信息和信息系統(tǒng)
1. 信息和信息系統(tǒng) 1. 信息與信息系統(tǒng) 1. 信息的重要性 管理工作的成敗在于正確的決策。決策的正確程度取決于信息的質量。 當今企業(yè)的生存環(huán)境是：開放的國際市場和全球經(jīng)濟—--- 企業(yè)要有全球運作的能力和獲取世界經(jīng)濟市場信息的能力；網(wǎng)絡經(jīng)濟：網(wǎng)絡商店、網(wǎng)上 營銷、電子商務。Internet 將整個世界互連在一起，Intranet 使企業(yè)的各部門能協(xié)調運作，提高企業(yè)運作的高效率。extranet使企業(yè)與其上下游供應 鏈結合起來，使得供應鏈上有關企業(yè)達到合作和共贏的目的。知識經(jīng)濟時代的來臨—--- 世界已經(jīng)從農(nóng)業(yè)經(jīng)濟、工業(yè)經(jīng)濟轉換成知識經(jīng)濟時代；美國知識和信息業(yè)的產(chǎn)值占國民 總產(chǎn)值的75%，從事知識與信息工作的工作人員占總勞力的70%。信息及信息技術已經(jīng)成 為企業(yè)以及企業(yè)管理的關鍵性、戰(zhàn)略性的資源。 信息的及時溝通，使企業(yè)的組織結構層次減少，企業(yè)有關部門或團隊之間的協(xié)作更廣 泛，企業(yè)的運轉更加靈活。 2. 信息與信息系統(tǒng) 信息是關于客觀事實的可通信的知識。信息是經(jīng)由對數(shù)據(jù)的處理而得到。數(shù)據(jù)是記錄 下來的可以被鑒別的符號。數(shù)據(jù)經(jīng)過處理后形式上仍然是數(shù)據(jù)。經(jīng)過解釋后成為信息。 信息系統(tǒng)是為在組織中實施控制和支持決策，將一組用于收集、處理、存儲、傳播信 息的部件組織而成的相關聯(lián)的整體。信息系統(tǒng)的目標是配合企業(yè)的目標，對企業(yè)運作中 內部或外部的數(shù)據(jù)進行收集、和加工，輸出組織所需信息。 系統(tǒng)的活動是輸入來自企業(yè)內部和環(huán)境的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)經(jīng)過科學合理的處理后，輸出并傳 遞給需要信息的人；反饋是必須的，輸出的信息一旦不符合要求或者偏離預定的標準， 將必要的信息傳遞到輸入端， 調整系統(tǒng)的輸入。 企業(yè)的信息系統(tǒng)涉及到企業(yè)的各個部門的業(yè)務、計算機的軟、硬件資源、信息存儲和 計算機通信技術，企業(yè)運作的數(shù)據(jù)，企業(yè)的規(guī)章制度，和企業(yè)中的各級人員。信息系統(tǒng) 應該以人為主。 信息系統(tǒng)應該是組織中的一個重要組成部分。信息系統(tǒng)在企業(yè)的環(huán)境中運行。企業(yè)的 客戶、供應商、政府、股東以及同行競爭者都會對信息系統(tǒng)產(chǎn)生影響。 2. 管理信息及其特性 管理信息是反映與控制管理活動有關的經(jīng)過加工的數(shù)據(jù)。在企業(yè)的生產(chǎn)管理、勞動管 理、設備管理、物資管理和資金管理等過程中，伴隨著材料、半成品、產(chǎn)品以及資金的 流動，附著在領料單、定單、提貨單、和發(fā)貨票上的信息流也隨之產(chǎn)生。信息流是物資 、資金流動的表現(xiàn)和描述，是企業(yè)掌握、指揮、控制生產(chǎn)過程的重要的軟資源。 管理信息的特性：事實性：信息的中心價值是事實。假信息要絕對杜絕；時效性；不 完全性；價值性；等級性：由于管理層是分等級的。處在不同等級的管理人員有不同的 職責，做不同類型的決策，需要不同等級的信息： 戰(zhàn)略級---高層管理人員 戰(zhàn)術級---中層管理人員 作業(yè)級---基層管理者 3. 管理信息系統(tǒng)的概念，類型與發(fā)展趨勢 管理信息系統(tǒng)是一個由人和計算機組成的進行信息收集、傳輸、加工、存儲、維護和 使用的系統(tǒng)。它能實測國民經(jīng)濟部門的各種運行情況，能利用過去的數(shù)據(jù)預測未來，能 從全局出發(fā)輔助決策，內容能夠利用信息控制國民經(jīng)濟部門和企業(yè)的活動，從而幫助實 現(xiàn)規(guī)劃的目標。 