文件管理
文件管理 |文件編號： |生效日期： |受控編號： | |NP602100 |2000.3.20 | | |密級：秘密 |版次：Ver2.1 |修改狀態(tài)： | |總頁數 |9 |正文 |6 |附錄 |3 | |編制：李民 |審核：孟莉 |批準：孟莉 | 沈陽東大阿爾派軟件股份有限公司 (版權所有，翻版必究) 文件修改控制 |修改記錄編號 |修改 |修改頁碼及條款 |修改人|審核人|批準人|修改日期 | | |狀態(tài) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 目錄 1. 目的 2. 適用范圍 3. 職責 4. 術語和縮略語 5. 工作程序 5.1 文件控制范圍 5.2 文件的編號 5.3 質量體系文件的控制 5.4 其它文件的控制 5.5 文件的保管 5.6 文件的網上發(fā)布 6. 引用文件 6.1 NP602200《信息管理》 6.2 NW602101《文件編寫導則》 6.3 NW602102《文件編號規(guī)定》 7. 質量記錄 7.1 NR602100A“文件發(fā)行審批表” 7.2 NR602100B“文件修改申請與記錄單” 7.3 NR602100C“文件發(fā)行控制表” 目的 通過規(guī)定文檔的編制、審查、發(fā)布、更改和收回廢除必須遵守的過程，確保相關部門 得到有效的文件。 適用范圍 本程序適用于質量體系文件，以及軟件開發(fā)產品和/或服務的過程中產生的文檔管理 。 注：質量體系文件、軟件開發(fā)產品和/或服務過程中產生的文檔，以下統(tǒng)稱文件。 職責 3.1 質量保證部門：負責組織質量體系文件的編制、發(fā)放和更改控制。 2. 項目管理部門：負責技術文檔發(fā)行及更改控制。 3. 相關部門：負責各自部門的專用文檔及資料的編寫、更改。 術語和縮略語 本程序采用NQ402100《質量手冊》中的術語和縮略語及其定義。 工作程序 5.1 文件控制范圍 1. 質量體系文件，其分類為： 1. 質量手冊 2. 程序文件 3. 支持性文件：包括作業(yè)指導文件、技術規(guī)范及有關資料。其中：作業(yè)指導文 件指在執(zhí)行程序文件時參考的具體作業(yè)文件；技術規(guī)范指在軟件產品開發(fā) 過程中應遵守的技術準則及規(guī)定。 2. 所有本公司質量活動的計劃和進展及與客戶相互配合的計劃性文檔。 3. 描述一個具體軟件產品或軟件項目的技術文檔和用戶文檔，包括 ——開發(fā)階段輸入/輸出； ——驗證和確認的計劃和結果； ——提供給客戶的文檔； ——維護文檔。 5.2 文件的編號 文件的編號按照NW602102《文件編號規(guī)定》執(zhí)行。 5.3 質量體系文件的控制 5.3.1 編寫 5.3.1.1 質量手冊及程序文件由管理者代表負責，并責成質量保證部門組織相關人員進 行編寫。 5.3.1.2 技術規(guī)范及作業(yè)指導書由技術總監(jiān)負責，并責成質量保證部門組織相關人員進 行編寫。 5.3.1.3 各類文件的格式按照NW602101《文件編寫導則》及相應的規(guī)范要求編寫。 5.3.2 審批 |文件種類 |審核 |批準 | |質量手冊 |管理者代表 |總經理 | |程序文件 |相關部門負責人 |管理者代表 | |技術規(guī)范 |相關部門負責人 |技術總監(jiān) | |作業(yè)指導書 |相關部門負責人 |管理者代表 | |其他文件 |按相應程序文件規(guī)定執(zhí)行審批 | 5.3.3 質量體系文件的復制和發(fā)行 5.3.3.1 質量體系發(fā)行，由質量保證部門編制“文件發(fā)行控制表”，經管理者代表或總經 理批準后進行質量體系文件的發(fā)行，填寫“文件發(fā)行審批表”，給出受控編號， 按文件指定發(fā)放的范圍與方式進行發(fā)行。