信息化與汽車維修企業(yè)的管理
信息化與汽車維修企業(yè)的管理 目前，在一些汽車維修企業(yè)中，配件采購(gòu)管理存在著許多問題，它直接影響到企業(yè)的利 潤(rùn)、成本和銷售。普遍的反映是在配件采購(gòu)管理中存在著許多幕后交易，影響了企業(yè)的 利潤(rùn)。事實(shí)上，配件采購(gòu)管理的問題并不能簡(jiǎn)單地歸結(jié)為幕后交易，許多其他原因也深 深地影響著企業(yè)的配件采購(gòu)水平，其中，信息環(huán)境就是一個(gè)重要原因。 現(xiàn)有的汽車維修企業(yè)配件采購(gòu)管理，有手工和計(jì)算機(jī)管理兩種類型。手工管理的情形基 本相似，而計(jì)算機(jī)管理在不同企業(yè)之間有很大差異。 配件采購(gòu)盲目性是手工作業(yè)的產(chǎn)物 手工管理?xiàng)l件下，配件采購(gòu)主要依靠采購(gòu)員根據(jù)經(jīng)驗(yàn)、自己的貨源信息和庫(kù)存情況配件 采購(gòu)，配件采購(gòu)水平較低。采購(gòu)員在配件采購(gòu)之前不能對(duì)缺貨商品有一個(gè)準(zhǔn)確的數(shù)量概 念。 一個(gè)采購(gòu)員要負(fù)責(zé)大量配件的購(gòu)進(jìn)，這些商品的銷售情況如何、銷售趨勢(shì)如何、準(zhǔn)確數(shù) 量究竟是多少等，在手工管理的情況下很難了解清楚。從庫(kù)存數(shù)量上看，各個(gè)庫(kù)房的商 品庫(kù)存量、在途商品數(shù)量、已發(fā)定單的商品數(shù)量、到貨未入庫(kù)的商品數(shù)量等，采購(gòu)員也 很難在短時(shí)期內(nèi)了解清楚。所以，從某種角度來說，手工管理情況下配件采購(gòu)的盲目性 的確很大。但這只是表面現(xiàn)象，還有更深層次的盲目性。配件采購(gòu)數(shù)量一旦確定之后， 從哪里采購(gòu)、進(jìn)什么配件，又成了一個(gè)難題。即使是同一種商品，也可以有多種采購(gòu)渠 道。 一般來講，每個(gè)采購(gòu)員通常都掌握著幾十家左右配件供貨廠商的信息。對(duì)于這些廠商的 具體情況的跟蹤，如他們生產(chǎn)哪些配件、這些配件在本廠消耗情況如何、廠商的新商品 有哪些、這些廠商的供貨周期是多少等問題，采購(gòu)員一般都不很清楚。這是因?yàn)檫@些信 息的數(shù)量太大，尤其是許多信息是動(dòng)態(tài)的，需要持續(xù)不斷地跟蹤，在手工管理?xiàng)l件下不 太可能實(shí)現(xiàn)。現(xiàn)實(shí)情況是：一般的采購(gòu)員只對(duì)30家左右供貨商和他們商品的銷售情況比 較熟悉，可以準(zhǔn)確控制配件采購(gòu)質(zhì)量。優(yōu)秀的采購(gòu)員可以掌握近100家供貨商的情況。 在這種情況下配件采購(gòu)，采購(gòu)員對(duì)配件采購(gòu)質(zhì)量的控制是十分有限的。一個(gè)非常負(fù)責(zé)任 的采購(gòu)員，也不能保證自己采購(gòu)的配件最為合理。因?yàn)楹侠淼呐浼少?gòu)至少要滿足兩個(gè) 條件：1、采購(gòu)員對(duì)這種配件的短期消耗趨勢(shì)有正確的判斷；2、從配件采購(gòu)價(jià)格、運(yùn)輸 費(fèi)用、供貨周期等綜合因素考慮，這種商品的配件采購(gòu)渠道是合理的。 重視原始數(shù)據(jù)，支持配件采購(gòu)流程 對(duì)有計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的汽車維修企業(yè)，采購(gòu)員可以從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中了解和處理各種信息 ，比人工管理有了很大的飛躍，但仍有許多不足。首先，原始數(shù)據(jù)中的配件采購(gòu)廠家數(shù) 據(jù)不完整。許多計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)在使用過程中，采購(gòu)人員不愿意把貨源信息放到系統(tǒng)內(nèi) ，他們從觀念上認(rèn)為貨源信息是自己的私有財(cái)產(chǎn)或自己的資本。于是我們看到在一些汽 車修理廠中，有一些很有采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)的采購(gòu)員，由于沒有配件采購(gòu)權(quán)，影響到急需配件的 購(gòu)進(jìn)。盡管如此，他們也不把自己的配件采購(gòu)渠道貢獻(xiàn)出來。企業(yè)不太了解這種情況的 話，往往只有默許這種不合理的現(xiàn)象存在，結(jié)果就產(chǎn)生了在進(jìn)銷存系統(tǒng)中沒有貨源信息 或貨源信息形同虛設(shè)、與實(shí)際配件采購(gòu)大相徑庭的現(xiàn)象。其次，采購(gòu)人員往往根據(jù)大致 感覺去配件采購(gòu)，配件采購(gòu)前最多查查庫(kù)存。他們不習(xí)慣在配件采購(gòu)之前從計(jì)算機(jī)管理 系統(tǒng)里去認(rèn)真了解需要采購(gòu)的究竟有哪些配件、這些配件的消耗趨勢(shì)是什么、這些配件 的實(shí)際庫(kù)存到底是多少、應(yīng)當(dāng)采購(gòu)的數(shù)量是多少這些問題。