高效會議管理技巧當(dāng)今會議面面觀
高效會議管理技巧當(dāng)今會議面面觀 【本講重點(diǎn)】 會議的意義 會議的目的 會議的種類 會議的頻率 會議成本的計算 [pic] 會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問 題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工 花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會 議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。 會議的意義 1．會議是一個集思廣益的渠道 [pic] 圖1-1 集思廣益圖 如上圖1- 1，會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從 而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。 2．會議顯示一個組織或一個部門的存在 會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種 小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會 受到質(zhì)疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。 [pic] 圖1-2 組織或部門與會議 3．會議是一種群體溝通的方式 開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展 ，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過Ｅ- mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝 通方式都無法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通 習(xí)慣。 會議的目的 [pic] ◆開展有效的溝通 會議是一種多項交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。 ◆傳達(dá)資訊 通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其他部 門的相關(guān)資訊。 ◆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾 許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況 ，了解員工的工作進(jìn)度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào) 上下級以及員工之間的矛盾。 ◆達(dá)成協(xié)議與解決問題 達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生 和問題的解決。 [pic] 圖1-3 達(dá)成協(xié)議與解決問題的6個步驟 ◆資源共享 利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。 ◆開發(fā)創(chuàng)意 開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構(gòu) 思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。 ◆激勵士氣 年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著 一個方向共同努力。 ◆鞏固主管地位 經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下 協(xié)調(diào)會議，以此來強(qiáng)化自己的地位。 會議的種類 會議可以按照人數(shù)、開會方式和開會目的進(jìn)行分類，每一種分類都從一個方面反映了 會議的作用，每一種分類都與人們的實(shí)際需要、社會的不斷發(fā)展密切相關(guān)。 表1-1 會議的種類 |按人數(shù)分類 |按開會方式分 |按開會目的分類 | | |類 | | |● 團(tuán)體會議 |● 面對面會議 |● 宣布人事安排、講解政 | |● 一對一會議|● 電話會議 |策的會議 | | |● 視頻會議 |● 當(dāng)眾表揚(yáng)或批評別人的 | | | |會議 | | | |● 臨時處理突發(fā)事件的會 | | | |議 | | | |● 固定的團(tuán)隊會議 | | | |● 集思廣益的會議 | 會議的頻率 每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利 用各種會議解決問題、達(dá)到目的。 1.固定的部門會議 [pic] 2.全體會議 [pic] 3.處理突發(fā)事件的會議 [pic] 4.一對一會議 [pic] 會議成本的計算 會議成本分為時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議成本是非?？捎^的 一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。 1.會議的時間成本 [pic] 2.直接的會議成本 [pic] 3.效率損失成本 開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降 。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況 ： [pic] 【自檢】 請將下列相關(guān)選項用橫線連接起來。 A、固定的部門會議 ①至少每兩月一次 B、一對一會議 ②隨時 C、處理突發(fā)事件的會議 ③按需要 D、全體會議 ④至少每月一次 ◆見參考答案1-1 【本講總結(jié)】 從某種角度而言，世界是一個時時處處充滿會議的世界。高效的會議能幫助我們迅速 解決實(shí)踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時間成本、直接成本 及效率成本的損失。 因此，每個人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以 及如何計算會議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識，才可能使每一次會議都“行之有效 ”。 【心得體會】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 第二講會議效率不高的原因及解決方案 【本講重點(diǎn)】 會議效率不高的原因及預(yù)防性管理 高效會議的八大特征 會議規(guī)范 會議效率不高的原因及預(yù)防性管理 1．會議的通病——效率不高 小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司 會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。 [pic] 很多公司往往由于以下原因，開會效率低下： ◆公司的主管都不知道何時是開會的最好時機(jī)。許多重要的會都安排在周五下午開， 或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。 ◆許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延 后或放棄參加其他會議。 ◆有些“必須到會”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席 ，這使得會議討論很難進(jìn)行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不 充分或者根本來不及準(zhǔn)備。 時下有一句很流行的話——“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話 可以改為“開會比較煩”。開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀 況下進(jìn)行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡而言之，會議效率 不高。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。 2．會議效率不高的原因 會議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷 ”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點(diǎn)以及會議的準(zhǔn)備工作。 [pic] 表2-1 會議效率不高的原因及具體表現(xiàn) |項 次 |原因 |具體表現(xiàn) | |（1） |時間 |會議安排在即將午餐的時間， | | | |每個人都饑腸轆轆，無心開會 | | | |。 | |（2） |地點(diǎn) |會議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致 | | | |使會議被頻繁打斷，無法正常 | | | |進(jìn)行。 | |（3） |開會對象的選|必須出席會議的人未到，通知 | | |擇 |來的是一些可有可無的參加者 | | | |。 | |（4） |主持人的技能|會議主持人缺乏影響力、說服 | | | |力，被參會者牽著鼻子跑，無 | | | |法達(dá)到會議意圖。 | |（5） |參會者的技能|參會者發(fā)言混亂，既不知如何 | | | |表意，又不知如何引退，致使 | | | |會議失敗。 | |（6） |會議的準(zhǔn)備工|開會前沒有通知與會者相關(guān)事 | | |作 |宜，致使會議拖沓而無成效。 | |（7） |開會的原因、|開會的原因、目的和結(jié)果在會 | | |目的和結(jié)果 |議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確， | | | |致使會議毫無意義、宣告失敗 | | | |。 | 高效會議的八大特征 與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不 利因素。高效會議具有8大特征。 [pic] 建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時檢驗(yàn)，充分做好 預(yù)防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。 會議規(guī)范 會議規(guī)范包含3個部分：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本 身。 1．會議時間安排的規(guī)范 [pic] ◆上午8- 9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且 混亂，還需一段時間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員 工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。 ◆上午9- 10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣 也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時機(jī)。 ◆上午10-12點(diǎn)或下午1- 3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。 ◆下午3- 5點(diǎn)之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬 上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。 2．會議規(guī)范本身 會議規(guī)范是指大家達(dá)成共識的會議守則。會議規(guī)范主要包括以下條款： ◆所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開 會時間。 ◆超過1小時的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。 ◆所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。 ◆準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。 ◆各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。 ◆所有與會者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別 注意。 ◆意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。 ◆會議結(jié)束2-3天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。 ◆所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。 ◆必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。 3．固定的會議流程規(guī)范 [pic] 圖2-1 固定的會議規(guī)范流程 固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點(diǎn)。 （1）一個中心 一個中心是指整個會議的議程。一個中心包括： ■ 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相 關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。 ■ 進(jìn)行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分 享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動；總結(jié)。 ■ 結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。 （2）兩個基本點(diǎn) 兩個基本點(diǎn)是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個 基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個規(guī)范的會 議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作。會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作 具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。 【本講總結(jié)】 會議效率不高是當(dāng)前許多會議的現(xiàn)狀。因此，找出會議效率低下的原因就顯得格外重 要。通常有7大因素致使會議效率低下，針對這些因素，應(yīng)在會前充分做好預(yù)防性管理。 與此同時，清楚了解什么是高效會議、會議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些 ，才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥h的效率。 【心得體會】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 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