專案管理案例研究
專案管理案例研究 作者： Feng Renjun,PMU 筆者歡迎大家用Email與他交流：viktor_fung@hotmail.com 內容摘要 本文綜述了專案管理的基本概念、知識、方法和工具，以安得滕MP公司的辦公自動化專 案管理為例，詳細探討了專案管理的諸過程。專案的成功與否取決于用前述的方法和工 具良好地計劃專案，有效執(zhí)行和控制專案以及專案團隊成員對成功的承諾。而且，專案 經(jīng)理和專案團隊成員之間的有效溝通、團隊合作以及獲得高層管理者的支持，也是專案 成功的保證。 一、 前言 專案管理是50年代后期發(fā)展起來的一種計劃管理方式，它的一出現(xiàn)就引起舉世矚目。19 57年，美國杜邦公司把這種方式應用到設備的維修，將維修停工時間由125小時銳減到7 8小時；1958年，美國人在北極星導彈設計中，應用專案管理技術，竟把設計完成時間縮 短兩年。由于專案管理成效顯著，自從60年代以來，它被廣泛地用到各行各業(yè),以及國家 和地區(qū)政府乃至聯(lián)合國。它不僅適用于大公司，而且也適用于各種小型企業(yè)。 由此可見，專案管理在當今的商業(yè)世界里是一個非常重要的主題。由于專案變得日益復 雜，資源和時間難以控制和競爭日益加劇，各個組織正在尋找更有效的方法去管理他們 的專案。 二、專案管理基本概念、知識、方法和工具 專案是指一連串彼此相關聯(lián),目標相同且需耗費一段時間的作業(yè)。它包含三個要素：時間 、成本和可用資源。 專案管理是指計劃、指導且控制人力資源、設備、物料及時間,并滿足專案的技術、成本 、時間的限制，進而達到專案目標。 專案大體上分為以下七個階段： 初步準備階段、預備階段、計劃階段、實行階段、改變控制階段、結論階段以及專案后 續(xù)階段。 按照美國專案管理協(xié)會（PMI）的專案管理知識體系（PMBOK），專案管理知識共涵蓋九 個知識領域，亦即：集成、范圍、時間、成本、質量、人力資源、溝通、風險和采購。 而每個知識領域包含數(shù)量不等的專案管理過程，總計有39個。一般來講，專案管理過程 分為五大類： 1、 啟動：成立專案團隊開始專案或進入專案的新階段。啟動是一種 認可過程，用來正式認可一個新專案或新階段的存在。 2、 計劃：定義和確定專案目標，選擇實現(xiàn)專案目標的最佳策略，制 定專案計劃并包含風險管理。 3、 執(zhí)行：調動資源，執(zhí)行專案計劃。 4、 控制：監(jiān)控與評估專案偏差，必要時采取糾正行動，保證專案計 劃的執(zhí)行，實現(xiàn)專案目標。 5、 結束：正式驗收專案或階段，使其按程序結束。 其中專案計劃是專案管理的核心。 自九十年代以來, 專案管理的概念和方法得到了長足的發(fā)展, 同時專案管理的軟件也相繼開發(fā)出來。結合專案管理的幾個過程，基本上專案管理可用 下述方法或工具進行： A． 啟動與計劃過程： A1 組織結構圖 A2 定義專案 A3 確定專案目標 A4 工作結構分析（WBS） A5 確定資源需求 A6 職責劃分矩陣（RAM） A7 確定工作完成順序和時間〖網(wǎng)絡圖(NETWORK DIAGRAM),要徑（CP）和甘特圖(GANTT CHART)〗 A8 資源安排 A9 潛在問題分析（PPA）,亦即風險管理 A10潛在機會分析（POA） B． 執(zhí)行與控制過程： B1 執(zhí)行啟動 B2 專案控制 B3 專案調整 C． 結束過程： 結束專案和專案評估 在整個專案運作過程中，除了使用上述方法或工具外，還有一個專案團隊需要用的系統(tǒng) 方法，就是專案管理討論（PMD）: 具體商討專案的各個層面，維系與加強專案經(jīng)理與成員之間的有效溝通，以確保專案順 利進行，并通過專案管理討論增強團隊成員的參與意識，以及對專案成功的承諾，明確 希望并得到信息反饋，澄清與解決專案實施過程中有關技術層面與人員層面的諸問題。 