發(fā)貨管理工作程序
發(fā)貨管理工作程序 1. 目的：服務(wù)公司客戶(hù)的產(chǎn)品銷(xiāo)售，滿(mǎn)足客戶(hù)的發(fā)貨要求，保證發(fā)貨的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和 有效實(shí)施款到發(fā)貨的原則，防止因管理不善和失誤而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失，確保公司 發(fā)貨流程的順暢，提高公司和客戶(hù)的經(jīng)濟(jì)效益。 2. 適用范圍：公司所有涉及發(fā)貨的工作。 3. 職責(zé)與權(quán)限： 3.1銷(xiāo)售總監(jiān)負(fù)責(zé)監(jiān)督和控制公司產(chǎn)品、專(zhuān)賣(mài)店貨架、噴繪及其它發(fā)貨過(guò)程，負(fù)責(zé)對(duì)超額 欠款客戶(hù)發(fā)貨的監(jiān)督審查，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)備案。 3.2銷(xiāo)售部經(jīng)理負(fù)責(zé)實(shí)施產(chǎn)品發(fā)貨工作，對(duì)客戶(hù)要求的發(fā)貨《客戶(hù)配貨單》的審核并監(jiān)督倉(cāng) 庫(kù)發(fā)貨過(guò)程，確保嚴(yán)格按客戶(hù)要求及時(shí)發(fā)貨，把《客戶(hù)配貨單》留底一份存查。 3.3專(zhuān)賣(mài)店貨架、噴繪負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)所有客戶(hù)要求的貨架、噴繪的發(fā)貨工作；負(fù)責(zé)下單，安 排控制所有貨架、噴繪合格供方質(zhì)量和包裝，確保發(fā)貨的及時(shí)性、安全性、準(zhǔn)確性。 3.4倉(cāng)庫(kù)主管負(fù)責(zé)安排倉(cāng)庫(kù)人員根據(jù)《客戶(hù)配貨單》配貨裝箱，確保嚴(yán)格按客戶(hù)要求按質(zhì)按 量地配貨。 3.5倉(cāng)庫(kù)管理員負(fù)責(zé)《客戶(hù)配貨單》的配貨、裝箱、打包工作并根據(jù)《成品倉(cāng)庫(kù)管理程序》中 的發(fā)貨程序具體實(shí)施。 3.6駕駛員負(fù)責(zé)客戶(hù)貨物的運(yùn)輸、發(fā)送工作并嚴(yán)格按客戶(hù)或公司指導(dǎo)定的貨運(yùn)站及運(yùn)輸方 式及時(shí)發(fā)送。 3.7電腦室負(fù)責(zé)收集和登記客戶(hù)的傳真配貨單，并及時(shí)交收件人簽收。 3.8銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)電腦統(tǒng)計(jì)《匯總發(fā)貨單》。 3.9財(cái)務(wù)部主管負(fù)責(zé)匯總經(jīng)營(yíng)部發(fā)貨單據(jù)，監(jiān)督和控制客戶(hù)欠款額度，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)備案 。 4. 工作程序： 4.1客戶(hù)的發(fā)貨單傳真，必須由電腦室負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集登記。銷(xiāo)售部文員應(yīng)根據(jù)傳真貨單及 時(shí)交予該銷(xiāo)售部經(jīng)理簽收確認(rèn)。 4.2銷(xiāo)售部經(jīng)理收到客戶(hù)交予或傳真的要求發(fā)貨的《配貨單》后，認(rèn)真統(tǒng)計(jì)該貨單的發(fā)貨金 額并評(píng)審該客戶(hù)的貨款余額，如在規(guī)定的欠款額度內(nèi)應(yīng)在《配貨單》上簽字確認(rèn)并及時(shí)交 予倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨；如超過(guò)公司規(guī)定的欠款額度，應(yīng)交銷(xiāo)售總監(jiān)及主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可執(zhí) 行發(fā)貨。