時間管理
導語 人生最寶貴的兩項資產(chǎn)，一項是頭腦，一項是時間。無論你做 什么事情，即使不用腦子，也要花費時間。因此，管理時間的水平 高低，會決定你事業(yè)和生活的成敗。 每個星期有168 個小時，其中56 個小時在睡眠中度過，21 個 小時在吃飯和休息中度過，剩下的91 個小時則由你來決定做什么 ——每天13 個小時。如何根據(jù)你的價值觀和目標管理時間，是一 項重要的技巧。它使你能控制生活，善用時間，朝自己的方向前進， 而不致在忙亂中迷失方向。 我們將用7 天的時間，學習時間管理的基本原則，了解怎樣才 能更有效地安排時間，減輕工作和學習壓力。時間管理能幫助你制 訂出有效的時間表，減輕壓力和憂慮，最大限度利用時間。不用擔 心，時間表不會讓你變成機器人，相反，它能使你享受自覺支配時 間的自由感。 完成課程以后，你將能： ·明確時間管理的五個步驟 ·了解時間管理中，“價值”和“目標”的含義 ·確認和區(qū)分不同類型的任務 ·制訂有效的日程表 在開始學習之前，請對以下幾點多加注意： 7 天學會高效管理時間第2頁 學習如何學習學習如何思考學習如何記憶 來魔力一刻學習社獲取更多資料 ·勤做練習。時間管理的實踐性很強，課程中的每一項練習都 對提高我們的時間管理水平有很大幫助，如果不認真地完成它們， 學習效果將大打折扣。 ·學以致用。時間管理的個性化很強，每個人都有自己的時間 管理特色，以便和自己的生活方式及環(huán)境相適應。課程中介紹的原 則和技巧只有運用到實際中才有效用，光記住它們，對改進我們的 時間管理是沒有意義的。我們最好一邊學，一邊運用起來，以便印 證它們是否真的有效。 祝你在這一周里學習愉快，學有所成！ 7 天學會高效管理時間第3頁 學習如何學習學習如何思考學習如何記憶 來魔力一刻學習社獲取更多資料 第一天 今天是課程的第一天，我們將通過一個練習和一套自測題來了 解什么是時間管理。 請先完成下面這個小練習，在后面我們將以它作為講解實例。 練 習 假設現(xiàn)在是星期一的晚上，你要計劃未來五天的日程，面前是這五天要 做的事情： 1．你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生 2．星期六是一個好朋友的生日--你還沒有買禮物和生日卡 3．你有好幾個月沒有回家，也沒有寫信或打電話 4．有一份夜間兼職不錯，但你必須在星期二或星期三晚上去面試（19 點以前），估計要花1 小時。 5．明晚8 點有個1 小時長的電視節(jié)目，與你的工作有密切關系 6．明晚有一場演唱會 7．你在圖書館借的書明天到期 8．外地一個朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李 9．你要在星期五交計劃書之前把它復印一份 10．明天下午2 點到4 點有一個會議 11．你欠某人200 元錢--他明天也將參加那個會議 12．你明天早上從9 點到11 點要聽一場講座 13．你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面 14．你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗 15．你想好好洗個澡 16．你負責的項目小組將在明天下午6點鐘開會，預計1小時 7 天學會高效管理時間第4頁 學習如何學習學習如何思考學習如何記憶 來魔力一刻學習社獲取更多資料 17．你身上只有5 塊錢，需要取錢 18．大家明天晚上聚餐 19．你錯過了星期一的例會，要在下星期一之前復印一份會議記錄 20．這個星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需 2 小時 21．你收到一個朋友的信1 個月了，沒有回信，也沒有打電話給他 22．星期天早上要作一次簡報，預計準備簡報要花費15個小時，而且 只能用業(yè)余時間 23．你邀請戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有 24．下個星期二，你要參加一次業(yè)務考試 請將這份事件清單中的各種事件劃分不同的優(yōu)先級，按優(yōu)先級把它們重 新排序，然后根據(jù)這些事件，制訂一個周末的時間安排表。 在這些項目中，有些是互相沖突的，有些則富有彈性。如何制 訂一份合理實用的計劃表呢？在制訂時間表以前，請： 1．把要做的事情全部看一遍 2．確定每件事情的重要等級 3．