QP01文件管理程序(doc)
| | | | |深圳市千木化工有限公司 | | | | | |文件管理程序 | |文件編號 |版 本 |生效日期 |頁 次 | |QP01 |A |2003/03/01 |第1頁 共6頁 | |制定單位 |制 定 |審 查 |批 準 | |ISO辦公室 | | | | | | |修 |NO |章節(jié)號 |修 訂 摘 要 |修訂人 | | | | | | | | | | | | | |訂 | | | | | | | | | | | | | | | | | |記 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |錄 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 1.目的 為確保本公司質量文件的一致性、正確性、有效性、適用性，確保質量制度之相關單位 (人員)持有最新之文件，以及防止不適當的文件被誤用。 2.適用范圍 凡本公司與質量管理體系相關之內部(質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書等)及外來文件 (相關標準或其它與質量活動相關之文件均屬之)。 3.職責 3.1本程序由ISO辦公室制定，管理者代表審查，總經理批準，相關人員配合執(zhí)行。 3.2文件的制定：由部門(各部門之最高負責人)制定或專人制定。 3.3文件的審查：質量手冊、程序文件、三級文件由管理者代表審核。 3.4文件的批準： 3.4.1質量手冊、程序文件由本公司總經理批準。 3.4.2三級文件(作業(yè)指導書即操作規(guī)范、檢驗規(guī)范等)，由管理者代表批準。 4.定義 4.1 質量手冊：有關本公司經營組織與各機能之概括性、 原則性之摘要說明。 4.2程序文件：有關事務之處理方法、手段、順序等之說明，如采購管理程序。 4.3作業(yè)指導書：為執(zhí)行質量要求， 在技術上所規(guī)定之具體方法、手段與判定要領，如作業(yè)指導書等。 5.作業(yè)內容 5.1文件的分類與編號： 5.1.1本公司質量體系文件從內容上分為四級：即一級為質量手冊；二級為程序文件；三 級為作業(yè)指導書等；四級為記錄、外來文件等。 5.1.2文件編號： 5.1.2.1質量手冊的編號為QM01，其各代號是指：“QM”為手冊文件；“01”代表文件序號 。 5.1.2.2程序文件的編號為QP□□，其各代號是指： “QP”代表二級質量文件；其“□□”代表文件序號。 5.1.2.3三級文件的編號為WI□□，其各代號是指：“WI”代表三級質量文件；其“□□”代表 文件序號。 5.1.2.4 外來文件的編號為WL□□□□□□-□□□- □□，其各代號是指：“WL”代表外來文件，其前八個□代表外來文件接收的年月 日，其后的四個□代表文件序號，最后的兩個□代表外來文件版本，該文件需登 錄于“文件總覽表”并注明“外來文件”字樣（備注：該種序號可根據需要升為更 多位）。 5.1.2.5各種表單的編號原則：文件編號加序號加版次。 5.2文件的制定、審查、批準及分發(fā)層次： |文件名稱 |制 定 |審 查 |批 準 |分發(fā)單位 | |質量手冊 |ISO辦公室 |管理者代表|總經理 |各部門負責人 | |程序文件 |各負責人 |管理者代表|總經理 |各相關負責人 | |三級文件 |單位負責人|管理者代表|管理者代表/總經理 |各相關場所 | |備 注 |程序文件以下文件的制定，可由各指定的人員。 | 5.3文件的制定格式： 5.3.1一、二級文件的制定格式（見如下）： 1. 目的：說明制定該文件之用意。 2. 適用范圍：說明該文件適用工作范圍。 3. 職責：說明該文件的制定與執(zhí)行相關單位。 4. 定義：說明該文件之專有名詞在文件中之特有意義(質量手冊不需該項)。 5. 作業(yè)內容：說明該文件之責任參與作業(yè)之人員，以及工作范圍步驟，其中內容詳細說 明，有流程圖則依流程圖說明（質量手冊的該項為4.）。 6. 附件：說明該文件所派生的表單格式或流程圖等(質量手冊不需該項）。 7. 參考文件：指明制定該文件所參考之相關文件(質量手冊的該項為5.)。 5.3.2一、二級文件的封面格式、內頁格式見附件。 5.3.3三級文件的內容格式及封面內頁格式不做具體規(guī)定。 5.4文件的制定： 5.4.1各部門依質量體系作業(yè)需要制定草案，經相關權責人審查，相關權責 人批準，由文控人員作打印和發(fā)行。 5.4.2文件制定的格式依5.3進行作業(yè)。 