銷(xiāo)售部經(jīng)理應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定的權(quán)限內(nèi)簽名批準(zhǔn)發(fā)貨，如發(fā)現(xiàn)違反本工作程序規(guī)定 的將嚴(yán)格按獎(jiǎng)懲辦法（5.2）執(zhí)行。 4.3對(duì)簽名確認(rèn)后或經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后的發(fā)貨單，銷(xiāo)售部經(jīng)理應(yīng)及時(shí)交予倉(cāng)庫(kù)配發(fā)貨，嚴(yán) 禁無(wú)故拖延影響發(fā)貨時(shí)間而給客戶(hù)和公司造成損失。所有《客戶(hù)配貨單》銷(xiāo)售部經(jīng)理及倉(cāng) 庫(kù)必須保存原單，作為發(fā)貨和發(fā)生問(wèn)題溯源的依據(jù)。 4.4銷(xiāo)售總監(jiān)必須隨時(shí)對(duì)公司各客戶(hù)發(fā)貨情況進(jìn)行查詢(xún)和監(jiān)督，嚴(yán)格按規(guī)定的權(quán)限審批《 客戶(hù)配貨單》；對(duì)發(fā)貨過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)予以解決；疑難及重大問(wèn)題應(yīng)及時(shí)匯報(bào)上 級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，取得充分授權(quán)和批準(zhǔn)后方可最后確定。 4.5倉(cāng)庫(kù)主管收到銷(xiāo)售部（經(jīng)相關(guān)人員評(píng)審簽名確認(rèn)后）下達(dá)的《客戶(hù)配貨單》后應(yīng)按倉(cāng)庫(kù) 發(fā)貨程序安排倉(cāng)庫(kù)人員及時(shí)配貨，倉(cāng)庫(kù)人員應(yīng)保證嚴(yán)格按配貨單上的客戶(hù)要求配貨；倉(cāng) 庫(kù)主管負(fù)責(zé)嚴(yán)格監(jiān)督配貨速度和質(zhì)量，防止配錯(cuò)、漏配、短貨和貨單不相符的現(xiàn)象的發(fā) 生。 4.6如倉(cāng)庫(kù)不能配齊或暫時(shí)短缺配貨單上的產(chǎn)品，倉(cāng)庫(kù)人員應(yīng)認(rèn)真做好記錄，列表存檔以 作為該品種向生技部下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)的依據(jù)并及時(shí)通知該單的區(qū)域主管反饋客戶(hù)，以便客 戶(hù)做相應(yīng)的變更。 4.7公司新產(chǎn)品或緊俏品種入庫(kù)后，倉(cāng)庫(kù)人員應(yīng)及時(shí)地通知各區(qū)域主管安排發(fā)樣或通知客 戶(hù)看樣發(fā)貨；營(yíng)銷(xiāo)人員應(yīng)保證公司每個(gè)新樣都有發(fā)到公司各個(gè)客戶(hù)手中，以確保公司每 個(gè)客戶(hù)系列產(chǎn)品上貨齊全。 4.8對(duì)客戶(hù)要求公司提供專(zhuān)賣(mài)店貨架配件、噴繪等，專(zhuān)賣(mài)店形象負(fù)責(zé)人應(yīng)按《采購(gòu)工作程 序》及時(shí)下單制作并負(fù)責(zé)監(jiān)督制作質(zhì)量和速度，制作完畢后，應(yīng)及時(shí)按客戶(hù)要求配貨；配 貨時(shí)應(yīng)特別注意包裝的牢固性并認(rèn)真清點(diǎn)配件、品種和件數(shù)，確保貨架發(fā)貨的準(zhǔn)確性， 防止錯(cuò)配、漏配、短貨現(xiàn)象的發(fā)生。 4.9產(chǎn)品發(fā)出后，銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)及時(shí)統(tǒng)計(jì)《匯總發(fā)貨單》的數(shù)量和金額，錄入電腦并確保財(cái) 產(chǎn)帳目的準(zhǔn)確性。 4.10《匯總發(fā)貨單》統(tǒng)計(jì)完畢后，銷(xiāo)售文員負(fù)責(zé)及時(shí)審核《匯總發(fā)貨單》并予第二天上午12 ：00前把《匯總發(fā)貨單》傳真給各客戶(hù)，以便客戶(hù)及時(shí)了解發(fā)貨情況。 