物資管理程序
ZS/CX/SW01 物資管理程序，2003年9月26日生效 0 目的 對物資采購過程、進貨檢驗和試驗過程、采購/顧客提供產(chǎn)品、易燃、易爆、有害有毒、 油品及化學品的標識、搬運、貯存和發(fā)放過程實施控制，確保所提供的物資符合工程質(zhì) 量、社會環(huán)境和職業(yè)安全健康管理的要求。 1 適用范圍 適用于集團公司工程項目所需主要物資的控制和管理。 2 術語和定義 2.1 本程序中的術語采用GB/T19000-2000標準、GB/T24001-1996標準、GB/T28001- 2001標準中的術語。 2.2 項目部:包括工程項目部在內(nèi)的集團公司在某工程上進行管理的派出機構。 2.3 采供部門:指集團公司在某工程上實施采購職能的單位或部門。 3 職責 3.1 設物部 3.1.1 負責擬制并督導本程序文件的執(zhí)行； 3.1.2 負責定期整理公布“合格供方名錄”； 3.1.3 對集團公司工程項目物資的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理工作進行監(jiān)督檢查; 3.2 項目部 3.2.1貫徹執(zhí)行集團公司制定的各項物資管理規(guī)定； 3.2.2負責制定本項目的《物資管理實施規(guī)則》； 3.2.3組織本工程項目所需主要物資的招標采購活動； 3.2.4負責甲方供應物資申請計劃的審核、自采主要物資采購計劃的審批及工程完工后的 材料結算和價差清算； 3. 2.5組織對本項目物資質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理工作實施監(jiān)督、檢查； 3.2.6負責協(xié)調(diào)、處理本項目經(jīng)理部的供需關系. 3. 采供部門 3.3.1負責實施集團公司工程項目的主要物資采購供應并對采購物資的質(zhì)量負責; 3.3.2參與項目經(jīng)理部組織的招標采購；負責簽訂“工礦產(chǎn)品購銷合同”，與用料單位簽訂 內(nèi)部“物資供應合同”；定期公布顧客提供物資和招標采購物資清單； 3.3.3收集、整理合格供方評價資料，編制“合格供方名錄”報項目部審批；定期對合格供 方進行質(zhì)量跟蹤和復評； 3.3.4 編制顧客提供物資的申請計劃和自購物資的采購計劃，報項目部審批，并組織實施采購 。 3.3.5在特殊情況下，其物資采購職責經(jīng)項目經(jīng)理部審批后可書面委托有關單位采供部門 組織采購； 3.3.6負責所有采購及顧客提供物資的驗收、進貨檢驗和試驗、搬運、貯存和發(fā)放工作； 3.6.7負責物資采購、運輸、保管過程中環(huán)境和職業(yè)健康安全管理工作。 3.3.8配合項目經(jīng)理部做好甲方供應物資的結算及價差清算工作。 4 工作程序 4.1 物資采購 物資采購依據(jù)集團公司《物資供應辦法》、《物資招標采購辦法》實行 “法人采購、公開招標、采管分離、多方監(jiān)督”的采購原則和“集中供應、分層管理”的供 應管理方式。 4.1.1 物資供方的選擇、評價準則： a)采供部門根據(jù)所需采購的物資和招標活動的安排進行市場調(diào)查，對主要材料的每個品 種選擇兩家以上供方，并對其生產(chǎn)能力、交貨能力、產(chǎn)品信譽、質(zhì)量、價格、服務和歷 史業(yè)績等進行現(xiàn)場評價或函件調(diào)查取證，收集相關資質(zhì)材料。 b)調(diào)查供方的質(zhì)量體系保證能力、遵守法律法規(guī)的情況； c)調(diào)查供方的顧客滿意程度或其他用戶的使用經(jīng)驗； d)如果供方是經(jīng)銷單位，還應根據(jù)需要評價其經(jīng)銷產(chǎn)品的生產(chǎn)單位; e)對產(chǎn)品的樣品進行評價；特別對一次性采購或購買量較小的一般性產(chǎn)品，在采購前對 產(chǎn)品樣品進行直觀驗證或試用，并做出評價； f)采供部門根據(jù)選擇和評價情況，填制“物資供方調(diào)查及評定記錄”，并根據(jù)招標結果和 對供方做出的評價結論，建立“合格供方名錄”，經(jīng)采供部門負責人審核后報項目部審批 ，據(jù)以組織采購，并于每年元月、七月報設物部備案。 4.1.2 合格供方的管理 a)采供部門對合格供方進行動態(tài)管理。