時(shí)間管理原則40條
時(shí)間管理原則40條 考慮到一條原則就是：“一種接近于普遍適用的概括性結(jié)論”，所以下面列舉的所有原則 ，其中大部分是我所讀到.聽(tīng)到或系統(tǒng)地陳述過(guò)的，用"時(shí)間管理原則"這個(gè)名稱看來(lái)是恰 當(dāng)?shù)摹?1. 平等分配。任何人都沒(méi)有足夠的時(shí)間，然而每一個(gè)人又擁有自己的全部時(shí)間。這就 是著 名的“時(shí)間悖論”。時(shí)間是一種被相等地分配給所有人的資源。 2. 錯(cuò)誤的感覺(jué)。管理者的時(shí)間很少花費(fèi)在他自己想要花費(fèi)的地方。這種想法捉弄了時(shí) 間的所有者，使他錯(cuò)誤地認(rèn)為，他的時(shí)間正用于應(yīng)該用的地方，而不是用于實(shí)際 用的地方. 3. 時(shí)間分析之必要。每日活動(dòng)記錄至少持續(xù)1周，每15分鐘填寫寫1次，這作為有效時(shí) 間分析的基礎(chǔ)是必要的。這種活動(dòng)至少每半年應(yīng)該重復(fù)1次，以免恢復(fù)低劣的時(shí)間 管理方式。 4. 預(yù)料。事先有所準(zhǔn)備的活動(dòng)一般來(lái)說(shuō)比事后補(bǔ)救的活動(dòng)更為有效。小洞不補(bǔ)，大洞 吃苦。避免發(fā)生意外的最好辦法就是預(yù)料那些可能發(fā)生的意外事件，并為這制訂 應(yīng)急措施。我們假定，如果事情要出錯(cuò)，那就無(wú)法避免。（墨菲第三定律） 5. 計(jì)劃。絕大多數(shù)難題都是由未經(jīng)認(rèn)真思考慮的行動(dòng)引起的。在制訂有效的計(jì)劃中每 花費(fèi)1小時(shí)，在實(shí)施計(jì)劃中就可能節(jié)省3-- 4小時(shí)，并會(huì)得到更好的結(jié)果。如果你沒(méi)有認(rèn)真作計(jì)劃，那么實(shí)際上你正計(jì)劃著失 敗。 6、每日計(jì)劃。每日計(jì)劃對(duì)于有效地利用個(gè)人的時(shí)間是必不可少的，它應(yīng)該于前一天 下午或當(dāng)天開(kāi)始時(shí)制訂出來(lái)，并與近期的目標(biāo)和活動(dòng)相一致。 7、目標(biāo)。較有效的結(jié)果一般是通過(guò)對(duì)既定目標(biāo)的刻意追求來(lái)達(dá)到的，而不是依靠機(jī) 會(huì)。目標(biāo)管理的基本概念就來(lái)源于這個(gè)已被證實(shí)的原則。 8、優(yōu)先次序。應(yīng)該按照優(yōu)先次序?qū)Ω黜?xiàng)任務(wù)進(jìn)行時(shí)間預(yù)算或分配。不同的是很多管 理人員花費(fèi)時(shí)間的數(shù)量往往與他們?nèi)蝿?wù)的重要性成反例。（帕金森第二定律）（ 參看帕萊托原則：第10條） 9、最后時(shí)限。給自己規(guī)定最后時(shí)限并實(shí)行自我約束，持之以恒就能幫助管理人員克 服優(yōu)柔寡斷.猶豫不決和拖延的弊病。 10、集中。在人們有組織的努力中，少數(shù)關(guān)健性的努力（大約20%）通常能夠產(chǎn)生絕 大部分結(jié)果（大約80%）。這條原則也稱為帕萊托原則，即20/80定律。有效的管 理人員總是把他們的努力集中在能夠產(chǎn)生重大結(jié)果的那些"關(guān)鍵性的少數(shù)活動(dòng)上" 。（參看第31條） 11、效能與效率。假如執(zhí)行的是錯(cuò)誤的任務(wù)，或者把任務(wù)放在錯(cuò)誤的時(shí)間執(zhí)行，以及 毫無(wú)目的行動(dòng)，無(wú)論效率怎樣高，最終都將導(dǎo)致無(wú)效的結(jié)果。效率可以理解為正 確地做工作。效能可以理解為正確地做正確的工作。所謂有效的活動(dòng)，就是指用 最少的資源，包括時(shí)間，來(lái)得到最大的效果。 12、活動(dòng)與效果。管理人員往往忽視目標(biāo)，或者忘記預(yù)期的效果，而把精力全部集中 在活動(dòng)上。終日忙忙碌碌漸漸成為他們的目標(biāo)。這些管理人員趨向于活動(dòng)型而不 是效果型。