主管的基本功能
主管的基本功能 黃安全 　 主管是人人羨慕的職位，不但有可觀的收入，又有尊嚴的社會地位。主管位尊權(quán)大，并 非人人皆可登上此一寶座，但榮膺這一寶座的卻不一定有卓越的表現(xiàn)，甚至有許多身歷 其境的主管，常因處事不夠嚴格，人際關(guān)系的通用不夠圓熟，以致于“尺寸”把握不準， 而大惑主管難也！因此，本文分兩部分來討論，一方面探討主管的基本功能，另一方面 則剖析主管如何做好管理工作。 一）：主管的性質(zhì)與內(nèi)涵 主管是勞心而非勞力者 所謂勞心者是指運用其智慧，發(fā)掘潛在問題，進而深入分析，提出解決對策的；勞力者 是指憑自身實力，勞碌工作，而少用大腦思考問題的，孟子說：勞心者役人，勞力者役 于人。 主管是人才而非人手 企業(yè)的強弱是看各類人才（運用腦力去管理部屬者）是否多而全，而不是只求人手（依 照上司旨意辦事的人）多，人多只是勢眾，但不一定能成事。 主管不是主官 主管不是做官，而是引導(dǎo)別人把事做好的人，因此主管并非事必躬親者。既然不是當官 ，就不能有“官大學問大”的心態(tài)，頭銜高并非一定實力強，名副其實才是真主管。 主管是既管又理的人 過去是勞力者密集的天下，是人找事、人求事的時代；現(xiàn)今則是技術(shù)、資金、信息與人 才密集的時代，找事已變成求才；因此，主管的角色不能再憑至高無上的權(quán)威，頤氣使 人、管教、漫罵的待人方式已經(jīng)落伍，起而代之的是講理、注意理性和身教的方式管理 員工，故主管不只是講求管教，還要講求合理、合法及合情。 主管是負責單位業(yè)績成敗的人 企業(yè)各部門若有良好的業(yè)績，大家都會說主管的領(lǐng)導(dǎo)有方。然而，計算成敗其實應(yīng)按90 ：10的原則，有錯則大過由上（90）往下（10）記，有功則應(yīng)由下（90）往上（10）記 。 主管是調(diào)和各方關(guān)系的人 主管既要盡力而為、領(lǐng)導(dǎo)部屬完成上級所交給的任務(wù)，另一方面，又要善于伙計本分， 設(shè)法爭取到老板的支持與信任，方能順利完成任務(wù)。由于這種兩面關(guān)系，故常遇到“該說 的不能說”、“不該說的非說不可”的兩難境地。 二）：主管工作的內(nèi)涵 主管是推動群策群力以求成功的人，其工作深富有挑戰(zhàn)性，但也因掌舵該單位的方向及 政策方針的制定與執(zhí)行，故因任重道遠而飽受工作壓力的催逼。主管的工作內(nèi)涵主要有 以下幾點特征： 工作進度異常緊湊 主管因處在負責工作單位的內(nèi)外聯(lián)系，又要處理例行性業(yè)務(wù)與某些突發(fā)性事件，加上業(yè) 務(wù)的規(guī)劃、執(zhí)行權(quán)力與考核都要主管來構(gòu)思與推動，因此，可謂“集三千寵愛于一身”， 工作繁重而忙碌，而一有空閑，書信電話緊隨而來，部屬的請示又剝奪了他不少時間， 因此，主管幾乎沒有真正的休息時間，主管似乎無權(quán)可說：現(xiàn)在我的工作都做完了。 工作特點簡短、片段和多變 主管是某一部門的靈魂人物、決策者，各方面都要找他，但他一天只有24小時，因此除 了加強工作進度以外，就是盡量縮短活動、推掉或避免冗長費心費力的工作，以加速信 息的傳輸和業(yè)務(wù)的進行，因此，主管根本無法細想，這并不是說主管不用大腦，而是他 忙碌得無心專心做好規(guī)劃工作。 主管都是行動導(dǎo)向者，且特別偏愛口頭溝通 主管由于工作壓力大，很多事情都是十萬火急，故常以“務(wù)實”的態(tài)度，“兵來將擋，水來 土淹”，不在深入分析問題如何形成與惡化過程，而事實上也不可能允許他對事件的來龍 去脈、因果關(guān)系作詳細的澄清，因此，都是行動導(dǎo)向，以處理如何做，而非事實本質(zhì)為 最高準則。 