企業(yè)管理制度--中煤第六十八工程處會計管理制度
中煤第六十八工程處會計檔案管理辦法 為了加強我處會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，根據(jù)《中華人民共和國會計法 》和《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，制定本制度。 凡我處進行會計核算的各級單位，應當依照本制度管理會計檔案。 各基層單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管 、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、 散失和泄密。 處財務資產(chǎn)部是全處會計檔案管理的主管部門，負責出臺會計檔案管理辦法，審查解 體項目部送存的會計檔案，協(xié)助解體項目部把會計檔案送存處檔案室。 本辦法解釋修改權歸處財務資產(chǎn)部，與上級文件有抵觸的，按上級文件執(zhí)行。 一、會計檔案的構成 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和驗資報告、審計報告等會計核算 及專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括： 會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。 會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。 財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其 他財務報告。 其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計 檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。 二、會計檔案日常管理 （一）賬冊管理 當月工作結束后，須及時將記賬憑證裝訂成冊。 月末結賬后，須及時編制并打印月度會計報表，并連同報表附注及文字說明等歸檔； 月末結賬后，須將銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單及其他應歸檔的會計資料及時歸檔 ； 年終決算后，須及時打印會計賬簿，裝訂成冊并歸檔。 年終決算后，須將年度財務報告及時歸檔。 （二）磁介質管理 軟盤數(shù)據(jù)備份：每月結賬后須將明細賬、參數(shù)文件（包括科目明細、部門明細、客戶明 細）用軟盤作永久性備份，并將記賬憑證作臨時性備份； 硬盤數(shù)據(jù)備份：每年應定期將硬盤數(shù)據(jù)作一次性全部備份并刻錄光盤雙重備份存放于不 同地點。 各單位每年形成的會計檔案，按照歸檔要求，由我處財務資產(chǎn)部部和各基層單位會計 機構負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。 三、會計檔案的整理立卷 會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦 法，及分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。 分類標準統(tǒng)一 一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他； 檔案形成統(tǒng)一 案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一； 管理要求統(tǒng)一 建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計資料裝訂成冊，報表和文字資料 分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。 四、會計檔案的裝訂 會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他文字資料的裝訂。 （一）會計憑證的裝訂 一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年份和月份妥善保管歸檔。 會計憑證裝訂前的準備工作： 分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全； 按憑證匯總日期歸集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數(shù)； 摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的賬頁或附件要折疊成同 記賬憑證大小且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整； 整理和檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。要檢查附件是 否漏缺，發(fā)票、耗料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單、結算單是否隨附齊全； 記賬憑證上有關人員（如財務主管、復核、記賬、制單等）的印章是否齊全； 會計憑證裝訂時的要求： 用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在憑證左側打三個針眼，實行三眼一線 打結，節(jié)扣應是活的，并放在憑證封皮里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證 及附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱； 憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證； 裝訂憑證厚度一般1.5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。 會計憑證裝訂后的注意事項： 每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章； 在封面上編號卷號，按編號順序入柜，并要在顯露出表明憑證種類編號，以便調閱。 （二）會計賬簿的裝訂 各種會計賬簿年度結賬后,除跨年度使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷?；?要求是： 賬簿裝訂前 首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是 否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁 、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂； 活頁賬簿裝訂要求 保留已用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質量好的牛皮紙 做封面、封底，裝訂成冊； 多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業(yè)務、同類 賬頁裝訂在一起； 在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽 章。 賬簿裝訂后的其他要求 會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、調頁、加空白紙的現(xiàn)象； 會計賬簿封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章； 封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序 為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、分戶明細賬； 會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類 明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。 （三）會計報表的裝訂 會計報表編制完成及時報送后，財務資產(chǎn)部將基層單位報送的報表，按月裝訂成冊。 基層單位可按年裝訂成冊； 會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平， 防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺的裝訂； 會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、財務情況說明書、各種會 計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表附注。 按保管期限編制卷號。 五、會計檔案的移交 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應 當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當 在會計機構內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。 移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封 重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。 財務會計部門在會計檔案移交本單位檔案部門時，應按下列程序進行： 開列清冊，填寫交接清單； 在帳簿使用日期欄填寫移交日期； 交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。 六、會計檔案的保管 （一）會計檔案的保管要求 會計檔案室應選擇在干燥防水的地方,并遠離易燃品堆放地,周圍應備有適應得防火器 材； 采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞； 會計檔案室內(nèi)應經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀； 會計檔案室內(nèi)保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止 潮濕； 設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密； 會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。 （二）會計檔案的借閱 處內(nèi)部各單位需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸放原處；需要查閱入庫檔 案，必須持本單位領導批準證明，經(jīng)財務資產(chǎn)部同意，方能由檔案管理人員接待查閱。 集團外部人員需要查閱會計檔案時，持單位正式介紹信，經(jīng)處領導同意，并經(jīng)財務資 產(chǎn)部會簽后，方能由檔案管理人員接待查閱；借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，詳細 登記借閱人的姓名、工作單位、查閱理由、查閱日期、會計檔案名稱、數(shù)量、內(nèi)容、歸 還期等情況登記清楚。 會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況需要，必須經(jīng)本單位負責人和財務資產(chǎn)部 批準，方可提供查閱或者復印，并辦理登記手續(xù)，限期歸還；查閱或者復印會計檔案的 人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。 各基層應當建立健全會計檔案查閱、復印登記制度和會計檔案查閱登記簿，詳細記載有 關內(nèi)容。 （三）會計檔案的保管期限 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年 、25年5類。 會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 本規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦 法附表所列期限執(zhí)行。 七、會計檔案的銷毀 會計檔案保管期滿需要銷毀時，由檔案管理人員提出銷毀意見，會同財務部門共同鑒 定、嚴格審查，并編制銷毀清冊，檔案管理部門負責人和財務資產(chǎn)部部長會簽后，報我 處分管財務的領導審查，報請上級主管部門批準后銷毀。 會計檔案保管期滿，但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證， 不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案 ，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。 正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。 保管期滿的會計檔案，除上述情形外，可以按照以下程序銷毀： 由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計 檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間 等內(nèi)容。 單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。 銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷。 監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會 計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責 人。 采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。 具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務 主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。 項目部解體后，在解體前形成的會計檔案，應當由財務資產(chǎn)部審查并移交檔案室保管。 法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。 基層單位分立后原單位存續(xù)的；其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可 查閱、復印與其業(yè)務相關的會計檔案；基層單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當 經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案案保管，各方可查閱、復印與其業(yè)務相關的會 計檔案?；鶎訂挝环至⒅形唇Y清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相 關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 基層單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單 位可查閱、復印與其業(yè)務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證 ，應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 基層單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合 并后的單位統(tǒng)一保管；基層單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位 保管。 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接 受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 基層單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。 移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷 號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內(nèi)容。 交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙 方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交 清冊上簽名或者蓋章。 基層單位會計主管人員或會計檔案管理人員工作若有變動，應及時將所保管會計檔案進 行登記，并移交給接管人員，接管人員應該及時清點，清點無誤后，在會計檔案移交清 冊上簽名或者蓋章。會計檔案若有遺失，應由保管人員說明情況，并追究保管人員的責 任，涉及犯罪的移交司法機關處理。 預算、計劃、制度等文件材料，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。 附件： 企業(yè)會計和建設單位會計檔案保管期限表 |順 |檔 案 名 稱 |保管 |備 注 | |序 | |期限 | | |號 | | | | | |一、會計憑證類 | | | |1 |原始憑證、記賬憑證和匯總憑證 |15年 | | | |其中：涉及外事和對私改造的會計|永久 | | | |憑證 ...
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