根據(jù)重要程度把事情重新排序 時間表可以參照下頁的格式： 7 天學會高效管理時間第5頁 學習如何學習學習如何思考學習如何記憶 來魔力一刻學習社獲取更多資料 時間 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 每天上班時間為8 點-18 點（含往來交通時間，中午有1小時休息） 08.00 08.30 09.00 09.30 10.00 10.30 11.00 11.30 12.00 12.30 13.00 13.30 14.00 14.30 15.00 15.30 16.00 16.30 17.00 17.30 18.00 18.30 19.00 19.30 20.00 20.30 21.00 21.30 22.00 22.30 23.00 7 天學會高效管理時間第6頁 學習如何學習學習如何思考學習如何記憶 來魔力一刻學習社獲取更多資料 編好時間表以后，請考慮： · 哪些事情被放棄不做？為什么？ · 哪件事情有最高的優(yōu)先級？為什么？ · 你會高興地執(zhí)行這個計劃嗎？ 請把你的回答寫在下面： · 哪些事情被放棄不做？為什么？ · 哪件事情有最高的優(yōu)先級？為什么？ · 你會高興地執(zhí)行這個計劃嗎？ 為什么？ 7 天學會高效管理時間第7頁 學習如何學習學習如何思考學習如何記憶 來魔力一刻學習社獲取更多資料 第二天 前一天，我們動筆寫了一份為期一周的時間表，對時間管理有 了親身體會?，F(xiàn)在，我們來學習有關的知識，以便能做得更好。 任何有效的時間管理系統(tǒng)都包含以下五個步驟： 1 明確你的價值觀 2 確定你的目標 3 對你的目標按優(yōu)先級排序 4 明確你的任務 5 對任務按優(yōu)先級排序 價值觀是我們想和做的基本原則，它是進行時間安排的最基本 的因素。我們有不同的價值標準，它們形成我們個人特性的基礎， 也是我們進行時間管理的基礎。大多數(shù)時候，我們根據(jù)自己的價值 觀采取行動，雖然往往沒有意識到這一點。 什么對你而言是最重要的？家庭？工作？金錢？你首先要明 確自己需要的是什么，然后才能朝那個方向走。如果你不知道自己 的目的地，你很可能會到達別的地方。 上一節(jié)練習中的事件可以分為幾個類別： 健康——看牙醫(yī)，洗澡，等等 家庭——給家里打電話，等等 友誼——買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等 愛情——準備燭光晚餐，等等 7 天學會高效管理時間第8頁 學習如何學習學習如何思考學習如何記憶 來魔力一刻學習社獲取更多資料 工作——簡報，電視節(jié)目，會議，整理材料，考試，等等 金錢——夜間兼職的面試，等等 興趣——看演唱會，等等 重看一遍你對這些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一項放 在首位，把哪些放在無關緊要的地方。這就是你的價值觀。 目標是我們的需求和愿望——我們想得到什么。它們應該直接 源于我們的價值觀。否則，我們所做的事將無法滿足自己的需要。 目標往往不能由單個行動達到，需要花費相當長的時間，并需要采 取若干步驟。 例如，周末有一對矛盾：要么去外地拜訪朋友，要么準備星期 天的報告。 如果你決定去外地訪問朋友，而不為報告做準備，你的目標很 可能是：保持友誼，哪怕自己做出某些犧牲。 如果你不去訪問朋友，而是準備報告，你的目標很可能是：盡 最大努力完成工作。 當然，保持友誼和完成工作都是你的目標。但你對它們的重視 程度取決于你的價值觀。 把友誼放在前一位的價值觀可能是：你對生活的真正滿足源于 你的家庭和朋友。 把工作放在前一位的價值觀可能是：你對生活 的真正滿足來自于追求卓越。 再如，任務表中還有一對矛盾：星期二和星期三晚上，在公司 開會、兼職面試、看演唱會三者之間只能挑選兩樣，舍棄一樣。它 們分別代表的是工作、金錢和興趣，對它們?nèi)绾闻判?，也完全取決 于你的價值觀和目標。 7 天學會高效管理時間第9頁 學習如何學習學習如何思考學習如何記憶 來魔力一刻學習社獲取更多資料 一旦明確了自己的價值觀和目標，接下來制訂日程表的過程就 很簡單了。 下面是一套時間管理能力的自測題，請為每一項選擇最適合你 的修飾語：是“總是”，還是“經(jīng)?！保蚴恰昂苌佟?？ 總是 經(jīng)常 很少 1 我覺得我可以工作得更努力 2 我可以告訴你上個星期我工作了多少個小時 3 我常常把事情留到最后一分鐘才做 4 對我來說，開始一項工作很難 5 我對下一步要做什么不很確定 6 我要開始做某件事之前，要拖延很長時間 7 我不知道我做的是否足夠多 8 我在不同的任務之間頻繁地換來換去 9 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高 10 我在某些時間的工作效率比在其他時間的高 11 我工作起來沒有規(guī)律，往往在某件事上花費很多時間后又置之不理 12 我不可能完成我想做的全部事情 13 我不肯定自己是否在優(yōu)先處理最重要的事情 14 到這門課程結(jié)束之前，我不敢肯定自己是否會堅持到底 15 我工作時沒有任何計劃 請把你的答案和后面的解釋互相對照。 