規(guī)章制度（財務部-采購管理制度）
|泉州湖心大酒店 | |規(guī)章制度 | |內(nèi)容：采購管理制度 | |部門：財務部 |崗位： | |生效日期： |編號：2B005-01 | |目的； | | | |制度： | |采購管理制度 | |1、采購部的工作職責 | |采購部是保證酒店經(jīng)營所需物資供應的職能部門。它的工作職責是以 | |最佳的質量/ | |價格比，及時適量地為酒店經(jīng)營管理提供適用的物資物品，并參與成 | |本、費用、庫存 | |的控制，負責進口物質的審批、報關手續(xù)。 | |2、采購部的組織機構 | |采購部設經(jīng)理一名。負責制定本部門工作計劃、人員分工及工作安排 | |， 主管采購部的一切日常工作，向總經(jīng)理負責并負擔管理責任。 | |采購部下設食品采購、物料采購、能源及維修件采購、文員各一名。 | |各采購員有分工但不分家地完成采購部經(jīng)理安排的工作，向采購部經(jīng) | |理負責并承擔工作責任。 | |采購工作規(guī)定 | |各部門/倉庫申請采購的物品一律須填制“請購單”，交采購部報價、財| |務部經(jīng)理審批，總經(jīng)理批準后方可執(zhí)行。 | |未經(jīng)批準有效的申請，采購部不予受理，驗收部不予驗收。 | |采購部接到請購單后，應按申請部門的要求，盡可能多的掌握 市場 | |、供應商的資料后，根據(jù)以下必須考慮的因素擇優(yōu)推薦： | |─ 貨品的品質：達不到酒店的要求會降低酒店的服務規(guī)格，過高的品 | |質供應可能會造成費用的超支，在價格相差不多的情況下，品質系數(shù) | |是最重要的； | |─ 貨品的價錢：在滿足酒店品質要求的前提下，價錢是最重要的； | |─ 供應商的生產(chǎn)能力、品質保證能力及經(jīng)濟實力、原材料來源等背景 | |資料； | |─ 售后服務與支持。 | | | | | |泉州湖心大酒店 規(guī)章制 | |度 | |內(nèi)容：采購管理制度 | |部門：財務部 |崗位： | |生效日期： |編號：2B005-02 | | | |所有向供應商的定貨，盡可能用合同/訂單形式。采購部應設計、制定| |和完善酒店“訂貨單”，除常規(guī)內(nèi)容外，應注意： | |─ 貨品的詳細要求描述（材料、件重、規(guī)格、工藝、色標號碼、圖案 | |圖樣、打樣核準要求、較樣/發(fā)貨日期要求）； | |外包裝（外箱材料、內(nèi)盒、箱 麥） | |— 數(shù)量誤差容忍程度。 | |所有要求，應量化、樣板化，盡量避免“最好的”、“高級”、“進口”等 | |無法核定或很難核實或可做多種不同解釋的約定。 | |采購人員應不斷提高自身的業(yè)務能力和職業(yè)素質水平，工作中避免個 | |人感情辦事，不得以權謀私。注意與供應商保持工作距離，不允許有 | |過多的工作外交往。 | |采購人員應定期、不定期地參與市場、供應商的調查，及時掌握第一 | |手市場變化信息及供應商情況資料，及時更換更符合酒店供貨要求的 | |供應商，以求最大限度地控制采購成本。 | |采購人員一般可以借用適量的備用金以作周轉使用，特殊采購時，還 | |允許臨時借支部分需用的款額，該臨時借款應于采購工作完成后及時 | |與財務部結清，不得無故拖欠。 | |采購人員應注意日常采購工作完成后購入憑證（發(fā)票）、驗收憑證（ | |收貨單）的催收、銷帳工作，及時核銷預付/借支的支票、款項等，以| |利財務清帳。 | |4、驗收及付款 | |任何進入酒店的采購物資必須經(jīng)過倉庫驗收，驗收手續(xù)、要求、驗收 | |問題的解決及付款申請，按酒店采購、驗收、付款的規(guī)定執(zhí)行。 | |5、工作流程 | |請購 | |各部門/倉庫申請采購的物品一律須填制“請購單”一式四份，由部門經(jīng)| |理簽字后,交采購部詢價,采購部一般應提供三個供應商的報價，且須 | |在請購單上推薦供應商，并說明理由，由財務部經(jīng)理審批后，報總經(jīng) | |理批準執(zhí)行。 | |緊急采購申請時,由請購部門在“請購單”上蓋“緊急” | |章,并直接報財務部經(jīng)理、總經(jīng)理批準后, 交采購部辦理。 | |泉州湖心大酒店 規(guī)章制 | |度 | |內(nèi)容：采購管理制度 | |部門：財務部 |崗位： | |生效日期： |編號：2B005-03 | |驗收 | |A、采購貨品到達酒店后，必須由采購部、使用部門、財務驗收人員 | |共同驗收，各方驗收的主要職責是；（附件一） | |B、驗收員應根據(jù)請購單上經(jīng)批準的數(shù)量、品質標準、價錢、供應商 | |等要求，核對無誤后，開出驗收單一式五份，一份交采購部，一份交| |財務部應付帳會計，一份交成本部,一份交請購部門；所收貨品，由 | |請購部門及時接納； | |C、沒有請購單的貨品，不予驗收。驗收時發(fā)現(xiàn)有數(shù)量、品質、交貨 | |期等問題時，驗收部應開出“驗收問題聯(lián)系單”，交采購部及使用部門| |，報財務部備案，并應于聯(lián)系單所規(guī)定的時間內(nèi)得到采購部/使用部 | |門的處理意見，拖延解決的，報財務部經(jīng)理處理； | |（4）付款 | |A、采購/使用部門申請轉帳付款時，須填制“用款申請單”，注明請購| |單號碼，由部門經(jīng)理簽字后，先交應付帳會計作好記錄，核對請購單| |與驗收單/發(fā)票內(nèi)容無誤后，在用款申請單上簽字，并附發(fā)票、驗收 | |單交財務部經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理批準付款。 | |B、采購/使用部門申請現(xiàn)金報銷時，須填制“現(xiàn)金報銷單”，其要求及| |報銷手續(xù)同。 | |（5）商品采購 | |商品采購的所有請購、驗收、付款手續(xù)及審批權限，按照以上規(guī)定辦| |理，由商品部人員組織采購、驗收入倉，并由商品部申請付款，報批| |手續(xù)相同。 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 附件一 | 驗 收 人 員 | 驗 收 的 主 要 職 責| | 采購部 | 合同的執(zhí)行情況，品質，價錢，定貨要求| | 使用部門 | 品質，使用和購買要求 | | 驗收員 | 請購條件，數(shù)量 |
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