電算化管理辦法
電算化系統(tǒng)管理辦法 目 錄 第一章總則 第二章會計電算化系統(tǒng)崗位責任制度 第三章電算化的實施 第四章會計電算化系統(tǒng)操作管理制度 第五章會計電算化系統(tǒng)軟、硬件管理制度 第六章會計電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度 第七章附則 電算化系統(tǒng)管理辦法 第一章總則 第一條為推行公司管理現代化、自動化，提高財務會計工作效率，加強電算化管理，特 制定本辦法。 第二章會計電算化系統(tǒng)崗位責任制度 第二條核算系統(tǒng)人員分工 　　為適應會計工作電算化后會計工作重點的轉移和崗位的變動，需要對財會人員的工 作內容和任務以及相互分工做出調整。 會計人員工作崗位劃分為: 會計主管、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、制單、復核及審核、會計報表、檔案管理、出納 。以上崗位中系統(tǒng)管理員不得兼管出納工作、出納人員不得兼任操作人員。 第三條核算系統(tǒng)人員組成 核算系統(tǒng)由系統(tǒng)管理員、會計電算化操作員、數據審核員和會計管理員組成。 　?。?）系統(tǒng)管理員：負責核算系統(tǒng)運行環(huán)境的建立，組織協(xié)調系統(tǒng)的日常運行操作， 提出軟件修改的意見；發(fā)現和解決操作故障，及時糾正數據差錯；負責檢查和督促系統(tǒng) 各類人員的工作，負責系統(tǒng)的安全保密工作；負責對系統(tǒng)硬件設備的檢查及故障處理工 作，確保系統(tǒng)的正常運行，負責數據及程序的正確性和適應性的維護。發(fā)生不可處理的 錯誤，應 及時與銷售單位技術人員取得聯(lián)系，及時解決發(fā)生的錯誤。一般由計算機專業(yè)人員負責 。 　?。ǎ玻嬰娝慊僮鲉T：負責所分管的財會工作，做好分管的原始憑證的匯集和 記帳憑證編制及預處理工作。負責審查輸入憑證的預處理，整理輸入憑證、編制記帳憑 證、進行核算工作。負責系統(tǒng)的操作運行，負責數據登錄、打印各種帳表數據，嚴格遵 守操作規(guī)程，并負責數據正確性的校核，發(fā)現故障應及時報告系統(tǒng)管理員。同時應做好 會計數據的備份。由具有合格證的會計人員負責。 　　（３）審核員：負責對輸入憑證的代碼及數據的完整性和正確性的審核，保證輸出 帳表數據的完整性和正確性。由不是輸入憑證的另一人負責。 　?。ǎ矗嫏n案管理員：負責存檔數據軟盤、程序軟盤、帳表、憑證和各種資料的 保管工作，做好軟件、數據及資料的安全保密工作。作好會計數據的備份工作。 　?。ǎ担嬛鞴芎统黾{員的職責與手工方式下的職責一樣，區(qū)別在于必須對會計電 算化比較了解，并充分利用會計電算化提供的各種會計資料。 第四條會計電算化系統(tǒng)各類人員崗位責任制 （1）系統(tǒng)管理員責任制 　?、?負責會計電算化系統(tǒng)的日常管理工作，監(jiān)督并保證系統(tǒng)的正常運行，做到合法、安全、 可靠、可審計的要求。在系統(tǒng)發(fā)生故障時，應及時到場，并組織有關人員盡快恢復正常 運行。 ② 定期檢查軟、硬設備的運行情況；負責系統(tǒng)運行中軟、硬件故障的消除工作；負責系統(tǒng) 的安裝和調試工作；按規(guī)定的程序實施軟件的完整性、適應性和正確性的維護。 　　③協(xié)調本系統(tǒng)各類人員之間的工作關系。 　?、?