如何進(jìn)行項目管理
[pic] 一個好的項目，往往會給企業(yè)帶來豐厚的利潤，而一個優(yōu)秀的項目管理者，則是整個項 目獲得成功的重要保證。本書從項目管理職能的角度，全面系統(tǒng)地為讀者展示了項目管 理核心知識和實用技巧，全書共分為九章，分別針對項目標(biāo)和范圍，項目組織、項目人 力資源、進(jìn)度、采購、質(zhì)量、溝通和項目風(fēng)險的管理，進(jìn)行了詳細(xì)地介紹。 1. 項目目標(biāo)和范圍管理 技能點1 如何定義客戶的需求 　　主 題 詞 項目管理·項目目標(biāo)和范圍管理·客戶需求定義 　　適用情景 當(dāng)想準(zhǔn)確把握客戶的需求并達(dá)到所希望的目標(biāo)時，查看此技能。 　　7 技能描述 　　客戶需求定義是項目啟動階段首要的工作，也是定義項目目標(biāo)的基礎(chǔ)，是項目產(chǎn)生 的基本前提。它始于客戶的需求，結(jié)束于需求建議書的發(fā)布。定義客戶需求是為了使客 戶所期望的目標(biāo)能以更好的方式實現(xiàn)，只有需求清晰明了，承約商才能準(zhǔn)確把握客戶意 圖，規(guī)劃出好的項目。 　　然而，恰當(dāng)?shù)囟x需求并不容易，下面將探討一些能夠促使項目人員有效定義客戶 需求的方法。 　　? 全面理解項目的處境和現(xiàn)行系統(tǒng) 　　了解客戶的需求，就必須要對客戶需求的項目進(jìn)行分析。建議項目分析員采取的第 一步是研究項目的現(xiàn)行系統(tǒng)。所謂現(xiàn)行系統(tǒng)是指項目的相關(guān)環(huán)境：項目運行的組織環(huán)境 怎樣？相關(guān)成員是誰？政治環(huán)境怎樣？潛在的議程是什么？對系統(tǒng)的研究包括獲得對現(xiàn) 行系統(tǒng)功能運作的詳細(xì)理解、識別系統(tǒng)內(nèi)信息流、列出系統(tǒng)輸入與輸出等等。需求分析 員必須跳出對問題做純粹技術(shù)研究的框框。他們應(yīng)盡力理解現(xiàn)行系統(tǒng)。如果不能很好地 了解項目環(huán)境，對于滿足客戶的真正需要，需求分析員就只能有一種近視的觀點。 　　? 識別多元客戶以優(yōu)先順序排列他們的需求 　　在充分理解了現(xiàn)行系統(tǒng)和項目環(huán)境后，需求分析員應(yīng)該清楚地知道受項目影響的是 哪些人，以及誰會關(guān)心項目結(jié)果—這是最廣泛意義上的客戶，他們包括客戶組織中不同的 參加者以及項目組織中的成員。由于總是具有多元客戶，需求分析員應(yīng)制定一份多個成 員的名單并列出表格，如果僅僅是作為外圍人員參與項目，就可以將其從列表中劃去。 留下與項目有密切關(guān)系的人員，他們的行為（即使不采取任何行動）對項目及其運作都 具有顯而易見的影響力，明確相互之間可能會產(chǎn)生沖突的相關(guān)人員的不同利益，并大體 上制定出如何按優(yōu)先順序排列他們。 　　? 組織一個需求定義任務(wù)小組 　　需求信息可通過采訪、觀察以及查閱組織章程獲得，但有效的需求分析應(yīng)由一個代 表不同客戶的需求定義任務(wù)小組來完成。需求任務(wù)小組的成員由客戶方代表、項目執(zhí)行 方代表（需求分析員）和有關(guān)專家組成。由于任務(wù)小組是由代表不同利益方面的代表組 成，這使得各種觀點能夠相互交叉，并且任務(wù)小組使得不同客戶群可以通過溝通進(jìn)行協(xié) 商，使一些困難的決策從需求分析員轉(zhuǎn)移到客戶身上，加上相關(guān)客戶方的代表在定義其 需求時能較早與項目組合作，這樣，就能便于更好地理解項目。因此，任務(wù)小組對于客 戶需求的最終建議會比僅由一兩個人確認(rèn)的需求更具生命力，更為合理。 　　