三、案例介紹 本專案管理涉及的是安德滕MP公司的“辦公自動化”專案 公司簡介： 安德滕MP公司（以下簡稱AMPC）是一家生產醫(yī)療保健產品的中型公司。該公司成功開發(fā) 了三條生產線，提供高利潤創(chuàng)新醫(yī)療保健產品。八年前，AMPC成功地研制出肺活量自動 診療器（Auto SDS）。十八個月前該公司又開發(fā)出了Model V自動化肺功能檢測器, 并投入生產。該產品性能好過Auto SDS。然而令人不解的是, 其銷售量一直無法突破預計的數(shù)額。 存在的問題： 在季度之初，公司總裁安德滕作了一個內部運作調查, 認為公司存在信息流通管理方面的問題: 采購和物料部因未能及時收到生產信息，以致原材料與部件經(jīng)常不能持有；生產經(jīng)理缺 乏調整后的銷售數(shù)據(jù)，以致未能更好安排生產；銷售部提供了信息，但是訂單處理系統(tǒng) 不能回答顧客關于價格、交貨及帳單方面的詢問；甚至財務部全然不知道即將來臨的和 正在處理的訂單，因此也未能很好地管理現(xiàn)金流。 解決辦法： 安德滕設想通過程序化以及信息流計算機化來解決此問題。因而決定開展一個綜合性的 “辦公自動化”專案, 確定其返本期為一年，預算為18萬元，責成產品開發(fā)部的副總裁阿瑟博士主導該專案, 并對專案提出如下要求: 1、 讓現(xiàn)有的活動產品生產線滿負荷運轉。生產部要讓市場部知道他 們的生產量并通過采購部與庫存控制協(xié)調。銷售要跟上生產線的生產能力，定期引入新 產品或產品改良。客制化產品種類少但規(guī)?；?。 2、 Auto SDS與Model V的生產數(shù)額視銷售預測與歷史訂單數(shù)據(jù)來 定。銷售部必須提供資料給生產部，接著生產部向采購部、材料部以及庫存控制部門提 出材料請求。 3、 財務部能管理預算，追蹤收入與費用，并且向有關部門報告變 更，管理現(xiàn)金流，并且向安德滕就公司面臨的財務機會與威脅提出意見及建議。 4、 該系統(tǒng)要例行給出訂單、庫存、生產進度、原材料訂貨的關聯(lián)信 息，而且銷售市場部也應有信息反饋給交貨、數(shù)量折扣以及替換產品方面的咨詢。 5、 最主要的是，該辦公自動化系統(tǒng)應只需少量時間的培訓，就能使 用戶快速掌握，并運用自如。 作為專案經(jīng)理的阿瑟博士，他需要集中各個部門的要求組建專案團隊，開始思考專案的 范圍，分析信息流和開展系統(tǒng)設計?；蛟S軟件需要修改，更多的硬件需要選購。他也要 思考系統(tǒng)如何配置人員？設施將作何修改？是否要做小規(guī)模測試？需要多少時間來完成 專案？預算18萬元是否足夠？這些都是他需要思考并解決的問題。到底從何處著手呢？ 四、 啟動和計劃專案 1、 組建專案團隊： 考慮到最大限度地利用公司的資源，分享職能專業(yè)知識，專案與職能部門分擔資金成本 ，得到職能經(jīng)理的支持和承諾以及良好的信息流通和更好的協(xié)調，應采用矩陣式組織結 構，即專案團隊的成員由不同職能部門的成員所組成，由專案經(jīng)理決定工作內容與完成 時間，而人員與資源由各職能經(jīng)理控制，建議具有AUTO SDS和MODEL V經(jīng)歷的人員參與專案。專案的組織結構見附圖1。 圖 1 專案組織結構 2、 專案管理討論（PMD）： 召開由各職能經(jīng)理及有關成員參加的專案啟動會議，討論并確定專案的意圖及范圍、專 案目標、工作細分和資源需求等等: 2.1 專案的意圖及范圍（定義專案）： 在開支不超過18萬元的情形下，在六個月內建成辦公自動化系統(tǒng)。 