信息溝通控制程序
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信息溝通控制程序
| |修改條款號 |修改時間 |修改人 |管理者代表簽名 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |修 | | | | | | | | | | | |改 | | | | | | | | | | | |記 | | | | | | | | | | | |錄 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ----------------------- 1 目的 為了及時、準確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息,做好信息的管理,特制定本程序。 2 適用范圍 適用于公司內(nèi)部信息的溝通和處理,以及與外部各方的信息交流。 3 職責 3.1 營銷部、生技部、品質(zhì)部、廠務部等部門負責對相關(guān)方面信息的收集。 3.2廠務部負責統(tǒng)籌公司對內(nèi)、對外相關(guān)信息的傳遞與處理;各部門負責工作范圍信息 的傳遞和溝通。 3.3廠務部負責公司信息庫的建立;各部門負責建立內(nèi)部信息庫,并保存和管理相關(guān)的 信息。 3.4 廠務部和品質(zhì)部負責緊急信息的處理。 4 程序 4.1 信息的分類 4.1.1外部信息包括: a. 質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、商檢局、公證處、認證機構(gòu)等監(jiān)測或檢查的結(jié)果及反饋的信息 ; b. 政策法規(guī)標準類信息,如質(zhì)量法律、法規(guī)、條例、產(chǎn)品標準等; c. 相關(guān)方(顧客、供方、計量單位、媒體等)反饋的信息及其投訴等; d. 其他外部信息,如各部門直接從外部獲取的有質(zhì)量改進技術(shù),質(zhì)量管理等方面的 信息。 4.1.2 內(nèi)部信息包括: a. 正常信息,如質(zhì)量方針(目標)及完成情況、測量和監(jiān)控記錄、內(nèi)部審核與質(zhì)量 評審報告以及體系正常運行時的其他記錄等; b. (潛在)不符合信息,如體系內(nèi)部審核的不合格報告,糾正和預防措施處理單等 ; c. 緊急信息,如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故等情況下的信息和記錄; d. 其他內(nèi)部信息(如員工的建議等); 4.2 信息的收集、處理與溝通工具 信息可采取書面資料、質(zhì)量記錄、公告欄、內(nèi)部刊物、討論交流、電子媒體、聲像 設備、通訊、互聯(lián)網(wǎng)等溝通的工具或方式予以傳遞。 4.2.1外部信息的收集和處理 4.2.1.1廠務部和品質(zhì)部負責質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、商檢局、認證機構(gòu)等監(jiān)測、檢查結(jié)果及 反饋信息的收集,由廠務部傳遞到公司相關(guān)部門,當監(jiān)測或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合 情況時,按照《持續(xù)改進管理及糾正和預防措施控制程序》的要求進行處理。 4.2.1.2 政策法規(guī)標準類的資料信息由廠務部、品質(zhì)部等部門負責收集、更新、整理,并 由廠務部保存管理,詳見《文件控制程序》。 4.2.1.3 廠務部、營銷部、品質(zhì)部分別負責與原材料、運輸公司、計量等服務供方進行信 息溝通,對其提供的產(chǎn)品質(zhì)量施加影響,營銷部負責與顧客的信息溝通,以滿足 顧客各方面要求;廠務部負責與公司上級主管部門、媒體等的溝通,了解相關(guān)的 信息,對來自上述相關(guān)方投訴的處理詳見《持續(xù)改進管理及糾正和預防措施控制 程序》。當對方有要求時,應在一定時間內(nèi)給予答復;上述相關(guān)方反饋的其他信 息,可由對應部門以《內(nèi)部聯(lián)絡單》的形式,傳遞給管理者代表組織處理。 4.2.1.4各部門直接從外部獲取的其他類信息,如質(zhì)量改進技術(shù),質(zhì)量管理信息等,在 一定時間內(nèi)以《內(nèi)部聯(lián)絡單》反饋到廠務部,由其負責分類、整理,根據(jù)需要傳遞 到相關(guān)部門。 