有效降低辦公費用管理襔定
|編 號 | |共 13 頁　 | | | |第 1 頁　 | | |辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法 | | | | | | | | |第一條 購買消耗品要克制再克制 　 | |從橡皮擦、鉛筆等細小的事務用品下手，大部分的人都認為公司的消耗品, 隨時都可 | |以購買而且價格低廉。這種觀念首先要改正，養(yǎng)成克制購買消耗品的習慣。尤其是才 | |領用沒多久就要再申領就大有問題。合理的做法，例如，某些文具領用后最少六個月 | |禁止再申領。雖然金額很小，也要訂出基準，依照申請制度領用，禁止隨便購買。 | |　 | |第二條 消耗品的所有標準要制定領用明細 　 | |對每人橡皮擦半塊、鉛筆、原子筆一支，制定領用明細標準。然后每六個月一次，定 | |期點查個人抽屜時，多余的事務用品先回收。釘書機、剪刀、膠帶等，全員每天使用 | |頻繁的東西，劃為共用。橡皮擦、原子筆、簽字筆等用到不能用才更換。因本人不注 | |意而遺失時，嚴格執(zhí)行由本人負責賠償。 　 | |第三條 公司的物品、不要私自使用 　 | |在公司內事務用品等，能變?yōu)樗接玫臇|西很多。例如電話費是其中一部分。交際費的 | |一部分也可占為私用。樣品、促銷用的商品，帶回家使用的案件也有。公私不分,不只| |增加費用支出,亦是不正當?shù)牡谝徊健Ｊ紫雀刹恳斏饕陨碜鲃t。在節(jié)省費用的運動中| |要嚴禁這種公私不分的舉動。 　 | |第四條 不要使用鉛筆與電動削鉛筆機 　 | |鉛筆購買一支削后才可使用。削鉛筆要花時間，使用電動削鉛筆很容易削過頭。又要 | |花錢購置電動削鉛筆機而且還要付電費。積存的鉛筆屑也要清除。購買自動鉛筆價格 | |不貴，鉛筆芯可換裝，換裝鉛筆芯時多少會有損失，筆芯三支抵算鉛筆一支計算，節(jié) | |省下來的金額很可觀。 　 | |第五條 抽屜內要空出來 　 | |人都有占有的壞習慣。在企業(yè)內看員工每人的抽屜，從筆記用具、傳票、用紙等都有 | |浪費行為。倒不如，抽屜全部不要使用。做一個壁柜可放置一切事務用品及統(tǒng)計資料 | |。這樣做，消耗品、事務用品、統(tǒng)計資料等的數(shù)量可以減少，節(jié)省開支。又可防止不 | |正當使用, 沒有機會發(fā)生不正當使用就可防止費用的浪費。 | |第六條 在公司內部聯(lián)絡要盡量簡化 　 | |聯(lián)絡用的文書，盡可能利用使用過的紙張反面，或廣告廢紙。不需要考慮對上司的不 | |禮貌，需要裝入信封的文件，可以自外面寄來的舊封套即可。不是特別怕被人看到的 | |文件不需要裝入封套內。二張以上的文件， | | | |編 號 | |共 13 頁　 | | | |第 2 頁　 | | |辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法 | | | | | | | 　 | |使用回紋針也是一種浪費，用釘書機釘上或用膠帶貼上就可以。用回紋針郵寄時，常 | |因曲別針的重量，而超重增加郵費的支出。 | |第七條 考慮信紙的折疊方式 　 | |信紙通常都把寫字的一面反折向內，是不合理的。收件人的名稱如露在外面在公司內 | |就不需用信封，收件人馬上就知道內容比較合理。又有折成四折的習慣，張數(shù)多時折 | |為三折，比較好處理。為了收件人與內容一目了然，利用三折方式為宜。 | |　 | |第八條 收件人名稱要簡化 　 | |Ｈ公司以一個字代表廠長級，吳廠長就用吳代表即可?？崎L級用兩個字，陳科長只用 | |陳科。這種訂制胸前掛牌開始使用，在公司內的往來文件亦用簡稱, 這樣制作名牌時 | |也因小而節(jié)省費用。寫文件時吳只寫1個字，有3秒鐘就寫好, | |如要寫成“深圳廠長吳某先生”要寫8個字，每字用3秒，寫8個字要花24 秒。所以文件 | |的收件人名稱要盡量的簡單化。 | |第九條 標示事務用品的價格 　 | |由公司提供的物品，往往沒有成本觀念，容易造成浪費使用。所以需要把信紙1張多少| |錢，信封大的多少錢、回紋針1支多少錢等，所有用品全部標示價格。對每種用品的成| |本要花多少，讓每人有數(shù)字觀念是節(jié)省費用的第一步。每月最少在開會時，突然發(fā)出 | |質問“某小姐橡皮圈一個是多少錢”讓大家記得物品成本價格。 | |　 | |第十條 貼出電話費用表 　 | |為了要讓全部員工對電話費都有成本概念，編制電話費用表，貼在電話機前。費用要 | |詳列，市區(qū)每通1次多少錢,長途電話每3分鐘、每10分鐘、每1秒鐘為單位連1秒鐘花多| |少錢也要有概念。 　 | |第十一條 電話通話定時 　 | |有一本書“一分鐘經理”很暢銷。經理指導屬下工作，已達到在1分鐘內的時代。電話的| |通話最長在3分鐘內講完。我們1分鐘可說50句話，3分鐘就150句。除了例外，全公司 | |可展開“電話以3分鐘內完成”的運動。如指導得當,與外面的通話也可以縮短時間。 | | | |第十二條 利用電話自動記錄機 　 | |電話費用自動記錄機約幾千元就可以購入。為了對每次打電話花多少電話費做到心中 | |有數(shù)。對每臺電話每個月編立預算遵守費用很有效。 | |幾千元的投資，長遠計算很快就可以回收。許多公司使用自動記錄機 | |編 號 | |共 13 頁　 | | | |第 3 頁　 | | |辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法 | | | | | | |　 | |后 ，節(jié)省30％以上話費。 | |第十三條 長途電話要經由總機 　 | |Ｆ公司為了提高成本概念，長途電話都由總機發(fā)出。電話機前放置記錄用紙，填寫通 | |話結果。這樣可以做筆錄，同時可防止無謂的長途電話使用。也不會打錯電話，在等 | |對方通話時可以再確認聯(lián)絡內容。直撥電話很方便，所以掛接長途電話亦很容易，像 | |使用市區(qū)電話的輕易感覺。 | |經由總機可防止以上情況，同時也是培養(yǎng)成本觀念的一種方法。 | |　 | |第十四條 建立電話傳真機系統(tǒng) 　 | |總、分公司之間的電話費用，在做記錄后，可考慮建立傳真機系統(tǒng)。不只可節(jié)省電話 | |費用，還可以用作文書聯(lián)絡之用，消除傳達上的錯誤。用電話如本人不在時，就造成 | |電話費的浪費，用傳真機可以電送就沒有這個情況。與電報機不同的是，用電話傳真 | |機時，不必另請打字員打字，誰都輕易會使用。Ｔ公司改用傳真機后，電話費省下約 | |三分之一。 　 | |第十五條 總、分公司之間，聯(lián)絡制定標準化 　 | |員工不要用隨意的方法聯(lián)絡，需要制定標準的方法。方法可分為１、普通信件，２、 | |限時專送，３、電話傳真，４、電話等，這些方法，制定一覽表徹底執(zhí)行。有的公司 | |禁止使用總、分公司之間的電話，改用電話傳真機，及活用電腦連線等，而達到節(jié)省 | |費用。時代在進步，頭腦也要轉得快，信息的傳達亦要符合時代需要。 | |　 | |第十六條 用一個字的單位簡化公司內的電話 　 | |我在南部打電話回公司聯(lián)絡時，“喂，林，好”就問候完，通常的方法,“ | |喂，喂，我是林某，您好嗎？”要這么說，這個字數(shù)的差異，前者三字,后者九字，差 | |異很大。前者可節(jié)省時間與電話費。公司內的聯(lián)絡電話簡略用一個字來傳達。季節(jié)的 | |問候、久未見面、互相問候近況都要免除。 　 | |第十七條 打電話要考慮區(qū)域 　 | |業(yè)務員為了聯(lián)絡，從公司打電話與客戶聯(lián)絡時，要考慮打電話的地點。因為業(yè)務員程 | |度不一，有時和客戶中的異性一聊，往往忘了費用一秒一秒的增加, | |公司應編制詳細電話費用表，給每位業(yè)務員，這樣的考慮可達到節(jié)省電話費用。 | |編 號 | |共 13 頁　 | | | |第 4 頁　 | | |辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法 | | | | | | | | |第十八條 利用５Ｗ２Ｈ表格 　 | |為了節(jié)省電話費用，打電話前先作成５Ｗ２Ｈ的表格，整理后再打電話。這個表格不 | |只是打電話前使用，接聽電話或其他“轉言記錄”也要廣為利用。 | |１、ＷＨＥＮ 何時 　 | |２、ＷＨＯ 誰 　 | |３、ＷＨＡＴ 何事 | |４、ＷＨＹ 理由 | |５、ＷＨＥＲＥ 場所 　 | |６、ＨＯＷ 方法 　 | |７、ＨＯＷ ＭＵＣＨ 數(shù)量、金額 　 | |第十九條 對方講話中則改時再打 　 | |從這邊打的電話，常常會碰到對方在另一線電話講話中。這個時候不要用“我等待”而 | |問“是不是要些時間”如果還要一點時間的話,告訴對方“待一會再打來”先掛斷電話。這| |樣可以節(jié)省電話費用，同時兩邊的電話機都可以空出來?！?| |第二十條 要求對方打過來 　 | |向廠部訂貨的電話盡量避免。讓對方每天固定時間打電話來，...
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