30信件收發(fā)管理(doc)
公 司 程 序 文 件 版 號: A 修改號: 0 EJ -QP4.15 信件收發(fā)管理 頁 碼: 1/2 1. 目的: 為了及時、準確地把住戶的信件、報刊送到住戶手中，特制定本程序。 2.適用范圍: 適用于本小區(qū)住戶來往的信件傳遞和代住戶訂閱報刊服務。 3.引用文件: 3.1 質量手冊第4.9、4.13章 3.2 ISO9002標準第4.9、4.13章 4. 職責： 收發(fā)員負責每日信件、報刊的收發(fā)，確保不丟失。 5. 工作程序 5.1郵遞員送來的信件,要檢查有無開封信件,如有開封信件,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺 損登記表》,讓郵遞員簽字證明。 5. 2送到的報刊要檢查有無損壞,如有缺損,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》讓郵遞 員簽字證明。事后打電話告之郵局報刊缺損情況,請求補給。 5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》親自送到住戶手中, 由住戶簽收。 5. 4普通信件、報刊分發(fā)后將信件、報刊放入報刊存放柜中或根據住戶要求送到其樓門信 箱。 5.4.1未訂報紙住戶的信件,工作人員負責通知住戶領取。 5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收發(fā)員應及時送到 經營管理部,由物業(yè)管理員確認后再傳遞;若物業(yè)管理員也無法確認,應及時轉交經營管理 部主任確認后傳送給住戶。 5.4.3若屬地址錯寫非本小區(qū)住戶的信件,經營管理部主任確認后,收發(fā)員應及時退還郵局 。 公 司 程 序 文 件 版 號: A 修改號: 0 EJ -QP4.15 信件收發(fā)管理 頁 碼: 2/2 5.4.4若住戶的信件、報刊一日內無人來取,收發(fā)員應及時與住戶取得聯系,讓住戶或其聯 絡人知曉;二日內必須取走。 5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報刊收發(fā)員應妥善收存,待住戶回來 后,一并交于住戶。 5.5報刊、信件發(fā)放過程中,發(fā)生丟失情況時,收發(fā)員應主動向收件人賠禮道歉,積極尋找 ,由于失職造成的經濟損失,由副總經理決定賠償事宜。 5.6住戶訂閱報刊時,由住戶填寫《代住戶訂閱單》,并交納費用,收 發(fā)員將第二聯交給住戶,收發(fā)員及時到郵局為住戶訂閱。 5. 7收發(fā)員訂閱報刊后,要及時填寫《代住戶訂閱登記表》對郵局開回的票據、找錢,必須由 住戶在《代住戶訂閱單》存根上簽收。 5. 8在收發(fā)服務過程中執(zhí)行《物業(yè)管理服務規(guī)范用語》和《物業(yè)管理服務規(guī)范行為》。 5. 支持性文件與質量記錄: 6.1《代住戶訂閱登記表》 EJ-QR-QP4.15-01 6.2《代住戶訂閱單》二聯 EJ-QR-QP4.15-02 6.3《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》 EJ-QR-QP4.15-03 6.4《報刊信件缺損登記表》 EJ-QR-QP4.15-04 6.5《物業(yè)管理服務規(guī)范用語》 EJ-WI-QP8.1-02 6.6《物業(yè)管理服務規(guī)范行為》 EJ-WI-QP8.1-01
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