4.2.2 內(nèi)部信息的收集與處理 4.2.2.1正常信息的處理:各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常正常信息; 廠務部按照相應的程序文件的規(guī)定向有關(guān)部門傳遞質(zhì)量方針目標及完成情況、內(nèi) 部審核結(jié)果、更新的法律法規(guī)等信息。 4.2.2.2 (潛在)不符合信息的處理詳見《持續(xù)改進管理及糾正和預防措施控制程序》。 4.2.2.3 緊急情況(如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故時)由發(fā)現(xiàn)部門迅速傳遞給廠務部和品質(zhì)部組織 處理,可采用電話、傳真等方式緊急溝通。 4.2.2.4其他內(nèi)部信息,提供者可以《內(nèi)部聯(lián)絡單》反饋給廠務部進行處理。 4.3 信息庫的建立和應用 4.3.1廠務部負責建立公司的信息庫,不斷匯集各方面反饋回的信息,按照信息載體的 不同(如紙張、磁碟、光碟、膠片、聲像制品等),提供相應適宜的環(huán)境分別存放 ,統(tǒng)一保存;并參照圖書分類的方式,進行整理分類,制成索引,確保已獲取信息 的完整性和可用性。 4.3.2廠務部根據(jù)合同評審、設計開發(fā)、采購、生產(chǎn)、檢驗等不同過程的需要,提供各 部門所需信息相應的拷貝,各部門也可根據(jù)索引,在廠務部調(diào)閱所需的信息,管理 者代表負責組織各部門對上述各類信息進行歸納、分析,尋找體系持續(xù)改進的機會 。 4.4 對體系運行過程中各類記錄的控制,詳見《質(zhì)量記錄控制程序》。 4.5 各部門健全收發(fā)文件制度,對接收傳遞的信息予以記錄。 5 相關(guān)文件及記錄 5.1 《持續(xù)改進管理及糾正和預防措施控制程序》 5.2 《文件控制程序》 5.3 《質(zhì)量記錄控制程序》 5.4 《內(nèi)部聯(lián)絡單》 9 6 8 10
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| |修改條款號 |修改時間 |修改人 |管理者代表簽名 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |修 | | | | | | | | | | | |改 | | | | | | | | | | | |記 | | | | | | | | | | | |錄 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ----------------------- 1 目的 為了及時、準確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息,做好信息的管理,特制定本程序。 2 適用范圍 適用于公司內(nèi)部信息的溝通和處理,以及與外部各方的信息交流。 3 職責 3.1 營銷部、生技部、品質(zhì)部、廠務部等部門負責對相關(guān)方面信息的收集。 3.2廠務部負責統(tǒng)籌公司對內(nèi)、對外相關(guān)信息的傳遞與處理;各部門負責工作范圍信息 的傳遞和溝通。 3.3廠務部負責公司信息庫的建立;各部門負責建立內(nèi)部信息庫,并保存和管理相關(guān)的 信息。 3.4 廠務部和品質(zhì)部負責緊急信息的處理。 4 程序 4.1 信息的分類 4.1.1外部信息包括: a. 質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、商檢局、公證處、認證機構(gòu)等監(jiān)測或檢查的結(jié)果及反饋的信息 ; b. 政策法規(guī)標準類信息,如質(zhì)量法律、法規(guī)、條例、產(chǎn)品標準等; c. 相關(guān)方(顧客、供方、計量單位、媒體等)反饋的信息及其投訴等; d. 其他外部信息,如各部門直接從外部獲取的有質(zhì)量改進技術(shù),質(zhì)量管理等方面的 信息。 4.1.2 內(nèi)部信息包括: a. 正常信息,如質(zhì)量方針(目標)及完成情況、測量和監(jiān)控記錄、內(nèi)部審核與質(zhì)量 評審報告以及體系正常運行時的其他記錄等; b. (潛在)不符合信息,如體系內(nèi)部審核的不合格報告,糾正和預防措施處理單等 ; c. 