職業(yè)經理人如何進行行政管理
[pic] 市場經濟條件下，高效率的行政管理能夠創(chuàng)造有序的內部環(huán)境，為企業(yè)的發(fā)展提供強有 力的支持。因此掌握一定的行政管理知識，也是經理人必備的技能之一。本書旨在幫助 經理人全面掌握現(xiàn)階段企業(yè)進行行政管理的相關內容，詳細介紹了會議管理、文書管理 、印章與檔案管理、出差與禮儀管理、辦公與環(huán)境管理，設備與物料管理、車輛... 第一章 會議管理 技能點1 如何了解會議的類型 　　主 題 詞 行政管理·會議管理·會議類型 　　適用情景 當需要了解會議的類型及相關內容時，查看此技能。 　　7 技能描述 　　會議的類型多種多樣。不同的會議其內容與功能也大相徑庭。選擇不同的會議方式 應根據(jù)會議的目的或目標而定。同時，不同的會議類型對會議召開的時間、地點的需要 也有所不同。 　　所以，在我們考慮采用何種會議程序時，應該首先明白所籌劃的是什么樣的會議。 　　1．會議的類型 　　下面是一些主要的會議類型： 　?。?）董事會會議。由公司董事會成員出席，定期召開。一般在董事會專用的會議室 由董事長召集或由董事長授權委托的人召集，討論涉及企業(yè)發(fā)展的重大事項和戰(zhàn)略、政 策等。 　?。?）公司股東年會。每年召開一次，由公司的股東就重大問題進行討論，表決通過 董事會提交的事項，形成股東大會決議。 　　（3）管理人員會議。由公司經營決策層人員參加，討論解決企業(yè)經營管理的具體問 題。 　?。?）研討會議。這一類型的會議目的是收集信息并進行務虛，在進行過程中應尤其 注重開放式、民主式的意見交流與意見反饋。 　?。?）專業(yè)會議。在一定范圍內就某一具體領域的具體問題進行專題討論，一般規(guī)模 較大。 　　（6）員工大會。全體員工參加，一般由主發(fā)言人做主題報告。 　　（7）銷售會議。安排銷售工作、布置銷售任務、總結銷售工作的專門會議。 　?。?）產品、成果發(fā)布會。向消費者介紹及推廣某種新產品，或對某項成果予以宣傳 、發(fā)布。 　　（9）獎勵、表彰會議。表彰、獎勵工作出色的員工為主要內容的會議，是企業(yè)的一 種重要的激勵手段。 　　（10）培訓會議。培養(yǎng)提高員工素質的專門會議，這一類會議的時間往往不止一天 ，需要時間、地點、人員集中。有時在培訓結束后還要進行一定的考核。 　?。?1）其他一些特殊會議。為了與企業(yè)員工建立良好的溝通方式，經常有一些茶話 會、晚餐會及一些娛樂活動。這樣的會議應注意選擇適宜的環(huán)境和場所。 　　2．常見例會類型 　　一般來說，在企業(yè)的各個部門中，例會是最為常見的，以下是15種最常見的例會類 型： 　?。?）企業(yè)規(guī)劃會議； 　?。?）資金會議； 　　（3）行政技術會議； 　　（4）降低成本會議； 　?。?）經營分析會議； 　?。?）質量分析會議； 　　（7）生產調度會議； 　　（8）產品對策會議； 　　（9）索賠會議； 　?。?0）IMC會議（經理人懇談會）； 　?。?1）安全衛(wèi)生管理會議； 　?。?2）科（部）長會議； 　　（13）部門事務會議； 　?。?4）班組會議； 　?。?5）行政事務會議。 　　總之，職業(yè)經理人針對不同的情況，可以采用不同的會議類型。但會議的大體程序 和需要注意的問題是基本相同的和可以相互借鑒的，這就要求經理人充分把握會議的共 性和個性，使二者有機地結合起來。 　　9 牢記要點 　　會議的主要類型包括： 　　_ 企業(yè)常見會議的類型 　　_ 企業(yè)常見例會的類型 　　. 實踐練習 　　請您做下面的實踐練習題： 　　試列舉出您身邊幾個不同類型的會議，指出每個會議的特點所在，并找出適宜的會 議籌劃管理方法。 技能點2 如何做好會前準備 　　主 題 詞 行政管理·會議管理·會前準備 　　適用情景 當需要著手進行會議準備時，查看此技能。 　　7 技能描述 　　會議管理作為一個過程管理，會前準備是其第一個步驟。 　　通常，大型會議的準備往往需要按照嚴格的程序進行。一般來說，企業(yè)的會前準備 有以下工作： 　　1．確定與會者 　　作為會議的主體，與會者的確定無疑是十分重要的。出于對會議成本的控制，應該 控制與會者數(shù)量。但這種控制不以降低會議的目的和效果為代價。所以，確定與會者應 該考慮以下因素： 　?。?）與會者是不是必要成員； 　?。?）