主管工作最大的危險是不能深入 主管是“成事與做事”兼并的，又要辦多事與辦好事，在這種壓力下，他無法不接受最多 的任務(wù)，但卻不容易把責任授予他人，因此授權(quán)與培養(yǎng)部屬使他備受困惑，凡事找“頭” ，但他又分身無術(shù)，只好看哪個事緊急就先應(yīng)付，但緊急又與重要性往往難以兩全，結(jié) 果樣樣都管，樣樣不管，落得變成蜻蜓點水不深入的后果。 主管的工作仍以藝術(shù)成分居多 主管是從事管人理事的工作，問題是他的處理結(jié)果是要通過人來完成，而且等級愈高， 愈是要靠人來辦事，同時也需要收集各個方面信息再做卓越的判斷，主管當久之后，會 養(yǎng)成他獨斷專行的習慣，依憑直覺與經(jīng)驗，而不太重視科學的分析，因這樣常緩不濟急 。管人至今仍屬高度藝術(shù)的范疇，而主管欲思考如何做決策，卻又無法作深入的分析研 究。 三）：主管的管理功能 主管的管理功能有規(guī)劃、組織、用人、指揮及控制等，它們彼此之間有一個前后銜接的 關(guān)系。 規(guī)劃是知己知彼、百戰(zhàn)百勝的工夫，規(guī)劃是一種知己知彼的工作，也是企業(yè)管理的首要 功能，主管只要規(guī)劃做的好，其他事就可順利開展。規(guī)劃主要有四大要點： A:評估外界環(huán)境形勢的變化，分析有那些形勢對自己是機會，那些是威脅。規(guī)劃是講求 如何運籌帷幄、化不利為機會的工夫。 B:了解本身有那些優(yōu)點（資源），自己的強處與弱點在那里，以尋求有利于自己的方面 ，界定自己的生存空間與發(fā)展方向，以發(fā)揮所長，貢獻企業(yè)未來發(fā)展。 C:建立負責部門的整體目標與長期發(fā)展計劃，這些目標是用來對待未來形勢發(fā)展所作的 預(yù)測，加上某些“勉強”成分所定的高標準，而以這些目標和計劃做為部門努力的方向和 業(yè)績衡量的標準。 D:依據(jù)整體目標再制定部門的政策方針與策略，讓人力、物力及時間等資源做最充分與 最有效的利用。 組織要求團對合作，建立共識，組織的目的就是要將一群烏合之眾化為百萬雄師，強調(diào) “三個臭皮匠勝過一個諸葛亮”。主管是成事者，故不能再事必躬親，而要本著“組織設(shè)計 ”發(fā)揮團隊合作的效果，使整體大于個別之和，一般而言，組織設(shè)計設(shè)涉及到以下三種做 法： A:組織是將各種心態(tài)不一的引導(dǎo)向統(tǒng)一的目標，須通過溝通、協(xié)調(diào)、忍讓、共識及合作 來建立共識。 B:主管應(yīng)對每個部屬充分的了解，設(shè)法使他發(fā)揮所長，以達到分工專業(yè)化的效果，組織 是人才的組合，也是每個人要發(fā)揮其專業(yè)才能的所在。 C:主管除設(shè)法讓部屬充分表現(xiàn)外，更應(yīng)透過各種溝通與協(xié)調(diào)工夫，使部屬上下一心，主 管要通過理念的灌輸、會議、目標和各種制度設(shè)計，促使大家彼此相互配合，同心協(xié)力 ，拋棄本位主義。 用人要求知人善任，適才適所，企業(yè)是要靠人來提高生產(chǎn)力的，主管懂得用人之道才能 水漲船高，傾其心智去規(guī)劃大事，否則若不敢授權(quán)，盡己全力只能做些小事，主管的用 人一般應(yīng)注意： A :人才靠培養(yǎng)，挖角不能建立共識； B:士為知己者死，人的能力與向心力是靠激勵來發(fā)揮其潛能的； C:我們要用的是最適合的人，而非最好的人； D:培養(yǎng)部屬工作的成熟感，使其潛力浮出水面； E:利用輪調(diào)或第二專長的培養(yǎng)，使部屬能接棒。 4．指揮能建立共識，培養(yǎng)使命感，部屬是主管的鏡子，有怎樣的部屬就有怎樣的主管， 主管必須設(shè)法讓部屬建立共識，賦予責任心與使命感，員工才有勇于做事的報復(fù)和主人 感，故主管應(yīng)注意： A:身教重于言教，待人首重誠心； B:設(shè)法使部屬成為自己的信徒； C:身先士卒，要求部屬之前要先要求自己； D:推行在公眾面前表揚，在私下里處理過錯； E:獎懲應(yīng)活用，但應(yīng)遵守多表揚少斥責的原則。 