? 幫助客戶了解相關(guān)項目知識 　　客戶一般并不明白他們確實需要什么，需求分析員的主要作用是同客戶緊密合作并 幫助他們找出其需求的明確要求，這可通過培訓(xùn)客戶來實施。即讓客戶對所涉及的技術(shù) 問題有所理解，包括項目中的技術(shù)問題是什么，可交付何種產(chǎn)品來體現(xiàn)這些技術(shù)，交付 產(chǎn)品的功能如何，有何局限性。另外，對客戶進(jìn)行項目管理基礎(chǔ)教育也很有用，以便他 們可以更好地理解如何來說明需求，并要使客戶認(rèn)識到需求變化是很自然的，這些變化 會增加項目正常管理的成本。這樣，通過進(jìn)一步了解項目實施中產(chǎn)生的問題，客戶會明 白自己在定義需求時的責(zé)任是什么，從而可以配合需求分析員的工作。 　　幫助客戶定義并識別需求是項目管理者在項目啟動階段要做的第一件大事，因此作 為項目管理者要慎重對待。 　　9 牢記要點 　　定義客戶需求的方法： 　　_ 全面理解項目的處境和現(xiàn)行系統(tǒng) 　　_ 識別多元客戶以優(yōu)先順序排列他們的需求 　　_ 組織一個需求定義任務(wù)小組 　　_ 幫助客戶了解相關(guān)項目管理知識 　　如果某一客戶感到居住多年的房子已顯陳舊，一般都有將房子重新裝修一番的想法 ，此時客戶的需求便產(chǎn)生了：需要將其重新裝修。但是，此時的需求尚處于一種“朦朧” 的狀態(tài)，因為能滿足他這一愿望的還是一個較大的范圍，裝修的風(fēng)格有多種多樣，所需 花費也大相徑庭。為此，客戶要同有關(guān)的裝修公司接觸，征詢他們的意見。假如當(dāng)裝修 公司詢問客戶需要什么樣的布局和風(fēng)格時，客戶說：“你知道我是一個知識分子，房間的 布局、風(fēng)格應(yīng)充滿書香氣，具有古典之美才對！” 　　這時裝修公司就可以按照客戶的想法，定義他的需求并提出多種方案供客戶選擇， 以下是裝修公司需要做的工作： 　　一、征詢房主的意見和喜歡的風(fēng)格； 　　二、了解房主為裝修所做的預(yù)算； 　　三、按照房主的需求設(shè)計幾種裝修方案供房主參考。 　　以上的過程就是定義客戶需求的過程。 　　. 實踐練習(xí) 　　請您做下面的實踐練習(xí)題： 　　下表中那些是定義客戶需求的行為，請判斷。 　　定義客戶需求 1．對現(xiàn)行系統(tǒng)功能運作進(jìn)行詳細(xì)了解 □是 □否 　　 2．了解誰會關(guān)心項目結(jié)果 □是 □否 　　 3．制作多個成員的名單列表 □是 □否 　　 4．由客戶組織需求定義任務(wù)小組 □是 □否 　　 5．給客戶培訓(xùn)項目管理知識 □是 □否 　　 6．同裝修房子的客戶接觸了解其喜歡的風(fēng)格 □是 □否 　　參考答案：1.是；2.是；3.是；4.否；5.是；6.是。 技能點2 如保做好項目可行性研究 　　主 題 詞 項目管理·項目目標(biāo)和范圍管理·項目可行性研究 　　適用情景 當(dāng)論證一個項目是否可行并給投資者的最終決策提供依據(jù)時，查看此技能。 　　7 技能描述 　　在啟動項目之前，必須對項目建議做可行性研究?？尚行匝芯恳疾於喾N可能的方 案并識別潛在問題。一般來說，做好可行性研究要做好以下三個方面的工作： 　　1．了解可行性研究的目標(biāo) 　　可行性研究需要時間和金錢的投入，對它進(jìn)行有效的管理非常必要，如果能夠理解 可行性研究的目的和項目成功的評價指標(biāo)，就可以集中精力做好工作。各個項目的可行 性研究內(nèi)容不盡相同，但是以下幾點是基本的、重要的： 　?。?）考察備選方案。考察盡可能多的方案，對每一種方案都要分析一下，看看在市 場和技術(shù)條件的限制之下，這個方案是否可以改進(jìn)一下。 　?。?）對重要問題做出明確回答?？