與會者是否直接參與會后執(zhí)行； 　?。?）與會者是否有利于會議目標的實現(xiàn)； 　?。?）與會者是否具有達成某項決議的能力； 　?。?）與會者是否能全身心地投入； 　　（6）與會者是否會對他人造成妨礙，從而影響會議的整體成效。 　　2．選擇開會的時間 　　選擇合適的開會時間，確保與會者可以按時出席，積極參與，從而取得好的效果。 因此，選擇開會時間應該考慮以下因素： 　?。?）調查了解與會者方便的時間段，盡量不打亂與會者原來的時間計劃安排； 　　（2）注意選準會議中心人物的最佳開會時間段，確保其能夠集中精力，安心開會； 　?。?）開會時間盡量不要與企業(yè)重要的經營活動發(fā)生沖突，避免打亂企業(yè)正常的運行 秩序，影響效益； 　　（4）盡量開短會，可以保證參會者精力旺盛，達到最佳的開會效果。 　　3．選擇開會的地點 　　會場的選擇是否合適，會議地點的物質條件、環(huán)境氛圍等都會對與會者的情緒產生 影響。而且，選擇會議地點還要考慮到硬件設施的條件。所以，應考慮： 　?。?）會址與參會人員距離不宜太遠； 　?。?）會場的環(huán)境是安靜的場所； 　　（3）會場有足夠的照明設施，并保持良好的通風及適宜的溫度； 　　（4）通訊聯(lián)系方便，保證信息流通順暢； 　?。?）會場的空間必須合適，過于空曠和過于狹窄都會影響會議效果。 　　4．會場布置 　　作為會前準備的重要內容之一，會場布置應著重注意做好以下幾方面的工作： 　?。?）合理安排會場空間，既要便于與會者進出通暢，又要保持會場緊湊的格局； 　?。?）認真細致地做好會議用品發(fā)放及設備的調試工作，登記清晰，管理統(tǒng)一。 　?。?）按照會議的性質和領導的要求正確安排會議座次，做到方便溝通和討論。其主 要方式有以下三種： 　?、?單向傳遞信息會議的座位排列方式； 　?、?雙向溝通交流會議的座位排列方式； 　　③ 多向溝通交流會議的座位排列方式。 　　5．擬訂會議日程 　　擬訂會議日程，即擬訂會議的程序表，是為了讓與會者事先對會議有所了解，以便 提前做好準備。 　　一般來說，會議日程由會議籌備部門提出草案，經會議主席審定后確定，包括：會 議內容、討論事項、與會者姓名、會議的時間地點、會議事宜的時間分配等。 　　會議的日程安排必須考慮以下因素： 　?。?）優(yōu)先安排重要或緊急的事項； 　　（2）合理分配各項議案及事項的會議時間，為重要事項留出充足的時間； 　　（3）會議議程不宜過于復雜，內容不宜過多； 　?。?）提前把會議日程通知與會者，并發(fā)送相關的資料，以縮短會議做出決策的時間 ，提高會議效率。 　　6．會議通知 　　在確定了會議的議題、召開的時間、地點和場所等事宜后，應該及早印發(fā)會議通知 。其內容應包括會議的時間、地點、出席人員、會議內容以及日程等，并且應提示與會 者盡早給予明確答復，或返還出席會議的回執(zhí)，以便于統(tǒng)計與會者名單。 　　以上關于會議的相關介紹是職業(yè)經理人需要格外注意的，雖非?，嵥椋瑓s能保證會 議的成功與有效。 　　9 牢記要點 　　會前準備的工作事項有： 　　_ 確定與會者 　　_ 選擇開會時間 　　_ 選擇開會地點 　　_ 進行會場布置 　　_ 擬訂會議日程 　　_ 發(fā)布會議通知 　　. 實踐練習 　　請您做下面的實踐練習題： 　　1．請您認真分析一下目前貴公司有哪些會議是必需的，哪些是可有可無的，哪些是 對照上文可以取消的。 　　2．請您總結一下自己身邊的會議準備現(xiàn)狀，看看其中還有哪些方面應該改進？ 技能點3 如何做好會前檢查 　　主 題 詞 行政管理·會議管理·會前檢查 　　適用情景 當需要對會議準備工作進行最后檢查時，查看此技能。 　　7 技能描述 　　在會議的籌備階段及準備工作結束后，必須做出全面的檢查，以免出現(xiàn)疏漏，從而 保證會議的質量和效果。 　　所以，全面的會前檢查是會議管理必不可少的一部分。它主要包括以下兩個方面的 檢查： 　　1．會議籌備期檢查 　　（1）會議目的： 　?、?本次會議是否確實需要召開？ 　?、?開會的議題是否明確？ 　?。?）會議事項： 　　① 開會的時機、時間是否恰當？ 　　② 開會的地點、環(huán)境是否合適？ 　　③ 會議邀請的對象是否合適？ 　　（3）會議通知： 　?、?與會者是否已經得到通知？ 　　② 是否已經將會議的宗旨、議題通知與會者？ 　?