如何做一名出色的主管--怎樣處理并減少工作中的“救火”現(xiàn)象
如何做一名出色的主管 |組織好自己| |角色 | |認知 | |時間 | |管理 | |自我 | |認知 | 2主管扮演的三大角色（一） 信息溝通角色 ● 及時將上級指令傳達到下級，變?yōu)椴繉俚男袆印?● 迅速將市場信息及部屬情況反饋到上級，以供上級決策用。 ● 橫向部門之間及時交流信息、進展情況以便更好協(xié)作，并與市場發(fā)生聯(lián)絡。 主管扮演的三大角色（二） 人際關(guān)系角色 ● 在上級面前是被領(lǐng)導者，完成上級指令，在下級面前是領(lǐng)導者，下達指令并對結(jié)果負責 。 ● 在同級面前，協(xié)作者的角色。 ● 在用戶面前是公司形象的代表，代表公司履行各項職責。 主管扮演的三大角色（三） 決策者的角色 ● 將上級下達任務轉(zhuǎn)化為部門目標，并有效解決目標實施中的問題。 ● 幫助解決部屬目標實施中遇到的問題。 ● 要善于發(fā)現(xiàn)將來的問題，并將問題轉(zhuǎn)化為機會，作為制定規(guī)劃的依據(jù)。 主管的三大能力 ● 專業(yè)能力：解決問題，實現(xiàn)最終結(jié)果的保障 ● 決策能力：企業(yè)持續(xù)發(fā)展的保障 ● 溝通能力：創(chuàng)造顧客價值的保障 主管工作現(xiàn)狀調(diào)查 ● 喜歡抓業(yè)務工作 ● 責任心強，習慣依靠個人努力完成任務 ● 事無巨細，不善于授權(quán) ● 雖有工作目標，但缺乏目標控制 ● 不善于、不習慣做計劃 ● 救火現(xiàn)象普遍 ● 未經(jīng)過系統(tǒng)的管理技能培訓 ● 不善于建立有效的工作網(wǎng)絡、工作團隊 ● 認為對人的管理是人事部門的事 ●不善于招聘、選拔、培訓、發(fā)展激勵等人力資源管理工作 管理者的角色轉(zhuǎn)換 1、專才 通才 2、依靠個人努力 依靠團隊建立工作網(wǎng)絡，利用他人的手去實現(xiàn)組織目標。 3、善做具體業(yè)務工作 做管理、領(lǐng)導工作，反之花較少的時間做具體業(yè)務工作。 4、對技術(shù)性強的職業(yè) 對管理職業(yè)有認同感。財產(chǎn) 主管的工作風格 ●工作風格的測定：認知自己的行為傾向，行為特征，以及改變工作中的不良行為，創(chuàng)造 和諧的工作環(huán)境，提高工作績效。 ●盧因的行為模式：B=f(PE) P 個體變量、個體特征：氣質(zhì)、性格、興趣、能力 E 環(huán)境變量 ●人的行為是個體變量和環(huán)境變量共同作用的結(jié)果，在企業(yè)內(nèi)不同的個性特征，在不同的 環(huán)境下，會產(chǎn)生不同的工作行為，即不同的工作風格，工作風格是一個人在工作中的行 為表露。正常環(huán)境的工作行為與壓力環(huán)境下的工作行為是不同的。 主管的四種工作風格 |工作 |想象設計者|人際關(guān)系者 |辦事系統(tǒng)者 |激勵行動者| |風格 |E |A |S |G | | |新穎的、富|群體協(xié)作者，|認真，有條理 |進取心強，| |優(yōu) |有想象力的|關(guān)于表達，溫|，關(guān)于分析， |行動迅速，| | |，有創(chuàng)造性|和、忠誠、信|定量能力強 |辦事果斷、| |點 |的，善于探|任并支持他人| |務實 | | |索、規(guī)劃、| | | | | |能縱觀全局| | | | |缺點 |不現(xiàn)實、理|易動感情，易|嚴肅、保守， |目光短， | | |論化 |被他人影響 |謹小慎微 |粗心，缺乏| | | | | |分析 | |工作出 |觀念革新 |人際關(guān)系 |事實組織 |結(jié)果行動 | |發(fā)點 | | | | | 工作風格與自我管理 1、認知自我，自我控制，發(fā)展優(yōu)勢，克服缺點，調(diào)節(jié)本人的工作風格，力求最大的工作 績效。 2、認識本人與他人的工作風格，便于相互理解，相互合作。創(chuàng)造和諧的工作氣氛，同事 間揚長避短，團隊協(xié)作。 3、主管了解部屬的工作風格，便于工作安排，把合適的人放到合適的崗位。 4、便于班子組合搭配、優(yōu)化，單一任務 同質(zhì)結(jié)構(gòu) 上層管理 異質(zhì)結(jié)構(gòu) 時間管理 ●第一代時間管理 備忘錄型 特點：紙條或備忘錄本，一方面順其自然，一方面追緊時間安排。 ●第二代時間管理 事先規(guī)劃安排行程 特點：制定合適的目標與計劃，講究效率、明確責任。 ●第三代時間管理 規(guī)劃、制定優(yōu)先順序，操之在我。 特點：明確價值觀，制定中、長、短期目標，將每天的活動排出優(yōu)先順序，有詳盡的計 劃表、組織表。 第三代時間管理最大的貢獻是將目標與計劃置于價值觀之上。 第四代時間管理 ●注重單位時間的價值，而非單位時間的效率（一二象限） ●超越時空（今天要管理明天的時間，第二象限） ●以人為本的時間觀（人的價值觀統(tǒng)一） ●系統(tǒng)的而非個人的時間管理 案例分析 第一步 將各項工作按其價值的大小一分為二，1、2象限為重要；3、4象限為不重要。 第二步 根據(jù)各項工作的完工期限，遠近分為1、4為急迫的；2、3為不急迫的。 重要 重要，不急 重要，緊急 緊急 不重要，不急 不重要，急 第三步 對工作定位，并分析工作現(xiàn)狀。 第四步 問題與措施 第一象限：抓緊做；返回第二象限 第二象限：重點做；按計劃有步驟做；為明天準備 第三象限：不花時間；少花時間；授權(quán)部下做 第四象限：平衡好被支配的事情；不被迷惑，爭取自由返回一、二象限 第五步 時間價值=工作價值 四象限工作性質(zhì)分析 急 迫 不急迫 Ⅰ Ⅱ 重 ·緊急狀況 · 準備工作計劃 迫切的問題 · 預防措施 限期完成的會議或工作 · 價值觀的澄清 要 · 人際關(guān)系的建立 · 增強自己的能力 不 Ⅲ Ⅳ ·造成干擾的事、電話 ·忙碌瑣碎的事 重 ·信件、報告 ·廣告函件 ·會議 · 電話 要 ·許多迫在眉睫的急事 ·浪費時間 ·符合別人期望的事 ·逃避性活動 將4個象限時間合理的科學配置，將會遇到15項阻力。 15項浪費時間的主要因素 控制 信息傳遞 1、電話打擾 1、頻繁的會議 2、不速之客、順便來訪 2、信息不足、或不清、或過多 3、信息資料不全 4、缺乏自我約束 決策 優(yōu)柔寡斷或拖延 5、不善于拒絕 計劃 組織 1、試圖完成過多的工作或不切實際 1、混淆職責與職權(quán) 的時間預算 2、辦公桌雜亂無章 2、“消防救火”式或“危機型”管理 指揮 無效的授權(quán) 3、沒有目標、優(yōu)先次序、每日計劃 4、擱置未完成的任務 人力 0 怎樣處理并減少工作中的“救火”現(xiàn)象（一） 方法一 科學全面做計劃 ●將易出現(xiàn)的問題在計劃階段做出預見 分析原因，制定對策 ●嚴格信息管理，盡量采取預防措施，防患于未然 方法二 嚴格計劃控制過程 ●明確計劃控制點（尤其是關(guān)鍵控制點）設立控制檢查人 ●檢查計劃進展情況，健全各類檢查信息反饋表 ●預測可能發(fā)生的問題，做好必要的應急計劃 怎樣處理并減少工作中的“救火”現(xiàn)象（二） 方法三 對已出現(xiàn)的“救火”問題 及時處理，不要拖延 及時總結(jié)，將例外問題轉(zhuǎn)入例內(nèi)管理 案例分析 第六步 系統(tǒng)思維 面對變化的環(huán)境 應變能力要強 突出第二象限管理法 牢牢抓住關(guān)系企業(yè)持續(xù)發(fā)展，價值創(chuàng)造的大事，上下左右系統(tǒng)思維 步調(diào)一致 時間管理理論適用范圍 第一代時間管理：備忘錄，適用于小作坊、小店管理，對突發(fā)事件無助 第二代時間管理：計劃效率手冊，但與工作價值脫節(jié) 第三代時間管理：當公司進一步擴大，管理范圍擴大時，價值觀的問題，步調(diào)一致的問 題突出了，所以，必須抓授權(quán)、抓規(guī)劃。 第四代時間管理：公司規(guī)模進一步擴大，環(huán)境變化更為加劇。 靠遠景管理：長遠規(guī)劃、企業(yè)文化、員工發(fā)展 超越時空：展望將來，可持續(xù)發(fā)展。 