尚行匝芯勘仨殞σ恍┲匾獑栴}做出明確的回答， 特別是在考察備選方案時。這些重要問題包括：對項目成本和收入的估算，對項目參與 各方各自目的的理解，確認(rèn)項目在技術(shù)和財務(wù)方面的可行性，估算出可能得到的經(jīng)濟(jì)、 金融回報。 　?。?）評價各個方案?？尚行匝芯恳軌虻玫阶銐虻男畔⒂糜谠u價各個方案。這些評 價指標(biāo)要考慮項目目的和項目出資人的利益。 　?。?）提供項目實施方案?？尚行匝芯康慕Y(jié)果要能夠提供未來項目方案實施的思路。 我們可以把可行性研究看做是一個過濾器，它濾去了那些不能滿足項目目標(biāo)的方案?？?行性研究最終要為下一個階段（設(shè)計和評估階段）提供一個更新過的項目產(chǎn)品規(guī)范和該 階段的工作計劃，它同時可以為項目實施階段提供計劃草案。 　　2．啟動可行性研究 　　啟動可行性研究需要經(jīng)過以下5個步驟： 　?。?）組建管理團(tuán)隊。為項目的可行性研究組建一個管理團(tuán)隊，由經(jīng)驗豐富的管理者 和團(tuán)隊成員組成。團(tuán)隊的組合根據(jù)項目的性質(zhì)而決定。一般來講，這個團(tuán)隊?wèi)?yīng)該包括技 術(shù)、金融、營銷方面的專家對于大的項目，團(tuán)隊還會包括經(jīng)濟(jì)學(xué)家、法律和環(huán)境方面的 專家以及人力資源專家等。可行性研究的組織管理者不一定是隨后進(jìn)行的規(guī)劃、組織、 實施、控制項目的項目經(jīng)理，但是最好能夠讓項目經(jīng)理成為項目可行性研究團(tuán)隊的成員 之一，這樣，項目經(jīng)理才能夠?qū)椖坑懈羁痰睦斫?，對項目產(chǎn)生更強(qiáng)的主人翁意識， 對項目成功做出更大的承諾。 　　（2）確定研究的范圍。確定可行性研究的范圍，要明確研究所要做的工作和對研究 工作的一些約束條件（質(zhì)量、成本、時間等等）。管理者必須明確為方案決策者提供什 么樣的信息，以便于他們對各個備選方案進(jìn)行評選。 　?。?）引入外部專家。邀請外部專家參與并加入到可行性研究的核心團(tuán)隊，如果僅僅 是臨時調(diào)用，需要得到有關(guān)方面的許可。 　?。?）為可行性研究做出計劃。所制定的計劃包括里程碑計劃和職責(zé)表。里程碑計劃 應(yīng)該劃分出可行性研究的關(guān)鍵階段，定義中間報告和最終報告，計劃還應(yīng)該包括會議和 數(shù)據(jù)收集等等。計劃應(yīng)該突出強(qiáng)調(diào)那些后備考察項和它們之間的相互關(guān)系，確保從不同 角度的調(diào)研能夠綜合突出強(qiáng)調(diào)那些后備考察項和它們之間的相互關(guān)系，確保從不同角度 的調(diào)研能夠綜合在一起，所做的計劃既要保持相對穩(wěn)定，也要有一定的靈活性來應(yīng)對沒 有預(yù)見到的變化。 　　（5）為可行性研究做出預(yù)算和進(jìn)度安排。為可行性研究制定時間表和安排預(yù)算。時 間和預(yù)算要計劃充分，要能夠?qū)溥x方案做出有深度的研究，否則將影響項目整體的可 行性。此外，需要注意的是，預(yù)算是為了做好適度的可行性研究，而不是要做類似在設(shè) 計和評估階段的更深層次調(diào)研。 　　3．管理好可行性研究 　　一旦制定了可行性研究的計劃，就要對它進(jìn)行管理，下面是管理可行性研究的3個主 要內(nèi)容： 　?。?）明確組織職責(zé)。要明確組織的職責(zé)，首先需要采取一種基于里程碑式的、有針 對性的、靈活的團(tuán)隊組織結(jié)構(gòu)。團(tuán)隊成員要清楚期望得到什么、什么時候得到。他們也 同時理解如何能夠使自己的工作與可行性研究的框架一致，要能知道該向誰匯報。