成功簡報手冊
成功簡報手冊 「天下人知識系列」序 做一位值得驕傲的「天下人」 編輯部 經(jīng)濟人、社會人、文化人 現(xiàn)代的進步社會需要一個人在同一時空中，兼有「經(jīng)濟人」的理念、「社會人」的胸懷 與「文化人」的氣質(zhì)。 「經(jīng)濟人」追求的是經(jīng)濟效率與自我負責。經(jīng)濟人有他財富的滿足，也有他精神的空虛 。 「社會人」追求的是社會公平與福利分享。社會人有他四周的共鳴，也有他信念的落空 。 「文化人」追求的是文化提升與精致生活。文化人有他心靈的飛揚，也有他物 質(zhì)的匱乏。 企業(yè)人不是生意人 當「企業(yè)」變成了專業(yè)，從事企業(yè)的人就要做「企業(yè)人」?！钙髽I(yè)人」不是生意人，因 此不模仿生意人的貪婪、短視、俗氣。企業(yè)人所人現(xiàn)的是有朝氣、有原則；肯學習、肯 嘗試。他也許沒有很多的財富，但他一定有不少的智識；他不懂得什么是商場上的花招 ，但他懂得什么是商業(yè)的道德他不會隨波逐流，但一定會力爭上 游。 一位驕傲的「企業(yè)人」有他日積月累的專業(yè)知識、堅定不渝的職業(yè)道德與拾級而上的專 業(yè)理想。 在我們的字典中，企業(yè)人實在就是企業(yè)家的謙稱。這一稱謂，并不是因職位之高與薪水 之就唾手可得。要使「企業(yè)人」的稱謂實至名歸，需要自己有計劃、有恒心的去贏取。 耐心、雄心、良心 為什么在經(jīng)濟景氣中仍有廠商倒閉？為什么在經(jīng)濟蕭條中仍有企業(yè)成長？個重要的答就 是，這個企業(yè)是否具有專業(yè)知識、職業(yè)道德與事業(yè)理想的企業(yè)文化，這一企業(yè)主持人是 否具有這「三業(yè)」的特質(zhì)。 要追求這「三業(yè)」是一條走不盡的路。他需要吸取日新月異的事業(yè)知識；他需要面對傳 統(tǒng)與現(xiàn)代價值觀念的沖突；他需要克服心理上的壓力；他需要拒絕不合法賺錢的誘惑； 他需要突破事業(yè)上的挫折：他更需要不斷的自我鞭策。 一位有責任心的企業(yè)人有他的企業(yè)耐心、企業(yè)雄心與企業(yè)良心。 「天下人知識系列」 把經(jīng)濟人、社會人、文化人與企業(yè)人的理念與胸懷糅融在一起，就變成了我們所提倡的 「天下人」?！柑煜氯恕顾璧默F(xiàn)代知識、前瞻性的觀念，以及對生活層面的透視，不 能單靠自己單獨摸索而獲得。 天下文化公司經(jīng)過長期的精心策劃，參照國際潮流、社會背景以及當前國情，推出「天 下人知識系列」，來滿足「天下人」在事業(yè)上、智識上、心理上的需求。 這些書有些是約請專家撰寫的，有些是譯述的。每本書約在六、七萬字之間， 力求簡明、實用、生動。 透過這一系列，我們相信每一位「天下人」都能擁有更多的專業(yè)知識、更高的職業(yè)道德 與更好的事業(yè)理想。 代序—— 學習訣竅·了解真義 施振榮 簡報，真是一門學問。說它是學問、人們可以從學習中去得到訣竅，去了解它的真義。 小時，我比較害羞，很不習慣在大庭廣眾之下，對著一群講話。畢業(yè)之后，由于工作上 的需要，逐漸被逼著要在很多人面前做簡報。等自已經(jīng)營的事業(yè)開始有了一點成績之后 ，這種機會就愈來愈多了。