檢查會計憑證的預處理工作，確保各類輸入數據符合系統(tǒng)的要求。 　　⑤ 負責計算機輸出帳表、憑證數據的正確性和及時性檢查工作。 ⑥ 負責本系統(tǒng)各有關資源（包括硬件設備、軟件、數據及文檔資料等）的調用、修改和更 新的審批手續(xù)。 　　⑦負責本系統(tǒng)運行的安全性、正確性、及時性檢查工作。 　　⑧ 做好本系統(tǒng)操作運行情況的總結工作，并提出更新軟件或修改軟件的需求報告。 　?、?負責本系統(tǒng)各類人員的工作質量考評，并提出任免意見。 　?、馔晟片F有的管理制度，并制定崗位責任與經濟責任考核制度。 　?。ǎ玻嬰娝慊僮鲉T責任制 　?、?負責本系統(tǒng)的數據登錄、數據備份和輸出帳表的打印工作。嚴格按照輸入憑證做好數據 輸入操作，輸入完畢進行自檢核對工作，核對無誤后交審核員復核；在輸入操作中，如 發(fā)現輸入憑證有疑問或錯誤時，應及時向系統(tǒng)管理員或專職會計員反映，不得擅自作廢 或修改；發(fā)現輸入數據與憑證不符時，應按憑證數據予以修正。 　　②嚴格按照系統(tǒng)操作說明進行操作。 　?、?當天的日記帳數據，做到當天登錄。登錄后即打印出當天的帳表，做到當日帳當日清。 日記帳輸入應做好日清，在月末應將核對無誤的明細帳和科目匯總表打印輸出。 　?、?月末打印系統(tǒng)所有的明細帳、總分類帳、會計報表和自動轉帳憑證。 　?、?每次操作完畢，應及時做好各類備份數據和存檔數據。 　?、拮⒁獍踩Ｃ?，各自的操作口令不得隨意泄露，備份數據應妥善保管。 　?、?系統(tǒng)操作過程中發(fā)現故障，應及時向系統(tǒng)管理員報告，并做好故障記錄和上機記錄等事 項。 　?。ǎ常徍藛T責任制 　?、?負責憑證數據的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數據的正確性。 　?、?負責輸出數據正確性的審核工作。 ③ 對不真實、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證，退還各有關人員更正、補齊后，再行審核 。 　?、?對于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數據不予簽章確認。 （４）會計檔案管理員責任制 　?、?負責本系統(tǒng)各類數據軟盤、系統(tǒng)軟盤及各類帳表、憑證、資料的備份和存檔保管工作。 　?、?做好各類數據、資料、憑證的安全保密工作，不得擅自出借。 　　③ 按規(guī)定期限，向各類有關人員催交備份數據及存檔數據。 （５）專職會計員責任制 　?、?按分管的內容匯集材料收發(fā)、領退單、銷售發(fā)票、工資變動及停止發(fā)放等各類單據。 　　② 在規(guī)定的期限內，根據原始憑證準確編制會計記帳憑證。 　　③ 編制會計憑證應符合財會制度的要求。做到內容完整、數據正確；代碼要合法、恰當、 摘要應簡明規(guī)范。 ④ 如果專職會計人員兼會計電算化系統(tǒng)操作員，則應遵守會計電算化系統(tǒng)操作員的責任制 。 第三章電算化的實施 第四條領導與組織 為搞好公司會計電算化工作，公司成立一個臨時性的會計電算化領導小組，負責對會計 電算化工作的組織、領導、監(jiān)督和協(xié)調，可由總經理或財務副總經理親自領導。 公司成立會計電算化實施小組，具體負責會計電算化實現工作。該小組主要由財務會計 人員和計算機專業(yè)人員組成，負責人由財務主管擔任。在完成會計電算化任務后，小組 撤銷。 