這就 要求角色和責(zé)任定義清晰，使用職責(zé)表是一個非常有效的工具。 　?。?）做好內(nèi)部溝通?？尚行匝芯康膶嵤┮髨F(tuán)隊成員之間充分的溝通。管理者應(yīng)該 保持與項目出資方的頻繁溝通，確保研究目標(biāo)符合出資方的要求，確保任何需求的變更 都能被識別出來。同時，團(tuán)隊也應(yīng)保持良好的內(nèi)部溝通，溝通體系要能夠保證所收集的 信息對于團(tuán)隊成員是容易查詢和獲得的。 　?。?）協(xié)調(diào)控制。管理者承擔(dān)對可行性研究進(jìn)行控制的責(zé)任。必須確保項目的各個里 程碑能夠按時完成，并確保所有里程碑的完成能夠及時地得到最終的研究報告。 　　作為一名項目經(jīng)理，在決策之前一定要做好可行性研究，盲目地亂上項目會鑄成大 錯。 　　9 牢記要點 　　做好可行性研究需要做好如下工作： 　　_ 了解可行性研究的目標(biāo) 　　_ 考察備選方案 　　_ 要有足夠的信息用于評價各個方案 　　_ 組建經(jīng)驗豐富的管理團(tuán)隊 　　_ 引入外部專家 　　_ 為可行性研究做出計劃 　　_ 明確組織職責(zé) 　　_ 做好協(xié)調(diào)溝通 　　. 實踐練習(xí) 　　請您做下面的實踐練習(xí)題： 　　通過了解做好可行性研究的技能描述，請您歸納出在做可行性研究的各個工作階段 所需要做的大致工作： 　　做好可行性研究的各工作階段 您需要做的工作 　　了解可行性研究的目標(biāo) 　?。ɡm(xù)表） 　　啟動可行性研究 　　管理可行性研究 　　參考答案： 　　了解可行性研究的目標(biāo)：考察備選方案，對重要問題做出清晰理解，評價各個方案 ，提供項目實施方案。啟動可行性研究：組建管理團(tuán)隊，確定研究的范圍，引入外部專 家，為可行性研究做出計劃、預(yù)算和進(jìn)度安排。管理好可行性研究：明確組織職責(zé)，做 好內(nèi)部溝通，做好協(xié)調(diào)控制。 技能點3 如何進(jìn)行項目構(gòu)思 　　主 題 詞 項目管理·項目目標(biāo)和范圍管理·項目構(gòu)思 　　適用情景 當(dāng)為項目做前期構(gòu)思時，查看此技能。 　　7 技能描述 　　一個成功的、令客戶滿意的項目構(gòu)思不是一蹴而就的，它需要一個逐漸發(fā)展的遞進(jìn) 過程。項目構(gòu)思一般分為三個階段，即準(zhǔn)備階段、醞釀階段和調(diào)整完善階段。 　　1．準(zhǔn)備階段：研究整理獲取相關(guān)信息 　　項目構(gòu)思的準(zhǔn)備階段即進(jìn)行項目構(gòu)思的各種準(zhǔn)備工作，它一般包括如下一些具體工 作和內(nèi)容： 　?。?）明確擬訂構(gòu)思項目的性質(zhì)和范圍。只有對項目的性質(zhì)和范圍明確了，才知道需 要什么樣的人參與到項目中來。 　?。?）調(diào)查研究、收集資料和信息。收集項目的相關(guān)信息可以幫助您更好地了解項目 的背景和環(huán)境，以便做出更合適的項目構(gòu)思來。 　?。?）進(jìn)行資料、信息的初步整理。所收集的信息不是都適合于項目的，要對其進(jìn)行 甄別，去粗取精。 　?。?）研究資料和信息。通過分類、組合、演繹、歸納、分析等多種方法，從所獲取 的資料和信息中挖掘出有用的信息或資源。 　　2．醞釀階段：比較分析產(chǎn)生創(chuàng)意 　　醞釀階段一般包括比較分析、創(chuàng)意出現(xiàn)、構(gòu)思誕生三個過程。 　?。?）比較分析。本過程就是把所擁有的資料和信息與所需構(gòu)思的項目聯(lián)系起來，經(jīng) 過反復(fù)、全面、系統(tǒng)的思...
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