4.11駕駛員應(yīng)隨時(shí)了解倉(cāng)庫(kù)配貨情況，按時(shí)將貨物發(fā)出，不得無(wú)故拖延，嚴(yán)格按客戶(hù) 和公司指定的貨運(yùn)站和運(yùn)輸方式發(fā)貨。 4.12財(cái)務(wù)部主管隨時(shí)檢查經(jīng)營(yíng)部發(fā)貨及財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)記錄運(yùn)行情況，按公司制定的欠款標(biāo) 準(zhǔn)監(jiān)督和審核各客戶(hù)的欠款額度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)予以匯報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)予以解決，發(fā)現(xiàn)違反 本工作程序規(guī)定的嚴(yán)格按（五）獎(jiǎng)懲辦法執(zhí)行。 5. 獎(jiǎng)懲辦法： 為確保本控制程序的有效實(shí)施，提高各相關(guān)執(zhí)行人員的工作積極性，考核發(fā)貨過(guò)程中 各執(zhí)行人員的工作業(yè)績(jī)，特訂本獎(jiǎng)罰辦法： 5.1客戶(hù)交予的或傳真的《配貨單》如因各相關(guān)執(zhí)行人員玩忽職守，粗心大意，無(wú)故拖 延嚴(yán)重失職，造成不能按時(shí)給客戶(hù)發(fā)貨的，給予各相關(guān)執(zhí)行人員50-100元的罰款。 5.2倉(cāng)庫(kù)主管、片區(qū)負(fù)責(zé)人、經(jīng)營(yíng)部經(jīng)理、銷(xiāo)售總監(jiān)超越權(quán)限，未按公司規(guī)定的允許 欠款額度控制執(zhí)行，任意批準(zhǔn)發(fā)貨額超過(guò)公司規(guī)定的欠款額度的客戶(hù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及相 關(guān)部門(mén)評(píng)定分析，確屬失職或有意的根據(jù)超越欠款額度和性質(zhì)分別予以200- 1000元罰款，并給予降職或調(diào)離工作崗位的處分，情節(jié)特別嚴(yán)重的，將按《公司法》追究 其責(zé)任。 5.3在配貨過(guò)程中，如因倉(cāng)庫(kù)人員玩忽職守，粗心大意，造成配錯(cuò)貨、串號(hào)、漏貨、 少貨或多貨，根據(jù)失職程度，每次給予10-50元的罰款。 5.4新產(chǎn)品入庫(kù)后，相關(guān)執(zhí)行人員粗心大意，沒(méi)有根據(jù)市場(chǎng)銷(xiāo)售管理人員的安排及時(shí) 給客戶(hù)發(fā)樣，影響產(chǎn)品銷(xiāo)售的，處以相關(guān)倉(cāng)庫(kù)人員10-50元的罰款。 5.5銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)員和銷(xiāo)售文員未按時(shí)統(tǒng)計(jì)和傳真給客戶(hù)的，根據(jù)實(shí)際情況每次予以10- 50元罰款。 5.6駕駛員未能按時(shí)發(fā)貨或不按公司或客戶(hù)指定的貨運(yùn)站和運(yùn)輸方式發(fā)貨，給公司和 客戶(hù)因發(fā)貨失誤造成經(jīng)濟(jì)損失的，根據(jù)實(shí)際情況，每次予以5-20元的罰款。 5.7在發(fā)貨過(guò)程中，各相關(guān)人員忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，一視同仁，一切以公司和客戶(hù) 利益為重者，發(fā)貨工作成績(jī)顯著者、所負(fù)責(zé)的片區(qū)銷(xiāo)售業(yè)績(jī)明顯提高者，公司將根據(jù)實(shí) 際情況，組織相關(guān)部門(mén)評(píng)定，每月給予頒發(fā)人民幣100-300元的獎(jiǎng)金。
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