5．控制是追蹤考核，確保目標達到，規(guī)劃落實，作為主管，必須事先制定各種衡量準則 ，掌握反饋信息，才能掌握大局，完成任務(wù)，主管應(yīng)做到： A:不要有“亡羊補牢”的思想； B:重點管理，注意各種例外情況； C:定期評估業(yè)績，而非年終才算總帳； D:評估標準明確具體，盡可能量化； E:機會教育，吸取別人的慘痛教訓，避免重蹈覆轍。 四）：主管應(yīng)具備的能力與條件 主管一般應(yīng)具備技術(shù)、人際、全局、判斷四種管理技巧，這些技巧并非與生俱來的，而 是靠后天的培養(yǎng)和努力而得的。 技術(shù)主要包括專業(yè)性的知識、對專業(yè)問題的分析能力、專業(yè)工具及專業(yè)技術(shù)的熟練程度 ，作為主管，不管是銷售、生產(chǎn)、人事，還是財務(wù)、研究、信息等各個方面的知識都應(yīng) 鉆研，技術(shù)越好，越能與他人協(xié)調(diào)與合作。 人際技巧重點在與人的合作，作為一個主管，是否擁有良好的人際技巧，可從三個方面 來觀察：他用什么方式去看他的上司、同事及部屬？他用什么方式去了解上訴這些人對 他的看法？他如何處理上訴兩個問題？人際技巧是一種時時刻刻自然流露的活動表現(xiàn)， 主管并非只在做決策時才需要正確了解他人的能力，主管應(yīng)切記：自己的一言一行，對 部屬都有不可言喻的影響。 全局性是要求主管能否從企業(yè)的整體來看問題，同時認清各組織各部門之間的相依性， 只有產(chǎn)、供、銷、人、研、財、信等各個部門的密切配合，企業(yè)才能有綜合效果而言； 同時要求主管能否同企業(yè)界、社會、政府、學校等力量保持一種什么樣的關(guān)系，能否發(fā) 現(xiàn)其根源，為我企業(yè)所利用，對我企業(yè)有利。 判斷對于一個主管來說非常重要，企業(yè)經(jīng)營錯綜復(fù)雜、撲簌迷離、常常通過主管了解來 龍去脈因果關(guān)系，從而找到問題的真正癥結(jié)所在，主管站在整體的高度去探討、描述、 解釋、分析、綜合歸納企業(yè)問題，進而提出問題解決方案。主管要求能動灼先機、未雨 綢繆，這樣就能化危機成轉(zhuǎn)機，最后變成良機，判斷是為解決問題而非制造問題。 作為90年代末期的高新技術(shù)企業(yè)，對主管必然有更高的要求。新時代要求主管還要具備 創(chuàng)造性的洞察力，洞察力包括從各種角度去觀察問題，從而抓住問題的核心，它能有助 于擬訂成功的策略；敏感力就是如何把人結(jié)合在一種文化內(nèi)，使他們自動自發(fā)的追求高 目標，面對面溝通、持續(xù)性訓練與發(fā)展、創(chuàng)造性獎勵辦法、工作保障，都顯示了培養(yǎng)強 有力文化的那種敏感力，少了它，員工就會缺乏干勁、感覺未受重用、甚至感覺受剝削 ；高瞻遠矚能在內(nèi)心從已知走向未知，也就是綜合事實、數(shù)字、希望、夢想、危險以及 機會，而創(chuàng)造未來，忍耐要求你活在現(xiàn)實里，高瞻遠矚和忍耐的能力有助于塑造一個卓 越的未來，不急不躁的邁向這個遠景；應(yīng)變與集中的能力則能刺激你預(yù)測未來的需求， 事先推測該注意的困難，而不是使企業(yè)立即受到壓力，即使發(fā)生了不測，也能引導(dǎo)推行 變革的努力方向。 借助孫子的說法，一位主管應(yīng)具備的條件是“將者，智、信、仁、勇、嚴”。主管要有過 人的智慧，以作出正確判斷，作出合理的決策；要言出必行，以建立威信，同時要信賴 部屬，進而獲得部屬的信賴；要有仁德，要愛護和關(guān)懷部屬；要有道德和做事的勇氣， 能下決斷，并有魄力地執(zhí)行任務(wù)，敢作敢當；必須嚴守紀律，尊重制度，賞罰分明。
主管的基本功能