當本公司缺乏計算機專業(yè)人員，或專業(yè)力量較弱時，可聘請外部專家、顧問參與咨詢。 第五條規(guī)劃 會計電算化工作應按一般投資項目的工作規(guī)程，進行可行性分析。實施小組應提交編制 好的可研報告，報領導小組審批。 電算化會計信息系統(tǒng)開發(fā)須遵照軟件工程的生命周期法進行，開發(fā)方案須經領導小組批 準。 領導小組重點審查電算化會計信息系統(tǒng)開發(fā)的費用預算。 費用主要包括電腦硬件及輔助設備的購買、升級或添置，軟件開發(fā)或購買，人員培訓， 調研論證，甩手帳的轉制費用。 為加快公司會計電算化速度，公司可外購商品化會計軟件，或接受上級主管部門推薦的 行業(yè)性通用軟件。 第六條基礎工作整理 (1)做好手工會計業(yè)務數據規(guī)范化工作。 ①重新核對各類憑證、帳簿，做到帳證、帳帳、帳實相符。對其中的 混亂、歷史遺留 問題、差異，調整到最低水平。 ②清理往來帳戶和銀行帳戶。對串戶、未達帳項、呆帳和壞帳及時核銷或沖銷。 （2）做好各類帳證表資料格式規(guī)范化工作： ①劃分保留和修改的內容； ②對部分會計資料格式重新設計或修改； ③記帳憑證摘要欄進一步規(guī)范，簡明扼要。 （3）將會計核算程序化： ①事先確定錄入、審核、記帳等數據傳遞次序； ②規(guī)定操作員執(zhí)行數據傳遞次序的時間責任。 （4）其他需要重新確定的工作： ①各種會計核算方法； ②成本核算方法； ③折舊計提方法； ④工資提取與發(fā)放辦法 第七條制度調整 在電算化后，會計核算制度應作調整： 會計科目保留漢字會計科目名稱，一級會計科目編碼符合會計準則要求： 出納員、程序員不得兼任憑證錄入工作，不得進行系統(tǒng)操作； 現金、銀行日記帳可用活頁式帳頁，并按天打??； 一般帳簿可根據工作需要，按月、季、年度打印，業(yè)務量較少的帳簿可滿面頁打?。?在所有記帳憑證數據已存于電腦條件下，用總分類帳戶本期發(fā)生額對照表替代總分類帳 ； 在記帳后如發(fā)生憑證錄入錯誤，應使用“紅字”沖帳法予以糾正，編制補充登記或負數沖 銷憑證，重新修改。 第八條運行驗收 （1）對會計軟件試運行。主要工作有： ①初始化。各類會計基礎數據和歷史數據的輸入。 ②手工與計算機處理結果的雙向對比與檢驗。 ③電算化內部管理制度的建立。 （ 2） 手工與計算機處理結果的雙向對比與檢驗的主要內容： ①各種核算方法的正確性的檢驗，發(fā)生偏差及時調整。 ②科目體系的正確性的檢驗，看其是否適應核算、報表、管理和會計制度的要求。 ③操作熟悉程度的考查或操作失誤的糾正。發(fā)生差錯時如屬人為原因，確定責任人， 及時糾正其習慣性操作錯誤和會計處理錯誤。 ④會計軟件程序錯誤或業(yè)務處理錯誤的糾正，必要時通知有關人員及時修改、完善。 （ 3） 試運行期間，手工與計算機會計核算兩套系統(tǒng)并行運行，本階段前期以手工方 式為主，后期以電算為主。此間合法的憑證仍為手帳憑證。 （4）試運行3個月以上的，如兩套體系檢驗一致，則可提出驗收申請。 （ 5）按照財政行政管理部門規(guī)定的會計電算化驗收標準和程序，準備相關驗收材料， 向有關主管部門申請驗收。 （6）在驗收合格后，公司會計系統(tǒng)正式甩掉手帳，而用電腦軟件運行。實施小組做好 文件、資料的收集、整理和歸檔等善后處理多余。 第四章會計電算化系統(tǒng)操作管理制度 第九條系統(tǒng)使用管理 （１）為保證會計電算化系統(tǒng)的安全可靠運行, 必須對系統(tǒng)的操作使用做出嚴格的控制。 　?。