其他機構(gòu)采購物流流程
其他機構(gòu)采購物流流程 3．1 其他機構(gòu)采購的特點 其他機構(gòu)主要是指社會上存在的一些專業(yè)團體及社會服務機構(gòu)，如各種職業(yè)團體、業(yè) 余團體、專業(yè)學會、行業(yè)協(xié)會、學校、醫(yī)院、衛(wèi)生保健組織、新聞機構(gòu)、圖書館、博物 館、文藝團體、基金會、福利和慈善機構(gòu)等。這些機構(gòu)一般不以贏利為目的而向社會提 供一定的服務，可以將這些機構(gòu)稱之為非贏利組織。非贏利組織采購者與生產(chǎn)企業(yè)和中 間商一樣，都屬于中間顧客，非贏利組織要根據(jù)職責范圍內(nèi)的使用對象的需要進行相應 的商品采購。 然而，這些非贏利組織的商品采購也具有自身的一些特點： ⑴　經(jīng)費預算受到限制。由于非贏利組織的日常運轉(zhuǎn)活動經(jīng)費主要來自政府財政撥款 和社會捐助，經(jīng)費預算與支出受到嚴格控制。其采購遵循量需而出，量入而出的原則， 不能隨意突破。 ⑵　采購程序更加復雜。非贏利組織的采購是為了滿足其服務對象的需要，要受到公 眾的監(jiān)督及許多規(guī)章制度的約束。為了使有限的資金發(fā)揮更大的效用，非贏利組織必須 制定規(guī)范的采購程序，采購人員只能嚴格按照規(guī)定的條件購買，缺乏自主性。非贏利組 織采購過程的參與者眾多，程序也更復雜。 ⑶　高質(zhì)量和低價格是影響購買決策的最關鍵因素。由于受到經(jīng)費預算的限制，大多 數(shù)非贏利組織在采購時往往更傾向于選擇報價更低的供應商。但是，非贏利組織購買商 品是為了維持組織運行和履行組織職能的需要，所購商品的質(zhì)量和性能既要能夠保證這 一目標的實現(xiàn)，又要使目標群體對使用該產(chǎn)品或服務感到滿意。所以非贏利組織在采購 時不能一味地強調(diào)價格低廉，同時對產(chǎn)品或服務的質(zhì)量有著很高的要求。 2. 其他機構(gòu)采購的方式 非贏利組織的商品采購方式一般包括以下幾種： 3．2．1 公開招標選購 采購部門通過傳媒發(fā)布廣告或發(fā)出信函，公布你采購目標商品、規(guī)格、數(shù)量和有關具 體要求，要求供應商在規(guī)定的期限內(nèi)進行投標。通過開標，將會選擇報價最低的符合要 求的投標者來供貨。 3．2．2 合同談判選購 非贏利組織的采購部門可以同時和出選出來的若干供應商就某一采購項目的價格和有 關交易條件進行談判，從中選擇符合要求的供應商簽訂采購合同。這種方式主要適合于 復雜的采購工程項目，因為它們需要巨大的研究開發(fā)費用和面臨巨大的風險。 3．2．3 日常性采購 指非贏利性組織為了維持日常辦公和組織運行的需要而進行采購。這類采購所需資金 較少，購買者對商品也比較熟悉。政府購買者通常采取現(xiàn)金支付的方式進行采購，如購 買辦公桌椅、小型辦公設備及文具等。 3．3 其他機構(gòu)商品采購流程 非贏利組織經(jīng)常要采購一些商品，采購的商品可分為內(nèi)部自用物品的采購和對外服務 物品的采購，內(nèi)部自用物品是指根據(jù)工作需要而需采購的自用品，如自用設備和辦公用 品；而對外服務物品是指為客戶服務所需要的相關物品。在明確了以上的商品需求之后 ，非贏利組織就可以著手進行相應的商品采購了。非贏利組織商品采購的流程簡圖如8- 9所示。 [pic] ⑴　申購。申購責任人按照申購單(資產(chǎn)管理處統(tǒng)一印制)的要求逐項填寫。 ⑵ 審批。申購單經(jīng)項目負責人簽批，送經(jīng)主管部門核對后送資產(chǎn)管理處采購。 ⑶ 采購方式的確定。