因特殊情況而超出發(fā)放范圍發(fā)行文件 時，必須經文件原審批部門批準后發(fā)行，對外發(fā)行文件必須經過公司主管領導 批準，同時應填寫“文件發(fā)行審批表”。 2. 當文件介質破損嚴重時，應到質量保證部門更換。新文件受控編號仍沿用原文 件受控編號，并將破損文件銷毀。 3. 當文件使用人將文件丟失后，按5.3.3.2辦理申請領用手續(xù)，但必須在領用申請 中 作出說明。質量保證部門在補發(fā)時應給予新的受控編號，并在“文件發(fā)行審批 表”的備注項注明丟失，其受控編號作廢。 5.3.4 質量體系文件的更改與作廢 5.3.4.1 根據糾正和預防措施的要求或文件使用人員的意見可對文件進行更改。使用部門 申請更改文件時，須填寫NR602100B“文件修改申請與記錄單”。 2. 文件的修改由相應的文件編制部門實施。文件更改后，注明修改狀態(tài)和更改生效 時間，并填寫文件修改記錄。文件更改的審核、批準應由原審批部門進行。 5.3.4.3 收回舊版失效文件。對于收回的舊版文件，需要保留作為檔案資料的文件，在 文件介質加蓋或注明“留存”標志后存檔。需要作廢的由質量保證部門在文件介 質加蓋或注明“作廢”標志后銷毀。 5.4 其它文件的控制 5.4.1 與開發(fā)有關的技術文檔的編制、審批與更改控制按相應的程序文件的規(guī)定執(zhí)行 ，并由項目管理部門進行發(fā)行。 2. 與開發(fā)無直接關系的其它文件的編制審批按相應的程序文件的規(guī)定進行。 5.5 文件的保管 各類受控文件由文件的發(fā)行和領用部門分別保管，非受控文件由文件的使用部 門保管。用戶文檔以及與用戶交往過程中使用的文檔由開發(fā)部門負責保管。項 目結束后所有技術文檔及來往文件交項目管理部門保管。 5.6 文件的網上發(fā)布 文件可在公司內部網上進行發(fā)布，保證各使用部門能夠及時獲取有效文件。文 件的網上使用安全管理依據程序文件NP602200《信息管理》的規(guī)定。 引用文件 6.1 NP602200《信息管理》 6.2 NW602101《文件編寫導則》 6.3 NW602102《文件編號規(guī)定》 質量記錄 7.1 NR602100A“文件發(fā)行審批表” 7.2 NR602100B“文件修改申請與記錄單” 7.3 NR602100C“文件發(fā)行控制表” 文件發(fā)行審批表 記錄編號：NR602100A- |序|文件編號|文件名稱 |版本號 |受控 |發(fā)行 |發(fā)行 |發(fā)行人 |領用部門 |領用人/日期 |收回日期 | |號| | | |編號 |方式 |審批 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 1. 本表內容不足以記錄時，可以在附頁填寫。 第 頁/共 頁 文件修改申請與記錄單 記錄編號：NR602100B- 日期： 年 月 日 |文件編號： |文件名稱： |更改前版本： | |修改人： |申請修改部門： |更改后版本： | | 修改原因： | | 申請修改內容（申請人填寫）： | 審批修改內容（文件修改人填寫）： | |審核意見（業(yè)務主管審核） | | | | | |審核人/日期 | |批準意見（管理者代表批準） | | | | | |批準人/日期 | 1. “修改內容”需分別寫出修改前后對應部分的內容。 2. 本表內容不足以記錄時，可以在附頁填寫。 第 頁/共 頁 文件發(fā)行控制表 記錄編號：NR602100C- |文件編號 |文件名稱 |版本 |受控編 |發(fā)行方 |發(fā)行部門 | | | | |號 |式 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ...
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