5.5 文件的修訂，各部門依質量管理體系作業(yè)需要，由原制定單位人員填寫“文 件變更申請表”說明原因及變更內容后，由相關權責人審查、批準，將“文 件變更申請表”交至文控人員，文控人員將原文件作文件修訂并于修訂記 錄中作登記。 5.5.1外來文件的變更由相關權責人直接在原文件上上注明“作廢”字樣，必 要時以相應的“內部聯絡單”通知原件作廢及執(zhí)行的新件的編號。 5.6文件的分發(fā)與銷毀： 5.6.1文件的分發(fā)統(tǒng)一由文控影印分發(fā)，文件的分發(fā)需加蓋“受控文件”章， 受控文件的發(fā)放統(tǒng)一由文控負責，接收方在“文件分發(fā)控制表”上簽名 確認。 5.6.2文控需將變更后的文件除保留原稿作參考外（需在原稿上蓋“文件作廢”章以做識 別，保存期限視實際需要而定），其它作銷毀處理（如作廢文件用于再生紙，每 一頁須蓋上“文件作廢”章或寫上“作廢”字樣或者打叉）。 5.6.3由文控視文件的相關與否，確定文件的分發(fā)范圍和對象。 5.6.4文控負責文件的發(fā)放和回收、變更以及原件等記錄的保存。 5.7文件的版本、版次、變更、編號與作廢： 5.7.1新制定的文件由各部門制定，由文控打印交相關權責人審查、批準即可。 5.7.2如因作業(yè)改變或業(yè)務需要，需變更文件及編號。 5.7.2.1小變更：如文件需要局部修改，但不影響其文件主內容，由提出人 員用“文件變更申請表”的方式寫明需修訂內容交文控作文件修改； 修改原文件的封面版本不變，該修改只在相應的需修改頁的版次做 升次即可（如“A0”變更為“A1”； 該變更只在內頁換頁，“A9” 后若再變更則變更升為大變更，此大變更便升級為B0，依次類推。 5.7.2.2大變更：文件內容的修改改變了原內容主題或小變更在一頁有五 章節(jié)以上或小變更涉及有兩頁以上時，需作直接大變更處理；需 更改文件版本號須在文件封面修改版本號(如“A”版本大變更 后變成“B”版本，依次類推)；備注：單頁文件可以只有版本不 設版次。 5.7.3.3文件在變更時，由提出人員填寫“文件變更申請表”說明原因及變更內容后，由 相關權責人審查、批準后，將“文件變更申請表”交至文控，文控在接到有批 準之“文件變更申請表”后，將文件修改變更，即收回需作修改的文件，分發(fā) 新的文件，并記錄在“文件分發(fā)控制表”中。 5.8 文件的調閱與補發(fā)： 5.8.1如因業(yè)務需要領用文件，應填寫“文件分發(fā)控制表”，并由相關人員批準。 5.8.2文件破損或遺失，須填寫“文件分發(fā)控制表”說明申領原因，并由相 關人員批準后，攜帶破損文件到文控辦理申領手續(xù)，文控將損壞之 文件作廢銷毀，并在“文件分發(fā)控制表”中注明。 5.8.3由于業(yè)務需要需借用文件，但不需帶出文控部門，須經文控同意才可 借用。 5.9受控文件用于供應商、客戶或認證機構時由文控辦理相關手續(xù)，并填寫“文件分發(fā)控 制表”。 5.10印章的管理 5.10.1印章分為受控文件、文件作廢、外來文件，并由文控管理。 5.10.2印章遺失，重新刻制時應與原印章區(qū)別特征，并在涉及范圍內通報。 5.11文控須制訂“文件總覽表”控制管理文件，以說明現行版本。 5.12記錄與保存：文件分發(fā)控制表、文件變更申請表、文件申領表、文件借用 登記表、有關內部聯絡單由文控保存一年。 6.附件 6.1附件一、文件分發(fā)控制表 6.2附件二、文件變更申請表 6.3附件三、印章格式 6.4附件四、文件總覽表 7.參考文件 7.1質量手冊 附件一 文件分發(fā)控制表 部門： NO. |文件編號 |文件名稱 |版本（次|簽收人員|舊版(收回記錄|備 注 | | | |） | |) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |說明:修訂的文件于公布簽收后，文控人員請即做更新的動作，舊版文件及時從各部| |門收回作廢。 | QP0101-1.0 制表： 附件二 文 件 變 更 申 請 表 □修訂 □作廢 NO. |申請修訂文件名稱|修訂時文件版次 |修改后文件版次|希望修訂后發(fā)行日期| | | | | | |申請修訂/作廢原因： | |修訂/作廢章節(jié)/條文應為： | | | | | | | |批 準 | |申請人 | | |相關 | | | | | | |單位 | | | | | | |會 | | | | | | |簽 | | | | | | | | | ...
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