他們不是去支配工作，而是往往被工作所左右。他們把動(dòng)機(jī)誤作成就 ，把活動(dòng)誤作效果。 13、最佳效果。用最小的努力獲得最大的收益，這就是最佳效果。 14、不切實(shí)際的時(shí)間預(yù)算。管理人員往往對(duì)完成任務(wù)所需要的時(shí)間抱樂(lè)觀態(tài)度。他們 也往往希望別人能夠比實(shí)際可能的要更快一點(diǎn)完成任務(wù)。所以有了墨菲的第二定 律：“每件事情做起來(lái)都比原來(lái)想象的要多花費(fèi)時(shí)間?！笨梢?jiàn)，管理人員易于自己 接受和期望別人做出不切實(shí)際的時(shí)間預(yù)算。 15、實(shí)現(xiàn)的可能性。預(yù)期事件出現(xiàn)的可能性直接伴隨實(shí)現(xiàn)它的有計(jì)劃的努力而增加。 16、緊急任務(wù)專制。管理人員常常處于緊急任務(wù)與重要任務(wù)互相擠的狀態(tài)中。緊急任 務(wù)要求立即行，就使他們沒(méi)有時(shí)間去考慮重要任務(wù)。管理人員就是這樣不知不覺(jué) 地被緊急任務(wù)所左右，并承受著時(shí)間的無(wú)休無(wú)止的重壓，這使他們急視了擱置重 要任務(wù)所帶來(lái)的更為嚴(yán)重的長(zhǎng)期的后果。 17、危機(jī)管理（反應(yīng)過(guò)度）。管理人員往往低估問(wèn)題，不善預(yù)料問(wèn)題的復(fù)雜性，或是 遇到所有問(wèn)題都反應(yīng)過(guò)度，仿佛碰到危機(jī)。這種危機(jī)管理和消防式工作的傾向往 往造成過(guò)分憂慮，削弱判斷力，導(dǎo)致倉(cāng)促?zèng)Q策和浪費(fèi)時(shí)間與精力。 18、選擇忽略（有限反應(yīng)）。對(duì)各種問(wèn)題和需求的反應(yīng)要切合實(shí)際，并要受制于情況 的需要。有些問(wèn)題如果你置之不理，它們消失了。通過(guò)有選擇地忽略那些可以自 行解決的問(wèn)題，大量的時(shí)間和精力就可以保存起來(lái)，用于更有用的工作（也稱作 “有意忽加重原則”） 19、機(jī)動(dòng)性。安排個(gè)人時(shí)間的程度上應(yīng)有機(jī)動(dòng)性，以便于應(yīng)付個(gè)人無(wú)法控制的力量。 總之，時(shí)間安排不要過(guò)滿，也不要過(guò)松。 20、問(wèn)題分析。不區(qū)分問(wèn)題的原因和現(xiàn)象，結(jié)果必然丟失實(shí)質(zhì)性問(wèn)題，而把精力和時(shí) 間耗費(fèi)在表面的問(wèn)題上。 21、選擇余地。在任何特定的情況下，都應(yīng)當(dāng)能夠提供一些可供選擇的可行性解決辦 法，否則，就會(huì)減少選擇最有效行動(dòng)方向的可能性。 22、猶豫不決。在需要做出決策的時(shí)候，很多管理人員毫無(wú)理由地躊躇不決.猶預(yù)不 定.或拒絕做出決策。猶預(yù)不決也應(yīng)該被視為一種決策--下決心不解決問(wèn)題。 23、拖延。應(yīng)該馬上做出的決策延期去做，應(yīng)該付諸的行動(dòng)一再推遲，久而久之，就 養(yǎng)成了拖延的習(xí)慣，使你失去時(shí)間.錯(cuò)過(guò)機(jī)會(huì).增加最后時(shí)限的壓力和產(chǎn)生各種危 機(jī)。 24、完整的下屬工作。管理人員授權(quán)時(shí)應(yīng)該把完成一項(xiàng)“完整任務(wù)”所要求的責(zé)任和權(quán) 力同時(shí)授出。這樣做既節(jié)省了時(shí)間，得以使自己去做更為得要的工作（否則就得 親自完成這些任務(wù)）；也使自己身國(guó)的工作者更樂(lè)意接受分配的工作，并提高了 整個(gè)組織的效能。 25、授權(quán)（決策層次）。應(yīng)該把決策權(quán)授予能夠做出準(zhǔn)確判斷和便于獲取有關(guān)事實(shí)的 盡可能低的層次。 26、上交問(wèn)題。管理人員往往喜歡下屬依賴他們解決問(wèn)題，這樣不知不覺(jué)地助長(zhǎng)了下 屬上交問(wèn)題，這樣不知不覺(jué)地助長(zhǎng)了下屬上交問(wèn)題（顛倒了）的傾向。