確因工程需要臨時增加“合格供方名錄”以外的供 方時，執(zhí)行4.1.1，并及時經(jīng)項目部審核批準，報設備部備案； b)對合格供方定期進行質(zhì)量跟蹤和復評，每半年一次；采供部門通過對自己的用戶進行 調(diào)查和對供方提供的各項資料進行評定，填寫“供方質(zhì)量跟蹤及復評記錄”；發(fā)現(xiàn)所供物 資有質(zhì)量不合格，或某些檔案資料失效時，應及時向該供方反饋，視其整改和提供資料 的情況確定是否繼續(xù)充當合格供方; c)設物部隨時掌握各項目部合格供方的動態(tài)情況，并督促新增合格供方的評價選擇和上 報備案；每年元月、七月公布集團公司“合格供方名錄”。 4.1.3采購信息管理 a)項目部嚴格執(zhí)行集團公司《物資供應辦法》和《物資招標采購辦法》，組織有關單位對主 要物資實行招標采購； b)采供部門編制主要物資申請（采購）計劃報項目部審批； c)采供部門根據(jù)合格供方評價和招標結果，考慮價格、交貨期、運輸方式、運距等因素 ,選擇最優(yōu)采購方案并征求用料單位意見后，與合格供方簽訂“工礦產(chǎn)品購銷合同”；項目 部督促采供部門與需方簽訂“物資供應合同”，嚴格實行合同供應，并建立采購合同清單 ； d)當合格供方不能滿足合同要求或零星購置時，可在“合格供方名錄”以外的供方處采購 ,但必須按本程序4.1.1的規(guī)定進行評價,確認能滿足合同要求時方可進行采購； e)如果采購物資的運輸委托外單位承包時，執(zhí)行4.1.1，對其進行評價確定為合格供方后 ，與之簽訂運輸承包合同或協(xié)議。 f)采購合同應滿足《合同法》及集團公司《物資管理細則》中有關規(guī)定和要求，明確采購產(chǎn) 品的驗證方式，規(guī)定雙方權利、義務、違約責任及解決合同糾紛方式。 4.1.4 采購物資的驗證 a)當組織或顧客要求在供方現(xiàn)場實施驗證時，采供部門須在采購合同中就驗證安排、形 式、內(nèi)容及放行方法做出規(guī)定； b)采供部門在接收采購產(chǎn)品時對采購物資/顧客提供物資進行數(shù)量、規(guī)格、外觀質(zhì)量、隨 貨技術證件等進行驗收，確認無誤后填制收料單并簽字； c)采供部門不能把顧客對供方產(chǎn)品的驗證視作供方對質(zhì)量進行了有效控制的依據(jù),采供部 門仍須按規(guī)定進行驗證。 4.2 產(chǎn)品標識和可追溯性 4.2.1 項目部在開工前應明確顧客提供物資品種及有可追溯性要求的物資，采供部門及各工區(qū) 物資部門根據(jù)要求制定實施措施； 4.2.2 采供部門和各工區(qū)對采購/顧客提供物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批/爐號、供方及檢驗和 試驗狀態(tài)等內(nèi)容進行標識； 4.2.3 標識方式可以用插掛標簽、劃分存放地點、記錄標識等方式；注意識別和保護標識，防 止不同類型的產(chǎn)品混用。 4.3 進貨檢驗和試驗 4.3.1 項目部技術部門根據(jù)合同要求，在工程項目開工前應制定進入工程主體的主要材料（如 鋼材、水泥及外加劑、防水材料等）的試驗要求和試驗計劃，確定進貨檢驗和試驗的操 作方式（如組建/指定中心試驗室、確定試驗部門和采供部門職責等）；如果委外試驗， 則執(zhí)行4.1.1，對受委托方的試驗資質(zhì)、信譽、試驗能力等方面進行評價，確定為合格供 方后，方可委托試驗。 4.3.2 采供部門根據(jù)項目部下達的試驗要求和試驗計劃及有關試驗規(guī)范，對采購/顧客提供的主 要材料進行送檢或委托經(jīng)授權的部門送檢； 4.3.3 試驗部門對送檢樣品進行物理/化學性能試驗，在得出試驗結果而未完成試驗報告之前， 試驗部門通過在送檢通知單上簽字或電話通知采供部門試驗結果； 4.3.4 試驗報告填寫完整后，其原件/加蓋試驗單位套紅印章的復印件由試驗部門分發(fā)給采供部 門和各工區(qū)有關部門； 4.3.5 采供部門應建立進貨檢驗和試驗情況統(tǒng)計臺帳，并及時統(tǒng)計備查 4.3.6 緊急放行 a) 構成工程實體的采購產(chǎn)品不準緊急放行; b) 其它采購產(chǎn)品緊急放行時執(zhí)行相關文件。 4.4 不合格品/糾正措施 4.4.1 采供部門對采購物資或顧客提供物資，經(jīng)直觀驗證或進貨檢驗和試驗后發(fā)現(xiàn)不符合采購 合同或試驗標準或有關質(zhì)量標準和使用要求時，應進行標識、隔離、評審、記錄，并填 寫“采購不合格品報告”； 4.4.2 應立即通知有關供方，進行協(xié)商處置，處置結果應由項目部確認；屬顧客提供的不合格 物資，應向項目部報告，由項目部向顧客報告，由顧客負責自行處理； 4.4.3 如果經(jīng)常發(fā)生采購的產(chǎn)品不合格，采供部門應分析原因，制定糾正措施，并由負責人批 準實施；項目部負責跟蹤驗證糾正措施的實施情況； 4.4.4 項目部應經(jīng)常收集采購不合格品的信息，并將處置過程和結果以及相關記錄報設物部備 案。 