按組織層次分類：戰(zhàn)略層；戰(zhàn)術管理層；知識層；作業(yè)層。 按系統(tǒng)信息系統(tǒng)的類型分類：ESS、（DSS、MIS）、（KWS、OAS）、TPS。 按職能分類：銷售與市場、生產(chǎn)與制造、財務與會計、人力資源管理等子系統(tǒng)。 下面從銷售與市場、生產(chǎn)與制造、財務與會計、人力資源管理等幾個方面介紹各系統(tǒng) 的主要功能： ESS：5年銷售趨勢預測；5年規(guī)劃；5年預算與利潤計劃；人力資源規(guī)劃。 DSS：銷售渠道；生產(chǎn)進度；成本管理；價格/效益分析；合同。 MIS：銷售管理；庫存管理；銷售預算分析；資產(chǎn)投入分析；人員分配。 KWS：工程工作站；圖形工作站；管理工作站。 OAS：文字處理；圖形存儲；電子日程安排。 TPS：定單記錄與處理；機器控制，材料調撥；現(xiàn)金管理；工資、帳目、出納；工 資發(fā)放、培訓、檔案。 管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢為內特網(wǎng)，外特網(wǎng)和因特網(wǎng)。 4. 管理信息系統(tǒng)的結構 管理信息系統(tǒng)的概念結構是由企業(yè)的各個職能子系統(tǒng)組成：如生產(chǎn)、市場營銷、財務、 人力資源、供應和經(jīng)理辦公室等。見圖。同時，每個子系統(tǒng)由于涉及到業(yè)務處理、管理 控制和戰(zhàn)略控制而被劃分成四層：業(yè)務處理層 ；知識層；管理層和戰(zhàn)略層。更詳細一些，每個職能子系統(tǒng)都有自己的應用程序和專用 的數(shù)據(jù)文件。 此外，系統(tǒng)中還有公用的應用程序、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和模型庫供企業(yè)內多個職 能部門共享。 金字塔型的組織結構形象地說明了不同層次的信息量差別很大。業(yè)務處理層信息處理量 最大，戰(zhàn)略層最少。使用的信息來源和使用的頻度差別也很大。 管理信息系統(tǒng)的物理結構按其應用功能區(qū)分。（或按其程序模塊分）如果各個職能部門 完全有自己單獨的應用程序，則管理信息系統(tǒng)的概念結構和物理結構一致。實際情況往 往有出入。有時幾個部門的處理功能合成一個子程序。如物資入庫處理和入庫財務記帳 處理合成為一個應用子程序。 下面介紹一個制造業(yè)的MRPII的系統(tǒng)示意圖： 物資 定單 成品 其中 ： 設計與生產(chǎn)數(shù)據(jù)管理子系統(tǒng)：產(chǎn)品數(shù)據(jù)收集、建立和維護材料定額表、圖紙技術說明、 零件目錄、輔助設計制造等。 定貨服務子系統(tǒng)：接受訂單、登記和分析合同、回答能否供應、監(jiān)督合同的執(zhí)行、提供 合同執(zhí)行的信息。 預測子系統(tǒng)：主要預測產(chǎn)品、市場的需求。 主生產(chǎn)計劃子系統(tǒng)：預測和接受合同任務， 計算產(chǎn)品總量、設備符合和模擬計劃執(zhí)行。 庫存管理子系統(tǒng)：登記出入庫量、計算安全庫存和訂貨提前期、決定訂貨量并訂貨。 制造活動計劃子系統(tǒng)：制定作業(yè)計劃、在制品管理、控制生產(chǎn)提前期、制定生產(chǎn)能力計 劃。 工作命令子系統(tǒng)：下達工作命令、發(fā)出外購零件清單、為車間生產(chǎn)分配材料和零件等。 工廠監(jiān)控子系統(tǒng)：接受車間反饋數(shù)據(jù)、調整生產(chǎn)計劃以減少停工、等工時間、制定出勤 報表、及時發(fā)送材料、車間工作命令管理、生產(chǎn)報告、工資計算等。 車間維護子系統(tǒng)：自動安排維修計劃、報告維修活動、發(fā)出維修命令、計算維修費用。 采購供應子系統(tǒng)：采購、進貨以及質量檢查。 材料需求計劃子系統(tǒng)：根據(jù)物品體積、重量、易損性等決定存放地點， 提高倉庫利用率、零部件配套、自動化倉儲管理。 成本與會計子系統(tǒng)：成本計劃、成本核算、資金預算、財務管理。 