人本管理：學習力、團隊建設 系統(tǒng)思維：5項修煉，學習型組織 案例分析 第七步 有效運用工作日程管理表 將每天工作內(nèi)容列入此表 分析每天工作的性質(zhì)，排出優(yōu)先次序 擬定處理對策 每日工作時間記錄 打算今天完成 （1） （2） （3） 的 工 作 （4） （5） （6） | | |次 序 |處理方法 | | | |1=重要+緊急 |委托給 | | | |2=重要+不緊急|訓練 去做 | |時 間 |活 動 |3=緊急+不重要|下次要他提出建議| | | |4=日常事務 |下次不同意做 | | | | |集中/縮減/縮短時| | | | |間·其它 | |8：30 | | | | | · | | | | |· | | | | |12：30 | | | | 時間管理的具體方法 １、此事花多少時間 取決于該項工作的重要性 該項工作何時完工 取決于該項工作的急迫性 ２、管理今天的時間 運用第４代時間管理，４象限管理法 管理明天的時間 運用第二象限大石頭管理法 總結(jié)昨天的時間 總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓，改進措施 ３、運用時間管理表記錄你的時間 計算你的時間 平衡你的時間 分配你的時間 4、集中時間，解決第二象限和重要事項 5、善于運用零星時間，增加時間利用效率 6、系統(tǒng)管理你的時間，善于用好別人的時間 7、以人為本使用時間，主管在“人的管理”上要舍得花時間 8、充分運用現(xiàn)代管理工具，例如電腦、信息管理系統(tǒng)提高時間利用效率 組織好部屬 工作 關(guān)鍵 具體 工作 行動 目標 年終 獎勵系統(tǒng) 職責 結(jié)果 標準 目標 計劃 控制 評估 發(fā)展系統(tǒng) 職務 主要 目標 SMART 目標 HRM 分析 目標 標準 要求 任務書 考評系統(tǒng) 職務 ·時間管理 ·績效管理 ·考評目的 說明 ·分主次 ·績效伙伴 ·考評項目 ·抓緩急 ·在職輔導 ·考評技術(shù) ·考評程序 授權(quán) 人的 團隊 管理 管理 目標管理 目標管理是根據(jù)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃，組織目標運用系統(tǒng)化的管理方式，把各項管理事務 展開為：有主次的、可控的、有效和高效的管理活動，激勵員工，共同參予，以實現(xiàn)組 織和個人目標，努力工作的過程。 目標管理的作用 ● 借助目標說明公司的期望及要求 ● 通過目標分解使各級人員負起責任 ● 目標及其標準為企業(yè)考核提供依據(jù) ● 通過目標管理使上下級建立績效伙伴關(guān)系 ● 有效的目標管理是自我管理的基礎 ● 目標管理有助于把握企業(yè)的命運，保持長期和短期利益之間的平衡 目標的內(nèi)容 目標的內(nèi)容 共同價值 態(tài)度承諾 各負其責 注重績效 不斷發(fā)展 企業(yè)在目標管理中遇到的問題 ※ 目標難以確定※ 目標難以量化※ 目標難以長期化※ 目標難以靈活化 ※ 主管的影響度※ 目標制定參與性較差※ 不同層次對目標的理解差異 ※ 目標監(jiān)控失去平衡 目標管理的特點一 一、MBO注重系統(tǒng)方法 1. 長目標與短目標：大目標與小目標相互支持 2. 目標-行動-結(jié)果-新的目標。 3. 二、MBO強調(diào)員工參與 鼓勵員工參與制定目標是形成責任的基礎： 1. 部下既了解組織的目標，又參與制定目標。 2、可使主管理集中于關(guān)鍵領(lǐng)域 目標管理的特點二 三、MBO強調(diào)團隊合作 1、任何目標的實現(xiàn)均需依靠團隊合作 2、小目標需服從大目標 四、MBO強調(diào)結(jié)果 1、對管理者考核的是其結(jié)果（成果），而不是“活動”本身 2、MBO就是要不斷將目標對準結(jié)果，通過及時檢查反饋來達到這一點。 3、結(jié)果往往是由“用戶”所決定的。 目標管理的特點三 五、MBO強調(diào)目標的激勵作用 1、管理者激勵部下首先應該明白無誤地告訴他：你對他的期望和要求 2、MBO強調(diào)組織目標與個人目標的結(jié)合 工作目標的類型 一、達成型工作目標 重點分析在什么條件下才能達成目標。 二、解決問題型工作目標 重點是找出問題的真正原因 三、例行型工作目標 重點：設定有效的規(guī)程、規(guī)范、標準是管理例行性工作的重點 目標的SMART要素 ·Specific（明確的）·Measurable（可測量的）·Action-oriented（行動導向的） ·Realistic(務實的)·Time-related(有時間表的) 目標標準的特征 ·基于工作而非人 ·可以達到 ·為人所知 ·經(jīng)過同意確定·具體且可測量 ·有時間限制·付諸文字 ·標準可變 目標制訂的步驟 ·公司總體目...
如何做一名出色的主管--怎樣處理并減少工作中的“救火”現(xiàn)象