷有效回收率低于 60%。
2. 多元化信息采集渠道與方法
多種方法結(jié)合運用：綜合運用問卷調(diào)查、訪談法（包括一對一訪談、小組訪談）、觀察法、工作日志法等，從不同角度收集崗位信息，相互驗證，確保信息全面準確。演練特定XX崗位信息通過問卷調(diào)查了解員工對崗位工作內(nèi)容、工作環(huán)境、設備操作等方面的基本看法；再進行現(xiàn)場觀察，記錄員工實際工作流程和操作規(guī)范；然后對部分員工進行訪談，深入了解工作中的難點、挑戰(zhàn)和改進建議；最后查閱員工工作日志，核對工作任務完成情況和時間分配，信息收集準確率提高 40% 以上。
信息源拓展：除了崗位任職者和直接上級外，還應收集同崗位其他員工、上下游崗位員工、客戶等相關方的信息，拓寬信息視野。如在收集銷售崗位信息時，了解客戶對銷售人員服務態(tài)度、專業(yè)能力、溝通技巧等方面的反饋，為崗位說明書編制提供更全面的依據(jù)，信息源豐富度評分提高 35% 以上。
3. 提高員工參與積極性（按需）
溝通與培訓：在信息采集前，召開信息采集啟動會，說明信息采集的目的、用途和重要性，消除員工疑慮；同時對員工進行必要的培訓，指導其如何準確提供信息。
激勵措施制定：設立適當?shù)募顧C制，對積極配合、提供高質(zhì)量信息的員工給予表彰和獎勵。
三、業(yè)務流程梳理：怎樣基于流程明確崗位職能？
1. 梳理難點：業(yè)務流程復雜難以理解&流程優(yōu)化意識淡薄，案例和數(shù)字呈現(xiàn)
2. 流程可視化與分析工具應用
流程圖繪制：運用專業(yè)的流程圖繪制工具，將企業(yè)核心業(yè)務流程以直觀的圖形方式呈現(xiàn)出來，清晰展示流程的起點、終點、各個環(huán)節(jié)、決策點、信息流和物流等，幫助員工理解業(yè)務流程全貌。小組演練
流程節(jié)點分析：對流程圖中的每個節(jié)點進行深入分析，明確各節(jié)點的工作內(nèi)容、責任部門或崗位、輸入輸出要求、工作標準和時間限制等，識別關鍵節(jié)點和瓶頸環(huán)節(jié)。分組討論
3. 流程優(yōu)化方法與實踐（按需）
流程再造理念引入：向企業(yè)員工介紹流程再造的基本原則和方法，鼓勵員工打破傳統(tǒng)思維定式，對現(xiàn)有業(yè)務流程進行根本性的思考和重新設計，以提高流程效率和質(zhì)量。案例分享
持續(xù)改進機制建立：建立業(yè)務流程持續(xù)改進的機制，定期對流程運行情況進行評估和監(jiān)控，收集員工和客戶的反饋意見，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行優(yōu)化調(diào)整。小組討論
四、崗位說明書制作：如何編制實用有效的崗位說明書？
1. 制作問題：內(nèi)容不規(guī)范且缺乏重點&缺乏動態(tài)
2. 規(guī)范崗位說明書內(nèi)容與格式
模板制定與要素明確：根據(jù)企業(yè)行業(yè)特點和管理需求，制定統(tǒng)一的崗位說明書模板，明確崗位說明書應包含的基本要素，如崗位基本信息、崗位職責、工作權限、工作關系、任職資格、工作條件等，并對每個要素的編寫要求和規(guī)范進行詳細說明。演練
案例示范與培訓指導：通過分析研發(fā)崗位和行政崗位的案例，讓學員了解如何根據(jù)崗位特點突出重點內(nèi)容。
3. 建立動態(tài)更新機制
監(jiān)測與預警機制建立：設立崗位信息監(jiān)測點，定期收集企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境變化信息，如行業(yè)動態(tài)、技術發(fā)展趨勢、法律法規(guī)變化、企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整、組織架構(gòu)變動等，及時發(fā)現(xiàn)可能影響崗位工作的因素，建立預警機制，提前啟動崗位說明書更新工作。
變更管理流程制定：制定崗位說明書變更管理流程，明確變更的提出、審批、實施和發(fā)布等環(huán)節(jié)的責任人和時間要求，確保崗位說明書的更新工作有序進行。
五、崗位說明書的應用與管理：如何讓崗位說明書真正發(fā)揮作用？
1. 應用與管理問題：應用范圍狹窄&缺乏有效管理與監(jiān)督
2. 拓展崗位說明書應用領域
與人力資源管理全流程融合：詳細講解崗位說明書如何在招聘選拔、培訓發(fā)展、績效評估、薪酬福利設計、職業(yè)規(guī)劃等人力資源管理全流程中發(fā)揮作用，并提供實際操作方法和案例。案例分析
跨部門協(xié)同應用推廣：組織跨部門會議，向各部門宣傳崗位說明書在跨部門協(xié)作中的重要性，明確各部門在崗位說明書應用中的職責和協(xié)作方式，推動崗位說明書在企業(yè)內(nèi)部的廣泛應用。小組演練
3. 加強崗位說明書管理與監(jiān)督
管理制度建設：建立健全崗位說明書管理制度，明確崗位說明書的編制、審核、發(fā)布、更新、應用、監(jiān)督等各個環(huán)節(jié)的管理流程和責任主體，確保崗位說明書管理工作有章可循。
監(jiān)督與評估機制建立：定期對崗位說明書的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，通過問卷調(diào)查、訪談、實地觀察等方式收集員工和部門的反饋意見，評估崗位說明書的應用效果；對違反崗位說明書管理制度的行為進行糾正和處罰，確保制度的嚴肅性。

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