需要建立內部網(wǎng)絡的企業(yè)，在進行信息系統(tǒng)結構規(guī)劃時還要考慮： o 是微機連網(wǎng) 還是建立中央主機系統(tǒng)的網(wǎng)絡？ o 企業(yè)的業(yè)務數(shù)據(jù)和系統(tǒng)功能是集中在公司總部還是分散在各個分支機構的遠程站點？ o 網(wǎng)絡通信線路是租用專用線路還是使用公用通信設施等。 5. 信息系統(tǒng)與企業(yè)管理的變革 管理信息系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)中發(fā)揮越來越重要的作用，已經(jīng)受到了管理層更多的重視。 1．由于網(wǎng)絡化的信息系統(tǒng)使企業(yè)可以及時獲取關于市場、客戶、產(chǎn)品生產(chǎn)和服務的 信息，企業(yè)層次化的組織結構變得扁平、分散、靈活。 2．企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、生產(chǎn)過程與管理信息系統(tǒng)之間的關系正在逐步加強。企業(yè)的遠 程規(guī)劃的實現(xiàn)也越來越依賴企業(yè)信息系統(tǒng)所能達到的能力； 3．信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應用規(guī)模日見增加，幾乎覆蓋了企業(yè)的整個組織的全部業(yè)務 。由于信息技術的發(fā)展使計算機容易操作，結果組織中人人使用計算機訪問企業(yè)的數(shù)據(jù) ，這導致組織的管理模式和操作規(guī)程的改變。企業(yè)規(guī)程、生產(chǎn)過程對MIS的依賴程度日益 增加。 4．信息系統(tǒng)應用的復雜性增加。信息部門的責任和權利也隨之增加。一些企業(yè)信息 部門的CIO已經(jīng)上升為公司的副總經(jīng)理。 5．信息系統(tǒng)運行要求企業(yè)領導、技術人員和管理人員密切協(xié)作，要求管理人員要懂一些 關于計算機的知識，以及信息系統(tǒng)如何應用于本企業(yè)，最重要的是知道如何找出企業(yè)存 在的問題和尋求解決方案。 6. 信息系統(tǒng)提出的挑戰(zhàn) 如何構建適合本企業(yè)的信息系統(tǒng)？首先要叢以下幾個方面考慮： 了解自身需求；了解系統(tǒng)需求；選擇信息技術；評價成本/效益比；系統(tǒng)的控制及安 全措施。一旦計算機出了故障，造成的損失也是巨大的。 1. 重新設計企業(yè)的組織結構和生產(chǎn)、產(chǎn)品、交付、服務的新模式，使企業(yè)的經(jīng)營能適應環(huán) 境的變化。 2. 企業(yè)的目標確立以后，如何用信息系統(tǒng)支持企業(yè)的總體目標。 3. 做好企業(yè)的系統(tǒng)規(guī)劃和信息系統(tǒng)開發(fā)的預算，要從信息系統(tǒng)的投入中獲取回報。 4. 信息技術發(fā)展實在太快，加強預測，不采用過時的技術。 5. 重視安全，加強控制，注意黑客攻擊的預防、內部漏洞的堵塞、安全技術的應用。 第二章 信息系統(tǒng)支持企業(yè)的計劃與控制 企業(yè)的管理職能： 計劃：為組織和下屬機構確定目標，擬訂為達此目標的行動方案，指定計劃。 組織：確定管理層次、建立各級組織機構、配備人員、規(guī)定職責和權限、明確各部門 關系。 領導（協(xié)調）：指引和影響個人和組織實現(xiàn)目標。在組織部門之間進行協(xié)調。 控制：對管理業(yè)務進行計量和糾正，確保管理目標得以按計劃實現(xiàn)。 1. 企業(yè)的計劃工作 1. 計劃工作： 計劃是對未來作出的安排和部署。計劃是組織的行動綱領，也是執(zhí)行結果的評價標準 。 為作好計劃，需要對歷史數(shù)據(jù)和期望進行科學分析；對未來進行預測，甚至進行假設 ；要擬訂眾多的備選方案，進行多方案比較，選定較好的方案。 確定目標是計劃的首要任務。目標是對要達到的結果的定性或定量描述。目標要明確 ，切忌抽象、含糊。確定目標要有全面觀點，結合長遠利益和短期利益，通盤考慮。 按照期限，計劃可分為長期計劃、年度計劃和作業(yè)計劃。 