機關辦公自動化系統(tǒng)方案
機關辦公自動化系統(tǒng)方案 產(chǎn)品選擇建議書 第一章　機關辦公自動化功能需求及其對系統(tǒng)平臺的要求 　　機關辦公自動化系統(tǒng)是實現(xiàn)機關內(nèi)部各級部門之間以及機關內(nèi)外部之間辦公信息的 收集與處理、流動與共享、實現(xiàn)科學決策的具有戰(zhàn)略意義的信息系統(tǒng)。它的總體目標是 ：“以先進成熟的計算機和通信技術為主要手段，建成一個覆蓋政府辦公部門的辦公信息 系統(tǒng)，提供政府與其他專用計算機網(wǎng)絡之間的信息交換，建立高質量、高效率的政府信 息網(wǎng)絡，為領導決策和機關辦公提供服務，實現(xiàn)機關辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng) 絡化和決策科學化?！?因此，如何選擇一個合適的應用系統(tǒng)平臺，在其上建立適應辦公自動化需求的功能強大 的、應用開發(fā)容易的、方便管理的、界面友好的各種應用，是政府機關辦公信息系統(tǒng)成 功的關鍵。 　　基于對機關用戶需求的認識，以及在這一領域的成功經(jīng)驗，我們建議采用Lotus公司 著名的郵件、群件與Web應用開發(fā)平臺產(chǎn)品Notes/Domino作為辦公系統(tǒng)的基本軟件平臺， 結合必要的相關系統(tǒng)、產(chǎn)品與工具，構筑機關辦公自動化系統(tǒng)。 第一節(jié)　辦公自動化系統(tǒng)功能需求分析 　　盡管各個機關單位的業(yè)務和職能各不相同，因此對于辦公自動化系統(tǒng)的需求也存在 差異。但是一般而言，機關辦公自動化系統(tǒng)均以公文處理和機關事務管理為核心，同時 提供信息通訊與服務等重要功能，因此，典型的辦公自動化應用包括收發(fā)文審批簽發(fā)管 理、公文流轉傳遞、政務信息采集與發(fā)布、內(nèi)部請示報告管理、檔案管理、會議管理、 領導活動管理、政策法規(guī)庫、內(nèi)部論壇等等應用。 　　如果我們從系統(tǒng)功能角度對上述辦公自動化應用做一粗淺的分析，就會發(fā)現(xiàn)辦公自 動化應用需求以及辦公人員對信息處理的操作方式方面有著以下共同特點，這些功能需 求是我們選擇辦公自動化應用系統(tǒng)的開發(fā)與使用平臺時必須考慮的判斷依據(jù)： 一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求。 　　信息是辦公自動化、決策科學化的基礎。電子郵件系統(tǒng)（以及更加廣泛意義上的報 文傳遞系統(tǒng)）作為信息傳遞與共享的工具和手段，滿足辦公自動化系統(tǒng)最基本的通信需 求。換言之，電子郵件系統(tǒng)作為辦公自動化的通信基礎設施，主要提供了辦公自動化系 統(tǒng)“兩方面的功能： 　?。ǎ保┲苯幼鳛橐环N應用提供人與人之間通信的手段，適應隨時需要的電子化通信 要求。 　?。ǎ玻楦鞣N應用提供通用的通信平臺，靈活適應不同應用系統(tǒng)對通信平臺的要求 ?！?　　正如道路、橋梁、港口、機場等是提供貨物運輸?shù)幕A設施一樣，網(wǎng)絡化的電子通 信系統(tǒng)與電話系統(tǒng)一樣正在成為企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與社會之間不可缺少 的實現(xiàn)信息傳遞與共享的通信基礎設施。 　　在上述兩種辦公自動化的基本通信需求中，前一種往往代表的是一種不規(guī)律的、隨 意性很大的通信需求，比如工作人員之間互相發(fā)送電子郵件，傳送對方某種信息，或者 是向工作人員臨時發(fā)出一項通知等等，所傳遞的信息內(nèi)容和傳遞的時間往往是無規(guī)則的 。而后一種需求的特點則是比較具有規(guī)律性的，兩個應用系統(tǒng)之間按照某種條件傳遞符 合某種規(guī)范的信息內(nèi)容。在辦公自動化系統(tǒng)的建構和實際使用中，這兩種需求是同樣重 要和必須的。 　　從信息技術的角度出發(fā)，電子郵件功能是一種“推”技術，即發(fā)送方（人或應用）將 信息通過存儲轉發(fā)技術推給接收方（人或應用）。 　　從用戶使用習慣出發(fā)，電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的“門戶”。因為工作人員很 容易養(yǎng)成一種工作習慣，每日查看自己的電子郵件信箱，閱讀處理有關信件；而且功能 高級完整的電子郵件系統(tǒng)一般都具備新郵件到達提示功能。因此，辦公自動化應用系統(tǒng) 可以利用電子郵件系統(tǒng)的特點將每一項需要工作人員處理的信息或通知，制成電子郵件 ，直接投遞到工作人員的電子郵件信箱。工作人員通過電子郵件信箱的聲光提示信息（ 甚至可以通過電子郵件系統(tǒng)和無線尋呼系統(tǒng)的連接，用戶通過BP機的尋呼信號獲得電子 郵件的到達通知和摘要信息），可以及時打開自己的電子郵件信箱，閱讀有關郵件，并 通過該郵件的指示（鏈接指針、URL等）自動打開相關的辦公自動化應用系統(tǒng)，進行下一 步的工作。 　　在一個辦公自動化系統(tǒng)中，針對不同的業(yè)務需求，通常包含了多個應用子系統(tǒng)，如 發(fā)文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作 為所有這些辦公應用子系統(tǒng)的統(tǒng)一“門戶”，每一個用戶通過關注自己的電子郵件信箱就 可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應用系統(tǒng)，看看哪些是需 要處理的工作（在這種情況下，如果由于某種人為原因，沒有及時查閱某個應用系統(tǒng)， 就可能造成工作的延誤）。辦公自動化應用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設計思想， 可以大大提高系統(tǒng)的用戶的友好性和易用性，減少培訓的工作量。 二、辦公自動化系統(tǒng)處理的信息內(nèi)容包括了大量的復合文檔型的數(shù)據(jù)。 　　