ǎ玻┰跁嬰娝慊到y(tǒng)投入運行前, 由系統(tǒng)管理員確定本電算化系統(tǒng)的合法有權使用人員及其操作權限, 并報單位主管審核批準后在系統(tǒng)內授予其使用權。運行中需要增減使用人員, 按同樣手續(xù)辦理。 　?。ǎ常Ω魇褂萌藛T明確劃分使用操作權限, 形成適當的分工牽制, 健全內部控制制度。 　?。ǎ矗┍緯嬰娝慊到y(tǒng)原則上專機專用, 謝絕無關人員使用機器做其他工作。 　?。ǎ担┰O立“計算機使用登記簿”，任何人均須登記方可用機。 （６）任何人員不得直接打開數據庫文件進行操作，不允許隨意增刪改數據、原程序和 數據庫文件結構。 （７）出納人員不允許進行系統(tǒng)性的操作。 （８）操作人員應嚴格在規(guī)定范圍內對系統(tǒng)進行操作，負責數據的輸入、運算、記帳和 打印有關帳表。 （９）存檔數據、軟盤、 帳表和文檔資料等由系統(tǒng)管理員按規(guī)定指派專人統(tǒng)一復制、核對和保管。 （１０）系統(tǒng)管理員必須做好日常檢查監(jiān)督工作, 發(fā)現不規(guī)范使用應及時制止, 并采取措施避免同樣情況再次發(fā)生。 第十條上機操作規(guī)程 （１）操作人員必須是合法有權使用人員, 經過培訓合格并經系統(tǒng)管理員正式認可后, 才能上機操作。 （２）操作人員上機操作前后, 應進行上機操作登記, 必須填寫真實姓名、上機時間、操作內容，供系統(tǒng)管理員檢查核實。 （３）操作人員上機前應做好各項準備工作, 盡量減少占用機器時間, 提高工作效率。 （４）操作人員的操作密碼應注意保密, 不能隨意泄露, 密碼要不定期變更。 　?。ǎ担┎僮魅藛T必須嚴格按操作權限操作, 不得越權或擅自上機操作。 　?。ǎ叮┎僮魅藛T應嚴格按照憑證輸入數據，不得擅自修改憑證數據（專職會計員， 則應保證輸入的數據與憑證數據的一致性）。如發(fā)現差錯，應在輸入前及時反映給憑證 編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計算機的數據，在記帳前發(fā)現差錯，可按憑證進行修改 ，如在記 帳后發(fā)現差錯，必須另作憑證，以紅字沖銷糾正，輸入機內，任何人不能隨意修改帳目 。 　?。ǎ罚┟看紊蠙C工作完畢后都要作好工作備份，以防發(fā)生意外事故，備份的數據軟 盤，應由財務處保管，下次上機備份要與機內數據復核無誤后方可開始運行。 　?。ǎ福┰谙到y(tǒng)運行過程中, 操作人員如要離開工作現場, 必須在離開前退出系統(tǒng), 以防止其他人員越權操作。 （９）任何人如有偽造，非法涂改變更，故意毀壞命令程序、數據文件、帳冊、軟盤等 行為，依照《會計法》，將受到行政處分，情節(jié)嚴重的要追究法律責任。 第十一條帳務處理程序 （1）帳務系統(tǒng)初始化:在初次建立會計電算化系統(tǒng)時, 需要進行系統(tǒng)初始化工作, 在會計主管授權下進行設置會計科目、帳本格式、憑證類型、期初余額等項內容的設 定。 　　（２）帳務系統(tǒng)更改：系統(tǒng)正常運行期間，任何對帳務系統(tǒng)的修改變動，必須得到 會計主管的批準。 　?。ǎ常┤粘仗幚恚?　　　　① 憑證處理: 　　會計電算化系統(tǒng)輸入的記帳憑證分兩種，即：機制記帳憑證和手工編制的記帳憑證 。記帳憑證要嚴格按照國家財會制度規(guī)定編制，對不真實、不合理的原始數據、憑證不 予受理，對記載不確...
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