行政秘書工作內(nèi)容與責任
辦公室行政秘書工作內(nèi)容與責任 A、打字速度 權(quán)重30% 以每分鐘60個單詞的速度按照適當?shù)母袷綔蚀_的將來自以下各個方面的指令打印成文件 ：口頭指示、錄音內(nèi)容、手寫筆記或正式筆記、總經(jīng)理的手寫材料、手寫會議紀要等； 打印通知、會議議程、工作日程和其他以下內(nèi)容材料；打印商業(yè)協(xié)會調(diào)查；匯總和打印 經(jīng)營報告和其他各種報告、包括文本和表格；打印從報刊在職上摘選下來的文章；整理 和打印信件、備忘錄、問家副本以及其他要求打印的文件； B、接待 權(quán)重25% 當面或通過電話核定已經(jīng)簽訂的合同，熱心地幫助來電話者和來訪者；回答打進來的電 話，轉(zhuǎn)達消息、提供信息或?qū)㈦娫捓修D(zhuǎn)給某人；接待來訪者，提供信息或直接將客人 引到相應的辦公室或個人處；作為主人在客人等待期間提供臨時服務；操縱自動應答設(shè) 施；與來電話者及來訪者保持一種合作的態(tài)度 C、計劃安排 權(quán)重20% 對工作日程驚醒有效管理、包括對約見、會議、旅行以及其他此類活動的安排；對工作 日程進行安排；為總經(jīng)理、董事會成員和其他人員約見會面人員；為辦理出差補貼作好 準備；協(xié)助進行年度會議的安排；為保證在職培訓計劃的實施，在房間內(nèi)、課間供應相 應的服務；對組織各項設(shè)施的使用進行計劃安排；對外部發(fā)言人、咨詢專家等安排好交 通、旅行以及相應的費用； D、文件與資料的管理 權(quán)重15% 創(chuàng)建賓個維護一個合適的文件管理系統(tǒng)，能夠按照要求迅速地放置和取出文件；制定文 件空間分配計劃，分別在文件管理系統(tǒng)中為回函、會議記錄、報告、規(guī)定以及其他相關(guān) 問家做出妥當?shù)陌才?；將資料放進文件夾中的適當?shù)胤剑粡奈募A中查找并取出需要的 資料；對文件進行挑選、裝訂和剔除，在必要時進行文件匯總或銷毀；保存和保護某些 重要文件；將文件資料整理成可直接使用的形式 E、辦公室一般服務 權(quán)重：10% 以一種受歡迎的方式和既定的程序來履行相關(guān)的辦公室職責；通過郵遞中心處理郵件、 寄送文件和郵品；拆閱外來郵件并進行分送；對文件進行復制；掌握一定的現(xiàn)金；從相 關(guān)的報紙和雜志中摘取與組織有關(guān)的文章；負責公告欄的書寫；完成其他預定的工作
行政秘書工作內(nèi)容與責任