到現(xiàn)在，個人雖然有無數(shù)簡報經(jīng)驗，總覺得處理這些事情的 技巧和素養(yǎng)，比起理想和標準，仍有一段距離。但比較肯定的是，對于聽眾心理的揣摩 ，已稍有心得。因為，自己有了必須上臺去面對聽眾的壓力之后，參加公司內(nèi)、外各種 會議時，我就特別注意去觀察別人怎么做一個成功的簡報，或者是失敗的簡報；成功的 原因，失敗的原因各在那里？多年下來，我發(fā)現(xiàn)聽眾的心理反應最重要。而掌握聽眾心 理反應，可以用簡報者的技巧來達成。我比較樂意當聽眾，從聽人講話之中去學習很多 東西。當我扮演講者角色時，我也時常設身處地，以聽眾的立場，去想怎么樣能引起聽 眾的興趣，并讓他們以較大的注意力來聽我的講解。 提出簡報的要領 最近，得便瀏覽了曾瑞枝小姐翻譯的《成功簡報手冊》中文版，發(fā)現(xiàn)書中有許多論點竟然 和個人多年來所體會的心得頗為相近。欣慰之余，不禁發(fā)出會心的微笑。譬如，聽眾不 喜歡講者念稿，但對于講者手上所準備、能讓講者偶爾看一下的小記事卡片，則并不排 斥。又如，幻燈片或投影片上不應放太多內(nèi)容，否則聽眾會只顧著念銀幕上顯示的許多 內(nèi)容，忽略了講者的說明。因為顯示在銀幕上的資料，聽眾一定都想把它看完，當他還 在看的時候，就不會集中精神去聽你在講什么了。再如，講者常會一邊看銀幕上的資料 ，一邊講解，忽略了談話的對象是聽眾，應該注視聽眾，而不是銀幕，也就失去了吸引 聽眾專注于講者的效果。書中也提及，簡報完畢之后，對聽眾所提出問題的處理，如何 提醒自己，是在把答案講給眾人，而不是只講給發(fā)問者聽，所以音量應該放大，眼睛應 該照顧到大部分的聽眾，而不只是發(fā)問者，直到答案講完了，最后再把眼睛收回來，停 留在發(fā)問者身上等等，這些很容易做到，但也很容易被忽略的幾個要領，在書中都被提 出來討論。 這本書翻譯得相當傳神，文字也簡潔易讀，對一個生活和工作兩忙的代企業(yè)人來說，接 受度頗高。我覺得很可惜的是，以前并不曉得去看這類的書，所以要靠自 己摸索好多年，才能有一些體會?，F(xiàn)在有這么一本好書，實在替大家慶幸?；凇负?書大家讀」的心理，以及衷心盼望企業(yè)界人士人人有能做成功、有效簡報的一種切 切心情，實樂予推薦，并為之序。（作者現(xiàn)任宏著電腦公司董事長） 專文推薦—— 培養(yǎng)溝通的素養(yǎng)與技巧 彭康雄 在今天這個溝通的世代里，個人面對團體的溝通方式——簡報，普遍受到重視和采用，每 個參與社會活動的人，或多或少都要做簡報。 簡報需要內(nèi)容，內(nèi)容的陳述需要條理，條理表現(xiàn)邏輯和層次的運用：簡報需要技巧，技 巧的表達需要形式，形式代表視覺和聽覺的搭配。簡報可以充分發(fā)揮當事人個人行為的 特質(zhì)：它可以具體反映出當事人的信心、個性、觀察及分析力、組織及表達力、專業(yè)及 了解力、論點及說服力。簡報也可以據(jù)實反映出當事人所代表機構(gòu)的整體運作情形和效 果，進而縮短雙方在認知上的差距，達成高度的認同情況。 適用簡報的場合 簡報適合些場合呢？舉凡下列情況都在可行范圍之內(nèi)： ·上級主管想要了解部屬單位的業(yè)務。 ·參觀來賓想要了解參觀對象的狀況。 ·幕僚人員對主管就特定題目的分析報告。 ·業(yè)務人員對顧客推銷某種產(chǎn)品或服務。 ·活動主持人對參與者介紹規(guī)則或注意事項。 ·部屬單位向上級提供建議請求同意。 ·企業(yè)向媒體澄清某項事實。 ·政府推動某項措施，希望獲得民意支持和配合。 ·出國考察人員的心得報告。 ·社區(qū)管理組織向住戶公布經(jīng)費運用，以及解決共同關切問題之進度情形。 在這么廣泛的運用范圍中，許多負責簡報的人，往往因為缺乏了解、疏于準備、內(nèi)容松 散或不短表達，而無法達到預期的溝通效果。根據(jù)個人觀察和指導的經(jīng)驗，大致可以將 一般人在做簡報時常發(fā)生的問題，歸納成下面幾個類別： ·命題和方向：不能把握對方關心的層次和方向而加以引申，無法把握重點。 ·構(gòu)思和段落：缺乏中心架構(gòu)而顯得松懈、無章法和缺乏條理。 ·參考資料和輔助器材：制作或使用不當，反使對象分神、增加困擾。 ·神態(tài)和表情：緊張而生硬，降低了流暢度和說服力，缺乏信心。 ·語音和停頓：音量單調(diào)平直、咬字口形不正確、停頓不合時宜，減弱了清晰度。 ·時間和進度：開頭緩慢，結(jié)尾倉促，時間分配或運用不當而顯得交代不完整。 ·問題和討論：答非所問或語焉不詳、或是討論層次不深，無法切中主題。 ·開場和結(jié)尾：落俗老套、缺乏創(chuàng)意和臨場感、造成氣勢不足，缺乏吸引力。 即席的指導、經(jīng)常的演練固然可以提升一些技巧，改正一些毛病，但是擁有完 整的背景閱讀資料，以充實簡報者基本素養(yǎng)的專書，目前訪問尚不多見。本書原作 者雖是美國溝通顧問，表達上容或有國情、文化以及偏好上的差異，但書中所列舉 的一些觀念和建議，依然可以提供許多助益。 分章導讀 以下就本書進行的章節(jié)秩序，提供個人的一些看法，以幫助讀者閱讀： 第一章「常犯的錯誤」：一般人常犯「念簡報」的毛病，在美國有，在我國又何嘗沒有 ？尤其正式的場合里更是多見。如果你要突出自己的存在價值，就應該簡化投影片或圖 表，另以 3×5英寸卡片為自己效提示，同時面對觀眾，也讓觀眾面對你，達成雙向的溝通。 第二章「溝通技巧與簡報要訣」：會怯場、緊張絕對是心理和生理因素相互影響，站姿 、運用手勢、提高音量和消除尾音的顫抖，都是消除緊張的重點。書中提到目視觀、停 頓、現(xiàn)場突發(fā)狀況的處理，不也都是我們時常在強調(diào)的嗎？ 第三章「說服之道與組織技巧」：在表達的順序上，中國式的「起」「承」「轉(zhuǎn)」「合 」，與西方的：「背景」—「問題」—「解決」—「益處」—「行動」體系，各有共特質(zhì)， 應視場合或?qū)嶋H需要運用，以達到說服的目的。 第四章「運用視覺資料」：本章舉出了很多輔助器材資料使用的范例，說明數(shù)字資料不 如圖表，黑白不如彩色，繁瑣不如簡潔；投影片、幻燈片、海報、實物或道具要如何應 用、可供借鏡之處極多。 第五章「做簡報的關鍵步驟」：敘述應注意的細節(jié)，這是經(jīng)驗之談，不一定都會發(fā)生， 但不可不防。書中所談的現(xiàn)象，國內(nèi)曾有類似情況發(fā)生，只要使用視聽輔助器材的人， 都需一讀。 第六章「問題、回答及書面資料」：在國內(nèi)，打斷簡報過程、提出問題比較少見，也因 此使簡報考疏于應變，以致在面對一個突如其來的問題時，處理上不夠敏銳，往往給予 對方不利的印象，本章建議讀者深讀。 第七章「特別的簡報」、第八章「慎選溝通顧問」，讀者可以參考和體會。 