這里面的原因有多種，有的 是采購(gòu)人員對(duì)計(jì)算機(jī)的使用不熟悉，有的是應(yīng)用系統(tǒng)本身的功能不完整，有的是系統(tǒng)內(nèi) 的數(shù)據(jù)本身不完整，如庫(kù)存和銷售的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)等。在各個(gè)因素里，采購(gòu)員自身的重視程 度最為重要。 如果一個(gè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)功能齊全，各種經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)齊全，配件采購(gòu)業(yè)務(wù)能夠提升到什么 水平？ 首先，采購(gòu)人員能夠隨時(shí)看到自己所掌握的供貨廠商和供貨單位的全部動(dòng)態(tài)信息。比如 ，哪些廠商現(xiàn)在是主要的合作對(duì)象、哪些廠商已經(jīng)退出；哪些廠商是季節(jié)性退出、哪些 是商品不對(duì)路的原因、哪些是雙方合作的問題；各個(gè)廠商能夠提供的商品有哪些、價(jià)格 如何、近期有沒有新品種；哪些商品有多種供貨渠道、同一小類的商品都有哪些供貨廠 商，等等。其次，采購(gòu)人員可以了解自己主管的配件目前在本廠的消耗情況、消耗趨勢(shì) 、庫(kù)存量等。最后，采購(gòu)員根據(jù)這些配件的綜合庫(kù)存信息，如已發(fā)定單、在途商品、到 庫(kù)未驗(yàn)收商品以及各個(gè)庫(kù)房的庫(kù)存和商品在下一個(gè)生產(chǎn)周期內(nèi)的預(yù)期消耗數(shù)量，確定盡 量合理的配件采購(gòu)數(shù)量。在手工作業(yè)下，要想獲得這些大量實(shí)時(shí)的信息，以確定商品的 合理采購(gòu)數(shù)量是很困難的，但借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理就輕松多了。即使這樣，企業(yè)在 配件采購(gòu)方面還存在問題，這就是貨源渠道的拓展和選擇。 收集外部信息拓展貨源渠道 如果我們不能夠在大量的供貨廠商中進(jìn)行選擇，就只能在有限的渠道范圍內(nèi)重復(fù)，這樣 就不能有效地提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)水平。通常，一個(gè)大型汽車維修企業(yè)的供貨廠商和供貨單 位大約有幾十家左右，大多數(shù)采購(gòu)業(yè)務(wù)人員會(huì)認(rèn)為，這么多的廠商基本夠用了；如果需 要補(bǔ)充新商品，廠商會(huì)找上門來；如果過時(shí)和有問題的廠商被淘汰后新廠商也將聞風(fēng)而 至，或者，我們可以從廣告上找到他們。 實(shí)際上，這不僅遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還使我們喪失了很多商機(jī)。 根據(jù)國(guó)內(nèi)一家信息企業(yè)提供的數(shù)據(jù)表明，國(guó)內(nèi)的各種配件生產(chǎn)廠家有大約有幾十萬(wàn)家。 其中，許多著名的國(guó)內(nèi)和國(guó)際配件生產(chǎn)廠家還沒有包括在內(nèi)。同時(shí)，各種配件銷售店或 銷售公司有大約幾千萬(wàn)家。 這幾十萬(wàn)家生產(chǎn)企業(yè)和幾千萬(wàn)家配件銷售店或銷售公司對(duì)國(guó)內(nèi)現(xiàn)有的汽車維修企業(yè)究竟 有多大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值我們不去討論。我們要說明的只是，我們可以企及的供應(yīng)商的選擇范 圍，與社會(huì)上可以滿足我們需求的供貨商群體之間，有多么巨大的差異！而這些差異， 就是我們的重要商機(jī)，是我們極其重要的經(jīng)營(yíng)潛力所在。 由以上的討論，我們知道了內(nèi)部信息管理的重要以及外部信息收集的重要。內(nèi)部信息對(duì) 于已有計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的汽車維修企業(yè)，可以通過應(yīng)用系統(tǒng)培訓(xùn)、內(nèi)部規(guī)章制度的完善 、應(yīng)用系統(tǒng)功能的補(bǔ)充等方式加以完善；外部貨源信息，則需要通過社會(huì)的發(fā)展、公共 數(shù)據(jù)的開放與發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展等因素逐步實(shí)現(xiàn)。所幸的是，已有許多部門和企業(yè)在積 極地從事這方面的工作，生產(chǎn)廠家的信息和供貨商品信息網(wǎng)站也在不斷地出現(xiàn)。盡管這 些信息與投入實(shí)際使用尚有一段距離，但整個(gè)社會(huì)正在朝著這個(gè)方向前進(jìn)?？梢灶A(yù)見， 在不久的將來，每個(gè)汽車維修企業(yè)都可以從社會(huì)共享公共信息方面得到巨大的收獲。在 企業(yè)內(nèi)部，盡快地重視和完善配件采購(gòu)渠道的拓寬、在大數(shù)量的后備廠商中進(jìn)行擇優(yōu)選 取，是汽車維修企業(yè)深化發(fā)展的重要內(nèi)容。這一點(diǎn)對(duì)企業(yè)絕對(duì)效益的增加和持續(xù)性發(fā)展 具有極其重要的意義。
信息化與汽車維修企業(yè)的管理