根據(jù)申購單報送的采購項目和金額，資產(chǎn)管理處的采購小組提出采購 意見。①符合招標條件的，進行公開招標或邀請招標；②不符合招標條件的，進行競爭性 談判采購，詢價采購或單一來源采購(包括定點采購)。 ⑷ 采購。要經(jīng)過這樣幾個環(huán)節(jié)：① 招投標領導小組批準進行公開招標和邀請招標的，由采購小組組織招投標活動，專家、 用戶代表、有關領導組成評標委員會，推薦中標單位，并由相關部門進行現(xiàn)場監(jiān)督；② 競爭性談判采購、詢價采購，由資產(chǎn)管理處的采購小組與申購單位責任人共同商定3個（ 含）以上的供應商進行談判、詢價并最后確定供應商；③ 單一來源采購（包括定點采購），由資產(chǎn)管理處的采購小組與申購責任人共同確定供應 商；④ 進口器材的采購由采購小組參照上述辦法確定供應商，但申購單必須送資產(chǎn)管理處物資 設備科，以配合外貿(mào)公司辦理進關手續(xù)、辦理減免稅手續(xù)、配合海關在五年監(jiān)管期內(nèi)對 進口貨物的監(jiān)管等；⑤ 自購器材由各采購小組參照上述辦法確定供應商。 ⑸　簽署合同。要經(jīng)過這樣幾個環(huán)節(jié)：① 資產(chǎn)管理處的采購小組將招標結(jié)果、競爭性談判采購、詢價采購和單一來源采購的結(jié)果 經(jīng)申購責任人確認，并由申購單位與供應商簽訂技術協(xié)議或條款；② 采購小組與供應商進行最后商務談判，資產(chǎn)管理處代表本機構(gòu)簽署合同；③ 因科學研究和教學工作需要進口的器材，以及國際組織、外國政府、外國友好團體、個 人、華僑、港、澳、臺同胞無償贈送的進口儀器、設備、物品，由資產(chǎn)管理處統(tǒng)一與代 理進口的外貿(mào)公司和海關聯(lián)系，辦理接受贈送批文、報關批文和免稅手續(xù)。 ⑹ 合同的執(zhí)行。合同正式簽訂生效后，資產(chǎn)管理處的采購小組即對合同進行跟蹤管理：① 根據(jù)合同規(guī)定，必須預付款的，應在規(guī)定時間內(nèi)辦理；② 催促供應商履行合同，按時交貨；③ 將供應商履行合同情況和發(fā)貨時間通知申購責任人，讓申購單位做好接貨和驗收前的準 備工作；④ 組織提貨、送貨；⑤ 申購單位組織驗收小組按合同規(guī)定的技術條款進行驗收。驗收過程中如出現(xiàn)與合同不符 或質(zhì)量問題，立即通知資產(chǎn)管理處采購小組聯(lián)系供應商解決；⑥ 驗收報告由驗收小組成員簽字，申購單位在規(guī)定的時限內(nèi)入帳后將驗收報告送交資產(chǎn)管 理處，以辦理報銷手續(xù)；⑦ 付款和報銷手續(xù)由資產(chǎn)管理處的物資會計統(tǒng)一到機構(gòu)財務處辦理； ⑺ 維修服務。儀器設備在使用過程中出現(xiàn)故障，需要供應商解決的，使用單位可直接與供 應商聯(lián)系。若聯(lián)系后不能妥善解決的，可要求資產(chǎn)管理處的采購小組協(xié)助聯(lián)系解決。 以上是非贏利組織的采購流程，而要實現(xiàn)采購商品的實體轉(zhuǎn)移就要涉及相應的物流作 業(yè)。商品采購的物流作業(yè)系統(tǒng)包括包裝、裝卸與搬運、運輸與倉儲等環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)的物 流作業(yè)內(nèi)容可參看零售商的商品采購物流作業(yè)。 ----------------------- 申購 審批 采購方式確定 采購 簽署合同 合同執(zhí)行 資料歸檔 圖8-9 商品采購流程示意圖
其他機構(gòu)采購物流流程