7 天學會高效管理時間第10頁 學習如何學習學習如何思考學習如何記憶 來魔力一刻學習社獲取更多資料 1. 我覺得我可以工作得更努力 你總是覺得你可以做得更好一些嗎？如果你總是覺得自己的 時間沒有發(fā)揮最大作用，這說明你的時間管理技巧有問題，你要學 會善用時間。 2. 我可以告訴你上個星期我工作了多少個小時 很多人對自己的工作時間只有個大致的印象：我好象一直在工 作。這樣是不行的。人們的感覺往往和實際并不相符。研究人員用 錄像機攝下實驗者的工作情況，把統(tǒng)計得到的工作時間與實驗者自 我感覺的工作時間對照，發(fā)現(xiàn)兩者之間的差距相當大。如果你對自 己的工作時間沒有明確的認識，最好花一天至一星期的時間，逐小 時記錄自己的工作時間，結(jié)果說不定會使你大吃一驚。 3. 我常常把事情留到最后一分鐘才做 如果總是出現(xiàn)這種情況，有兩種可能原因：一是你忽視時間管 理，不使用時間表，二是在制訂時間表時，沒有依照合理的順序。 4. 對我來說，開始一項工作很難 哪怕訂好了計劃，要開始做這件工作，仍是件頭疼的事——如 果常常出現(xiàn)這種情況，那么，癥結(jié)不在制訂計劃的環(huán)節(jié)，而在于“行 動”這一環(huán)。你要有意識地增強自己的行動意識，并學會一些克服 拖延的技巧。 5. 我對下一步要做什么不很確定 7 天學會高效管理時間第11頁 學習如何學習學習如何思考學習如何記憶 來魔力一刻學習社獲取更多資料 如果總是對下一步要做什么不很確定，則是缺乏整體計劃的表 現(xiàn)。 6. 我要開始做某件事之前，要拖延很長時間 請參見對第4 項的解釋 7. 我不知道我做的是否足夠多 請參見對第1 項的解釋 8. 我在不同的任務之間頻繁地換來換去 怎樣確定分配給不同任務的時間段長度，是一項重要的技巧， 過長或過短都會降低你的效率，你可以通過測試和記錄來確定最適 合自己的間隔。 9. 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高 沒有人能完成排除外界影響，不同的地點對人的工作效率有不 同的影響，只不過人們往往沒有留意這一點。如果你清楚地知道自 己在哪些地方的工作效率較高，說明你對自己很了解。這有助于你 進行時間管理。 10. 我在某些時間的工作效率比在其他時間的高 請參見對第9 項的解釋。 7 天學會高效管理時間第12頁 學習如何學習學習如何思考學習如何記憶 來魔力一刻學習社獲取更多資料 11. 我工作起來沒有規(guī)律，往往在某件事上花費很多時間后又置 之不理 這也是缺乏整體計劃的表現(xiàn)。 12. 我不可能完成我想做的所有事情 人不可能完成所有想做的事情，在制訂時間表時必須有所取 舍。但如果連時間表上的事情也總是不能完成，那么不是時間表不 切實際，就是執(zhí)行的過程出現(xiàn)問題。 13. 我不肯定自己是否在優(yōu)先處理最重要的事情 先明確價值觀，再確定目標，就能容易地為各種事情確定優(yōu)先 級，優(yōu)先處理重要的事情。如果總是對此感到迷惘，則說明對自己 的價值觀不很明確，不能清楚地表述自己真正需要的是什么。 14. 到這門課程結(jié)束之前，我不敢肯定自己是否會堅持到底 如果因為缺乏計劃和執(zhí)行能力，常常不能完成想做的事情，就 會對自己失去信心，做任何事情的時候都不知道自己是否會堅持到 底。 15. 我工作時沒有任何計劃 這是你對自己的計劃性的評價，請對照上面各項的解釋，看你 對自己的評價是否適當。 7 天學會高效管理時間第13頁 學習如何學習學習如何思考學習如何記憶 來魔力一刻學習社獲取更多資料 第三天 經(jīng)過兩天的學習，你是不是感到自己對時間管理有了更深的了 解，管理起時間來更輕松了呢？時間管理的精髓遠不止此，今天， 我們除了進一步探索價值觀對時間管理的影響，還將學習更多內(nèi) 容：任務的類型。 請在腦海中想象一棵大樹，樹根是你的價值觀，樹干是你的目 標，樹的主枝是你的主要任務，樹的細枝和葉子是你的次要任務。 你所做的一切應源于你的價值觀，它是樹根。 你的目標支撐著各種各樣的任務，它們都是為實現(xiàn)你的目標服 務的。 樹的姿態(tài)和生長方向由它的主枝表現(xiàn)出來，同樣，你通過主要 任務來實現(xiàn)你...
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