4.5 物資搬運、貯存和發(fā)放 4.5.1 對采購產(chǎn)品和顧客提供的產(chǎn)品的搬運、貯存和發(fā)放，應執(zhí)行《物資管理細則》和《鐵路物資 技術保管規(guī)程》中有關規(guī)定； 4.5.2 根據(jù)被搬運產(chǎn)品的特點，選用適宜的搬運設備、工具、搬運方法和防護措施，必要時采 供部門負責人應先對搬運人員進行培訓，防止產(chǎn)品被損壞、腐蝕和污染等。 4.5.3 根據(jù)產(chǎn)品特性，選擇適宜的場地、庫房或容器進行貯存；對入庫貯存的物資應嚴格驗收 ，做好物資驗收記錄，憑證資料必須齊備并妥善保管；應建立物資收、發(fā)、存明細帳， 做到帳、卡、物相符，并定期盤點，做好“物資月循環(huán)自點記錄”；對顧客提供產(chǎn)品應單 獨存放保管，單獨建帳管理； 4.5.4 應做到發(fā)放物資必須憑證齊全，手續(xù)完備,并執(zhí)行定（限）額發(fā)料；發(fā)放物資應堅持先進 先出原則，有貯存期限要求的物資應在限期內(nèi)發(fā)放，超過限期的應重新檢驗合格后使用 。發(fā)放中應做好產(chǎn)品保護或轉(zhuǎn)移。 4.5.5 對顧客提供產(chǎn)品在搬運、貯存和發(fā)放過程中發(fā)生丟失、損壞、變質(zhì)等情況，應及時向項 目部報告，由項目部向顧客報告。顧客要求復議時由項目部牽頭，會同有關部門與顧客 進行復議，查明原因，分清責任，做好記錄，及時處理。 4.6 數(shù)據(jù)分析 4.6.1 采供部門每月對收、發(fā)、存動態(tài)進行統(tǒng)計，作為編制物資計劃等管理工作的依據(jù) ； 4.6.2 設物部應經(jīng)常收集項目部有關物資管理信息,并進行數(shù)據(jù)分析,以尋求改進機會。 4.7 對易燃、易爆、有害有毒、油品及化學品的采購、標識、搬運、貯存和發(fā)放，執(zhí)行《危險 物品管理規(guī)定》。 4.8 對易燃、易爆、有害有毒、油品及化學品在管理和使用過程中的環(huán)境和職業(yè)安全管理執(zhí) 行有關程序和作業(yè)文件；出現(xiàn)緊急情況時，執(zhí)行《應急準備和響應程序》。 4.9 項目部應經(jīng)常組織檢查本程序及有關物資管理辦法、作業(yè)文件的執(zhí)行情況，并將檢查結 果和存在的問題以書面形式通報項目部所有單位，同時報設物部一份備案。 4.10 設物部應通過各種方式經(jīng)常A類工程項目物資的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理情況進行 監(jiān)督檢查和指導，形成記錄并進行分析，尋找改進機會。 4.11 物資管理過程中產(chǎn)生的各項記錄執(zhí)行《記錄控制程序》。 5 相關/支持性文件 5.1 鐵路物資技術保管規(guī)程； 5.2 鐵路物資倉庫技術管理規(guī)定； 5.3 物資管理規(guī)則; 5.4 物資供應辦法; 5.5 物資招標采購辦法； 5.6 危險物品管理規(guī)定； 5.7 中華人民共和國合同法； 5.8 應急準備和響應程序； 5.9 記錄控制程序。 6 相關記錄 6.1 物資申請計劃； 6.2 物資采購計劃； 6.3 物資供方及調(diào)查評定記錄及其檔案資料； 6.4 合格供方名錄； 6.5 合格供方跟蹤與復評記錄； 6.6 采購產(chǎn)品有關技術證件； 6.7 試驗報告 6.8 進貨檢驗和試驗情況統(tǒng)計臺帳； 6.9 物資驗收記錄 6.10 物資月循環(huán)自點記錄 6.11 物資收、發(fā)、存明細帳及相關憑證 6.12 采購不合格品報告 7 附表/附錄 7.1 物資供方調(diào)查及評定記錄; 7.2 合格供方名錄; 7.3 合格供方跟蹤與復評記錄; 7.4 進貨檢驗和試驗情況統(tǒng)計臺帳； 7.5 物資月循環(huán)自點記錄. 7.6 采購不合格品報告 S/CX/SW01-1 物資供方調(diào)查及評定記錄 單位： 檔案號： |供方全稱 | |法人代表 | | |營業(yè)執(zhí)照 | |稅務登記號| | |1、企業(yè)狀況| | |(經(jīng)營范圍、| | |生產(chǎn)、供貨 | | |、質(zhì)保能力 | | |及信譽等) | | |2、提供本產(chǎn)| | |品的歷史情 | | |況（含供方 | | |及其他顧客 | | |情況） | | |3、綜合評價| | | | | | | | | | | | | ...
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