復合文檔型數(shù)據(jù)不同于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型。所謂的傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)類型是指數(shù)值型、正文型 數(shù)據(jù)。用傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型在表達信息時要求信息具有嚴格的長度和格式（即所謂“結構化數(shù) 據(jù)”），在處理信息時以關系運算和數(shù)學運算為特色。辦公自動化所處理的信息的一部分 符合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的特點。 　　但是，必須指出的是，辦公自動化對信息的表達與處理方式的要求，是不同于傳統(tǒng) 數(shù)據(jù)類型的。辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出 現(xiàn)，因此辦公自動化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。在這樣的文檔處理系統(tǒng)中，要處理的 信息除包括傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型外，更多的是以各種格式化數(shù)據(jù)（如經(jīng)過排版的文字）混合存 在的形式出現(xiàn)的，如在行文中包含文字、圖形、表格，分成各種段落等等，很難將這些 數(shù)據(jù)信息限定長度和格式（如果是那樣的話必然是以降低系統(tǒng)的功能為代價）；而且隨 著辦公需求的進一步發(fā)展，多媒體信息（對象）也逐漸成為越來越重要的辦公數(shù)據(jù)信息 ；同時辦公自動化系統(tǒng)作為機關核心應用系統(tǒng)，必然需要和機關工作人員日常使用的桌 面應用系統(tǒng)如Ms Office以及機關其他業(yè)務信息系統(tǒng)（如MIS與數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)）、Web資源等等緊密集成， 也就是說辦公自動化系統(tǒng)所處理的信息還包含了各種各樣的數(shù)據(jù)對象（如Word文件、1- 2- 3工作表等等）。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，如果用一個概念來統(tǒng)一表示，就是“ 非結構化數(shù)據(jù)”、“復合文檔數(shù)據(jù)”或“對象數(shù)據(jù)”。 　　對“復合文檔數(shù)據(jù)”或“對象數(shù)據(jù)”的表示和存儲管理是數(shù)據(jù)庫技術領域的新領域。一 般認為，關系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（如Oracle、DB/2、SQL Server、Foxpro等）適合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型（結構化信息）的表示和存儲，但是對復合文檔 數(shù)據(jù)的處理就有“削足適履”之感，并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此，“文檔 數(shù)據(jù)庫”或“對象存儲”的概念就被引入數(shù)據(jù)庫領域，其目標就是針對新出現(xiàn)的需求，高效 率地表達和存儲管理“復合文檔數(shù)據(jù)”。 　　更重要的是，用戶在使用辦公自動化系統(tǒng)（或文檔處理系統(tǒng)）時，對信息的處理方 式是不同于他們在使用主要是處理傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的應用系統(tǒng)時的。例如，用戶在使用辦 公自動化系統(tǒng)時對信息的查詢方式，除了像在使用傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型系統(tǒng)時輸入一些選擇條 件如范圍、大小等等從而獲得查詢結果外，還需要有“全文檢索”的查詢方式，因為用戶 往往很難明確給出對文檔（特別是文檔內(nèi)容）的查詢條件，只能是以可能出現(xiàn)在文檔中 “詞匯”作為查詢條件，這就需要數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提供對所有存儲信息的全文檢索引擎。此外 ，這些不同的信息處理方式還包括信息錄入、輸出的方式等等，如電子郵件、掃描儀、 傳真等均是系統(tǒng)輸入輸出的重要方式。 　　當然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲和處理也是辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。雖然文檔數(shù)據(jù) 庫一般都包含了對傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的存儲、處理運算能力，但是大量、高強度的數(shù)據(jù)統(tǒng)計 和運算、分析能力往往是其不足之處。因此，必須針對辦公自動化的具體需求，必要時 需要集成關系數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮各自的長處，提供最終用戶完整高效的數(shù)據(jù)存儲和處理 能力。 　　一言以蔽之，辦公自動化系統(tǒng)由于其對復合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必須以文檔數(shù)據(jù) 庫為核心建立，同時選擇性地結合關系數(shù)據(jù)庫。 　　從信息技術的角度出發(fā)，數(shù)據(jù)庫技術代表了“拉”技術，即信息共享技術。信息被集 中存儲管理，當用戶需要信息時，主動地將數(shù)據(jù)庫中的信息“拉”到自己的工作站上進行 處理。 