、?是否要求與會者事先準備有關資料？ 　?、?與會者是否已經就議題做好準備？ 　?。?）會議準備： 　?、?是否已經擬訂好會議議題的進行順序及會議時間的分配？ 　?、?準備工作是否已經完全就緒？ 　?、?所準備的文件資料是否真實、準確？ 　　④ 是否已經安排好了會議記錄？ 　?、?是否需要使用相關設備？ 　　2．會議活動細節(jié)檢查 　?。?）活動的宗旨； 　?。?）活動的范圍； 　?。?）預算； 　?。?）招待對象的層次； 　?。?）總人數(shù)（查會議通知的回執(zhí)）； 　?。?）活動的日期及時間（注意避免與其他同業(yè)的活動沖突）； 　?。?）活動天數(shù)； 　?。?）籌備單位； 　?。?）活動負責人； 　?。?0）各項活動的明細分工表； 　　（11）會場的預定； 　?。?2）制作來賓名冊（姓名、地址、公司名稱、電話、職銜等）； 　?。?3）會議活動邀請函（應在活動日期的2~3個星期前寄達給對方）； 　?。?4）紀念品； 　　（15）交通工具； 　　（16）酬謝費； 　?。?7）會場布置； 　　（18）宴會的形式； 　?。?9）飲料供應； 　?。?0）煙酒； 　?。?1）菜單的印刷； 　?。?2）花飾布置； 　?。?3）園景制作； 　　（24）看板及標示板； 　?。?5）拍照及攝像； 　　（26）會議桌的選擇； 　?。?7）座位順序（是否突出主賓、是否便于會議交流）； 　?。?8）胸章及名牌； 　?。?9）服務員的著裝； 　?。?0）新聞報道（文字及攝影）； 　?。?1）資料的收發(fā)； 　　（32）住宿安排； 　　（33）特設專用柜臺； 　?。?4）費用支付（住宿、餐飲、電話費等）； 　　（35）用餐安排； 　　（36）服務柜臺的工作； 　?。?7）節(jié)目表演的總預算； 　?。?8）新的工廠、公司落成的慶祝喜宴； 　　（39）展覽展示； 　　（40）全部活動費用。 　　總之，會前檢查作為行政管理的重要一環(huán)，是職業(yè)經理人義不容辭的工作內容，對 其應予以充分地關注，并在相關工作中切實予以貫徹落實。 　　9 牢記要點 　　會前檢查包括： 　　_ 會議籌備期檢查 　　_ 會議活動細節(jié)檢查 　　. 實踐練習 　　請檢查您的會前檢查狀況如何： 　　1．您是否認識到會前檢查的重要性？請結合您目前的工作，思考和分析一下它的重 要性是如何在日常工作中體現(xiàn)出來的？ 　　2．您在進行會前檢查時是否首先考慮到會議的必要性和目的性？如果您還沒有養(yǎng)成 這樣的思考習慣，請您予以改進。最好能結合某次具體會議，看看會前檢查對您開好會 議是否有極大的幫助。 　　3．您所做的會前檢查是否全面、實際？請您就已做的檢查內容再次予以反思，看看 有沒有更好的檢查方式？ 技能點4 如何處理好會中事務 　　主 題 詞 行政管理·會議管理·會中事務處理 　　適用情景 當需要了解會議中的相關事務及處理方法時，查看此技能。 　　7 技能描述 　　在會議進行的過程中，往往有許多會務工作需要處理。而這些會務工作的質量高低 ，會直接影響到會議的進程和效率。 　　可以說，處理好會中事務是會議管理的最重要環(huán)節(jié)，它為會議的成功進行提供了條 件和保證。 　　一般來說，會務工作包括以下幾個方面： 　　1．會議簽到 　　會議簽到是為了準確及時統(tǒng)計會議的出席人數(shù)。一般來說，與會者進入會場都要簽 到。并且，有些會議只有在達到規(guī)定的人數(shù)后才能召開。而準確及時的人數(shù)統(tǒng)計也為會 議工作的有序安排提供了方便。 　　會議簽到一般形式有： 　?。?）簿式簽到。簿式簽到是指與會者在專門準備好的簽到簿上簽名，表示到會。一 般來說，簽到簿應包含姓名、職務、單位等內容。采用簿式簽到的方法，名單容易保存 ，方便查找，可廣泛應用于小型會議。而對于大型的會議來說，簽到的人數(shù)眾多，容易 擁擠，簿式簽到則不太方便。 　?。?）卡式簽到?？ㄊ胶灥绞侵腹ぷ魅藛T事先把簽到卡分發(fā)給每位與會者，與會者在 卡上寫好自己的名字，在進入會場時交給工作人員，表示到會。一般來說，簽到卡應注 明會議名稱、時間、地點、座位號等內容?？ㄊ胶灥捷^為方便，不會造成簽到時的擁擠 ，但是，往往不方便查找人員。一般多用于大中型會議。 　?。?..
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