緊急信息,如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故等情況下的信息和記錄; d. 其他內(nèi)部信息(如員工的建議等); 4.2 信息的收集、處理與溝通工具 信息可采取書面資料、質(zhì)量記錄、公告欄、內(nèi)部刊物、討論交流、電子媒體、聲像 設備、通訊、互聯(lián)網(wǎng)等溝通的工具或方式予以傳遞。 4.2.1外部信息的收集和處理 4.2.1.1廠務部和品質(zhì)部負責質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、商檢局、認證機構(gòu)等監(jiān)測、檢查結(jié)果及 反饋信息的收集,由廠務部傳遞到公司相關(guān)部門,當監(jiān)測或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合 情況時,按照《持續(xù)改進管理及糾正和預防措施控制程序》的要求進行處理。 4.2.1.2 政策法規(guī)標準類的資料信息由廠務部、品質(zhì)部等部門負責收集、更新、整理,并 由廠務部保存管理,詳見《文件控制程序》。 4.2.1.3 廠務部、營銷部、品質(zhì)部分別負責與原材料、運輸公司、計量等服務供方進行信 息溝通,對其提供的產(chǎn)品質(zhì)量施加影響,營銷部負責與顧客的信息溝通,以滿足 顧客各方面要求;廠務部負責與公司上級主管部門、媒體等的溝通,了解相關(guān)的 信息,對來自上述相關(guān)方投訴的處理詳見《持續(xù)改進管理及糾正和預防措施控制 程序》。當對方有要求時,應在一定時間內(nèi)給予答復;上述相關(guān)方反饋的其他信 息,可由對應部門以《內(nèi)部聯(lián)絡單》的形式,傳遞給管理者代表組織處理。 4.2.1.4各部門直接從外部獲取的其他類信息,如質(zhì)量改進技術(shù),質(zhì)量管理信息等,在 一定時間內(nèi)以《內(nèi)部聯(lián)絡單》反饋到廠務部,由其負責分類、整理,根據(jù)需要傳遞 到相關(guān)部門。 4.2.2 內(nèi)部信息的收集與處理 4.2.2.1正常信息的處理:各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常正常信息; 廠務部按照相應的程序文件的規(guī)定向有關(guān)部門傳遞質(zhì)量方針目標及完成情況、內(nèi) 部審核結(jié)果、更新的法律法規(guī)等信息。 4.2.2.2 (潛在)不符合信息的處理詳見《持續(xù)改進管理及糾正和預防措施控制程序》。 4.2.2.3 緊急情況(如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故時)由發(fā)現(xiàn)部門迅速傳遞給廠務部和品質(zhì)部組織 處理,可采用電話、傳真等方式緊急溝通。 4.2.2.4其他內(nèi)部信息,提供者可以《內(nèi)部聯(lián)絡單》反饋給廠務部進行處理。 4.3 信息庫的建立和應用 4.3.1廠務部負責建立公司的信息庫,不斷匯集各方面反饋回的信息,按照信息載體的 不同(如紙張、磁碟、光碟、膠片、聲像制品等),提供相應適宜的環(huán)境分別存放 ,統(tǒng)一保存;并參照圖書分類的方式,進行整理分類,制成索引,確保已獲取信息 的完整性和可用性。 4.3.2廠務部根據(jù)合同評審、設計開發(fā)、采購、生產(chǎn)、檢驗等不同過程的需要,提供各 部門所需信息相應的拷貝,各部門也可根據(jù)索引,在廠務部調(diào)閱所需的信息,管理 者代表負責組織各部門對上述各類信息進行歸納、分析,尋找體系持續(xù)改進的機會 。 4.4 對體系運行過程中各類記錄的控制,詳見《質(zhì)量記錄控制程序》。 4.5 各部門健全收發(fā)文件制度,對接收傳遞的信息予以記錄。 5 相關(guān)文件及記錄 5.1 《持續(xù)改進管理及糾正和預防措施控制程序》 5.2 《文件控制程序》 5.3 《質(zhì)量記錄控制程序》 5.4 《內(nèi)部聯(lián)絡單》 9 6 8 10
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