三、辦公自動化應用是典型的工作流自動化應用。 　　所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業(yè)務所進行的所有工作與工作轉交（交互 ）過程。幾乎所有的業(yè)務過程都是工作流，特別是辦公自動化應用系統(tǒng)的核心應用——公 文審批流轉處理、會議管理等。每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人） 發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（ 如發(fā)出文件、歸檔入庫）。 　　工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進行的，如一個工作流的終點可能就是另一 個工作流的起點，如上級部門的發(fā)文處理過程結束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。 工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于機關以及與機關的相關單位之間。 　　工作流自動化的目標就是要協(xié)調(diào)組成工作流的四大元素，即人員、資源、事件、狀 態(tài)，推動工作流的發(fā)生、發(fā)展、完成，實現(xiàn)全過程監(jiān)控。信息技術不僅應該管理工作流 全過程的所有信息和操作，而且還應該主動推進工作流程的實現(xiàn)，如及時地收回和賦予 不同人員的操作權限（如起草人起草文件完畢即不可修改文件內(nèi)容，而其上級領導獲得 文件的簽署權或對內(nèi)容的修改權）、主動提示和催促工作人員實現(xiàn)某一階段的處理，從 而整體提高工作流處理的效率。 　　工作流自動化有三種實現(xiàn)模式。即： 基于郵件的。 基于共享數(shù)據(jù)庫的。 基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫結合模式（即“群件模式”）的。 　　 　　基于郵件的工作流應用，就是通過郵件將數(shù)據(jù)表單從一個人郵箱傳送到另一個人郵 箱。其特點是模式簡單。但是，最大的弊病是無法實行監(jiān)控，沒有一個管理者可以隨時 掌握工作流的動態(tài)。其它問題包括：難以實現(xiàn)自動化處理如通過代理催辦、集中歸檔、 統(tǒng)計；數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)多份拷貝，難以控制安全性和準確性；大量的郵件傳輸引發(fā)大量的 網(wǎng)絡流量。 基于共享數(shù)據(jù)庫的工作流應用，可以克服上述基于郵件的工作流缺點。如信息單一存 儲，自動處理，安全性更好，容易實現(xiàn)監(jiān)控。但是，工作流的驅動成了一個問題，因為 缺乏信息通訊機制，無法主動通知有關人員進行下一步的工作。 　　而基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫結合模式（“群件模式”）的工作流應用，結合了上述二者 的優(yōu)點。通過數(shù)據(jù)庫管理工作流信息，通過電子郵件推動工作流程，即所謂的“跟蹤－通 知”模型。 　　基于群件的工作流自動化系統(tǒng)充分利用了郵件和數(shù)據(jù)庫的特點。通過可開發(fā)的應用 設計工具可以開發(fā)出包含并優(yōu)于前兩者模式的工作流應用。 　　從信息技術的角度出發(fā)，群件模式結合了“推”、“拉”技術，充分發(fā)揮了不同技術的 優(yōu)點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了 完整的信息技術工具。 四、辦公自動化系統(tǒng)應能支持協(xié)同工作和移動辦公。 　　傳統(tǒng)上的管理信息系統(tǒng)或辦公自動化應用將重點放在信息的輸入輸出、存儲和檢索 。這無疑是十分正確的，但是傳統(tǒng)應用系統(tǒng)在幫助用戶“產(chǎn)生”和利用信息則支持不夠， 不能滿足辦公自動化的全部功能要求。 　　在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種 決策（即“產(chǎn)生”信息的過程）。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的 “協(xié)同工作”（工作流是其中一種相對有序的協(xié)同工作方式）。隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，異 步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡實時會議正在逐漸成為 除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以 隨時隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。 　　移動辦公也是辦公自動化的重要手段。傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)限定了最終用戶只有 在辦公室里才能訪問和利用信息?？墒?，辦公人員特別是領導由于其工作性質，需要經(jīng) 常外出，此時他就無法享受到信息技術帶來的好處，甚至還可能造成工作的延誤。例如 ，我們經(jīng)常會遇到某項重要工作需要領導最終決策的情況，可是由于領導沒有上網(wǎng)的手 段或者應用系統(tǒng)不支持遠程撥號連接，領導無法及時得到所有信息因而造成不必要的耽 擱甚至損失。所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠 程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡，通過電話線或廣域網(wǎng)絡，隨時可以訪問到辦公自動化系...
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