他們這樣 做的原因可能是無(wú)意識(shí)地訓(xùn)導(dǎo)下屬：“不經(jīng)過(guò)我的同意，什么也不要做”的結(jié)果。 27、例行公事（瑣碎事務(wù)）。所有對(duì)目標(biāo)沒(méi)有多少價(jià)值的例行公事都應(yīng)該給予合并. 取消.授權(quán)或減少到盡可能低的程度。管理人員應(yīng)該使自己擺脫不必要的瑣事， 并有選擇地忽略不必要的材料。（參見(jiàn)第30條例外管理） 28、合并。在安排工作時(shí)間時(shí)，應(yīng)當(dāng)把類似的工作集中起來(lái)，以便消除重復(fù)的活動(dòng)， 并盡力減少打擾，諸如來(lái)往電話之類。這樣做將能經(jīng)濟(jì)地利用各種資源，包括個(gè) 人的時(shí)間和精力。 29、反饋。對(duì)通向目標(biāo)的實(shí)施情況進(jìn)行定期反饋，是保證計(jì)劃順利進(jìn)展的前提。進(jìn)度 報(bào)告應(yīng)該明胡指出各種問(wèn)題（即在執(zhí)行計(jì)劃過(guò)程中產(chǎn)生的實(shí)際偏差），以便及時(shí) 進(jìn)行糾正。 30、例外管理。只有在執(zhí)行計(jì)劃的實(shí)際結(jié)果中出現(xiàn)的得大偏差，才應(yīng)該向主管人員匯 報(bào)，使他能夠留時(shí)間和能力。與“例外管理”概念有關(guān)系的是除基本事實(shí)以外一概 拒絕插手的“無(wú)需了解”概念。 31、中斷控制。無(wú)論從事任何活動(dòng)，都應(yīng)該預(yù)先設(shè)法把各種打擾的次數(shù).影響和持續(xù) 時(shí)間減少到最低限度。 32、計(jì)劃躲避。管理人員必須設(shè)法安排一些沒(méi)有打擾的.集中在一起的工作時(shí)間。"閉 門謝客".秘書對(duì)電話和不期的來(lái)訪者的阻擋.以及一個(gè)隱蔽的工作地點(diǎn)，是獲得 這段寶貴時(shí)間的3個(gè)最有效的方法。那種認(rèn)為管理人員應(yīng)當(dāng)"易于接近"的錯(cuò)誤觀 點(diǎn)，已經(jīng)使許多人養(yǎng)成了"始終開(kāi)門辦公"的陋習(xí)。他們敞開(kāi)辦公室的大門，仿佛 在不斷邀請(qǐng)過(guò)路者和走廊漫游者順便前來(lái)拜訪。 33、可見(jiàn)性。你打算做的那些事情具有要見(jiàn)性，就提高了達(dá)到你的目標(biāo)的可靠性。你 不可能去做你記不憑住的事。這條可見(jiàn)性控制原則存在于許多時(shí)間管理方法中， 如經(jīng)濟(jì)性實(shí)驗(yàn)室的計(jì)劃表.工作日計(jì)時(shí)袋和辦公桌上的日程表，以及工程控制圖 等。 34、時(shí)晰。簡(jiǎn)單.明了.清晰的語(yǔ)言是正確理解和節(jié)省時(shí)間的保證。 35、簡(jiǎn)潔。文字和情節(jié)的簡(jiǎn)潔能夠節(jié)省時(shí)間，同時(shí)促進(jìn)理解。 36、習(xí)慣。管理人員往往成為自己各種習(xí)慣方式的受害者。他們易于沿襲自己所管理 的那些組織中的老的習(xí)慣作法。要打破這些根深蒂固的舊習(xí)慣是非常困難的，需 要不斷地進(jìn)行自我約束的訓(xùn)練。 37、工作膨脹（帕金森定律）。工作易于擴(kuò)張，以充分利用所有可以利用的時(shí)間。 38、實(shí)施和連續(xù)。實(shí)施時(shí)間計(jì)劃，使之連續(xù)不斷，是每天進(jìn)行有效時(shí)間管理的必要的 基礎(chǔ)。 39、接受。管理人員應(yīng)該有勇氣去改變那些能夠被改變的事物……甘心情愿去按受那些 無(wú)法改變的事物……尋求智慧去認(rèn)識(shí)那些不同的事物。 40、管理上的需要。時(shí)間是所有管理資源中最重要的資源，既無(wú)法替換也無(wú)法補(bǔ)救。 正象本·富蘭克林所指出的："你的時(shí)間用完了，你的使命也就到頭了。"有效地能 力就無(wú)法從事任何管理。
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