2.2 專案目標： 欲解決公司目前所面臨的問題并實現(xiàn)總裁對該系統(tǒng)之要求，專案完成后，應達到如下目 標： 2.2.1及時采購材料和部件以保持活動產品生產線滿負荷運轉 2.2.2為現(xiàn)金流管理提供財務資料 2.2.3為銷售部提供生產信息以便其規(guī)劃活動生產線的銷售活動 2.2.4 給出材料接收方面的信息以便付款、質量控制和生產規(guī)劃 2.2.5 給出產品銷售預測資料以便安排AUTO SDS和MODEL V的生產 2.2.6 提供訂單資料以便跟蹤訂單交貨狀況，準確定價和及時收款 2.2.7 關聯(lián)定價、庫存水平、生產規(guī)劃以及材料定購方面的資料 2.2.8 該辦公自動化系統(tǒng)將在六個月內投入運行 2.2.9 該辦公自動化系統(tǒng)用現(xiàn)金流來出資（不借款） 2.2.10建成該系統(tǒng)的開支不超過18萬元 2.2.11只需要少量時間的培訓，有關人員就能有效使用該系統(tǒng) 2.2.12該辦公自動化系統(tǒng)在生產力提高、質量改進、客戶服務改善以及降低成本方面有 確切的回報（返本期為一年） 欲達成上述目標，各專案團隊成員充分利用從AUTO SDS與MODEL V專案積累的經(jīng)驗和各自的專門知識，通過討論與充分交流，確定出專案的各輸出以及專 案中所要完成的工作, 即工作結構分析（WBS）和資源要求，具體包括人力資源、設施、設備、材料以及其它特 別資源，從而制定出該專案的預算。WBS需要考慮這些因素：各工作皆可獨立運作；所有 的工作范圍都不會太大而不易管理；各工作皆可賦予充分的授權；對各工作皆可個別進 行監(jiān)視和對個別工作提供所需的資源。 2.3 工作結構分析（WBS）： A． 系統(tǒng)設計 A1. 確定信息流 A2. 確定軟件要求 A3. 確定硬件要求 B． 軟件開發(fā) B1. 系統(tǒng)流程圖準備 B2. 數(shù)據(jù)庫程序修改 C． 硬件采購 C1. 硬件與供應商選擇 C2. 采購訂單處理 C3. 硬件接收 D． 系統(tǒng)人員配置 D1. 人力資源需求確定 D2. 公司內人員調任 D3. 外部人員招聘 D4. 系統(tǒng)培訓 D4.1 用戶手冊準備 D4.2 培訓內容確定 D4.3 培訓 E. 設施準備 E1. 設施布置 E2. 設施修改 E3. 設備安裝 F. 辦公自動化小規(guī)模測試 F1. 小規(guī)模測試評估方法確定 F2. 小規(guī)模測試 F3. 測試評估 G. 辦公自動化 G1. 系統(tǒng)修改（根據(jù)需要） G2. 執(zhí)行方案審定 G3. 全面辦公自動化執(zhí)行 2.4 資源需求：見表1 | 表1 資源需求 | |工作結構分析WBS | |工作結構分析WBS |阿瑟博士-VP/產品開發(fā)|威廉-系統(tǒng)設計/設計部|戴衛(wèi)-程序設計/設計部|尤金-研究協(xié)調/研發(fā)部|克拉克-人事經(jīng)理/人力| | |部 | | | |資源部 | |工作結構分析WBS |優(yōu)先權 |持續(xù)時間 | | | | | |　 | | | | | | | | | | | | | | | | |A.系統(tǒng)設計 |在---之后 |(日) | | |A1.確定信息流 |無 |5 | | |A2.確定軟件要求 |A1 |3 | | |A3.確定硬件要求 |A2 |2 | | |B.軟件開發(fā) |　 |　 | ...
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