總之，一個成功的簡報可以提升個人的形象、完成賦予的任務；就機構(gòu)而言，可以透過 一個成功的表達者，將資料、觀念、預期行動、產(chǎn)品等順利推銷給對象，而達成既定目 標。盼望有心的讀者們，仍在基本認識和表達技巧上不斷突破、長進，也預祝大家成功 ?。ㄗ髡攥F(xiàn)任華信銀行信義分行經(jīng)理） 成功簡報手冊 目錄 「天下人知識系列」序—— 做一位值得驕傲的「天下人」 代序—— 舉習訣竅．了解真義 施振榮 專文推薦—— 培養(yǎng)溝通的素養(yǎng)與技巧 彭康雄 前 言 第一章 常犯的錯誤 第二章 溝通技巧與簡報要訣 第三章 說服之道與組織技巧 第四章 運用視覺資料 第天章 做簡報的關鍵步驟 第六章 問題、回答及書面資料 第七章 特別的簡報 第八章 慎選溝通顧問 第九章 立即開始 前 言 當佩里柯演講時，人們嘆道：「他說得多好啊！」。但當?shù)倌λ固挂话l(fā)言，人們當下便 說：「我們走吧！」 本書不是談如何演講，而是談如何向團體推銷。商業(yè)簡報和演講之間有些類似，但是兩 者所涉及的問題和情境即不太相同。 身為溝通顧問，我協(xié)助過許多公司作過成功的簡報競爭，并訓練數(shù)以百計的決策者成為 國家會議和股東會上成功的簡報者。本公司經(jīng)常為全國各地的會計公司、法律事務所、 保險公司、工程公司及建筑公司提供咨詢服務和制作視覺資料；訓練他們在決策會議、 董事會議或?qū)彶槲瘑T會前做簡報。每一個簡報的賭注都很大。 最近看到市面上關于如何向團體推銷的書籍，其中有太多建議是錯誤、愚昧甚至有害的 。驚駭之余，我決定寫這一本書。 錯誤的建議如「做簡報最好坐在桌旁，不要太正式」，愚味的建議如「不用擔心，群眾 會喜愛你的」、「記住溝通的過程是：傳達者、訊息、接收者及回饋」、「凡事臨機應 變」；而有害的建議如「玩弄鉛筆、使用指揮棒、將手放在口袋或站在講臺后面掩飾緊 張」。 最糟的兩則建議莫過于：「整理講稿的最佳方式便是逐字寫出」、「使用內(nèi)容由文字與 數(shù)字組成的視覺資料，并在團體面前照本宣科即可」。 倒底該如何做，才能有效地向團體推銷你的觀點、服務、產(chǎn)品，并使他們信服？ 這本書將提供你許多寶貴的經(jīng)驗和實質(zhì)的辦法及技巧。不空談、不胡言，一點一滴 都是我們協(xié)助客戶贏取簡報競爭的具體方法。 第一章 常犯的錯誤 「在講臺上較量，說什么根本無關緊要，重要的是表達技巧」。 ——林格 做簡報不容易，既消耗時間，成本又昂貴。 對團體推銷時，大部分的人即使不緊張、無壓力，仍會意識到這分任務不簡單。我們都 知道做簡報是很冒險的事，許多人做完簡報后形象受損；只有少數(shù)人成為英雄人物。 因此，當考慮在臨場對團體推銷時，該采用何種方式？許多人會說「為什么不坐回桌子 旁邊，把簡報變成一個非正式的討論會？」他們考慮這么做的理由很牽強： ·這么一來，簡報者就不會緊張。 ·準備視覺資料頗昂貴，后動工作有如一場惡夢；卻又讓聽眾認為「殺雞焉用牛刀」，簡 直大驚小怪，太過正式了。 基于這些說法，我們可以了解為什么多數(shù)人會選擇坐著推銷。但這是錯誤的，從下面的 故事，你會明白為什么不對。 我有一個客戶，他是一個國際會計公司的管理人，他喜歡簡潔的計劃和具有說服力的簡 報。有一天他要我協(xié)助...
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