由于計劃方案中個別數(shù)據(jù)的變化都可能引起其他許多相關數(shù)據(jù)的變化，因而編制計劃 往往需要大量的計算。使用計算機信息系統(tǒng)，可提高計劃編制工作效率，也使計劃建立 在更加科學的基礎上。 2. 支持計劃的定量方法 統(tǒng)計方法、預測方法、計劃模型法、線性規(guī)劃法。 2. 信息系統(tǒng)支持企業(yè)的計劃 不同類型的計劃要采用不同形式的計算機輔助方法。在作業(yè)層次上的計劃的特點是要進 行重復計算，因而和偶爾進行一次的企業(yè)戰(zhàn)略計劃相比，更需要計算機信息系統(tǒng)的支持 。 1. 支持計劃用數(shù)據(jù)庫： （1）各種定額數(shù)據(jù)庫： 定額是計劃的基礎是企業(yè)在一定技術條件下，對人力、物力和財力的消耗和占用應該 達到的標準。定額數(shù)據(jù)是編制計劃的依據(jù)，是進行經(jīng)濟核算的基礎，是按勞分配的標準 ，定額數(shù)據(jù)應放在數(shù)據(jù)庫中，妥善保存、方便取用。 定額數(shù)據(jù)庫的種類大致有：勞動定額、設備利用定額、物資消耗、資金利用、各個車 間生產(chǎn)能力定額、管理費用定額等，因不同的企業(yè)而異。 （2） 計劃指標數(shù)據(jù)庫： 計劃指標指的是在計劃中規(guī)定的，用數(shù)字表示的企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中各方面的預期 目標。各項經(jīng)濟指標的集合組成了計劃指標體系。它們是計劃信息的重要內容。兩大類 指標體系是：數(shù)量指標體系和質量指標體系。例如：生產(chǎn)指標、勞動指標、物資指標、 財務成本指標等。 (3)計劃表格制作程序模型庫: 信息系統(tǒng)種的報表模型庫中，有一系列的報表生成應用程序。根據(jù)用戶的要求，調用 適當?shù)膱蟊砩沙绦?，從相應的?shù)據(jù)庫中讀取數(shù)據(jù)，自動生成計劃表格，并將計劃表格 保存在計劃表格數(shù)據(jù)庫中。 2. 支持預測 預測是研究未來并對未來狀況作出估計的專門技術，計劃則是對未來作出部署和安排 。計劃必須建立在預測的基礎上。預測的方法很多，僅介紹一種對時間序列數(shù)據(jù)求其變 化趨勢的指數(shù)平滑方法。所謂時間序列就是按時間順序記錄下來的一組數(shù)據(jù)。例如某企 業(yè)1997年1月—12月的利潤數(shù)據(jù)如下：51．3，35．7，27．9，32．2，48．2，……. 指數(shù)平滑的公式：S(1)t= aXt+(1-a)S(1)t-1 S(1)t：時間序列在T時期的指數(shù)平滑值 Xt：時間序列在T時期的實測值 St-1(1)：時間序列在T-1時期的指數(shù)平滑值 A：系數(shù)，設為0.1 第二期的指數(shù)平滑值=(0.1)(35.7)+(1-0.1)(51.3)=49.7 第三期的指數(shù)平滑值=(0.1)(27.9)+(1-0.1)(49.7)=47.6 第二期的指數(shù)平滑值=(0.1)(32.2)+(1-0.1)(47.6)=46.0 … 第十二期的指數(shù)平滑值=… 于是,第十二期的指數(shù)平滑值即為1998年月份的預測值。 信息系統(tǒng)中有對應的應用程序完成這一功能。 3. 支持計劃編制中的反復運算 例如企業(yè)的利潤計劃模型： 銷售額=輸入變量 銷售成本=0.40*銷售額 邊際收入=銷售額-銷售成本 經(jīng)營費用=輸入變量 稅前利潤=邊際收入-經(jīng)營費用 稅金=0.48*稅前利潤 純利潤=稅前利潤-稅金 其中經(jīng)營費用的計算方法如下： 銷售費用=0.1*銷售額 廣告費用=0.05*銷售額 利息=0.10*長期借款平均額+0.12*短期借款平均額 壞帳費用=0.01*期初應收款余額 管理費用=輸入變量 經(jīng)營費用=銷售費用+廣告費用+利息+壞帳費用+管理費用 使用信息系統(tǒng)中的應用程序，可以很方便地反復計算，觀察每一個變量對整體計劃的 影響。還...
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