0105管理性文件編寫規(guī)定(doc)
設備制造有限公司管理標準 QG/ZTC0105-1998 管理性文件 編寫規(guī)定 1998-5-1發(fā)布 1998-5-1實施 設備制造有限公司 發(fā)布 管理性文件編寫規(guī)定 QG/ZTC0105-1998 1 目的和適用范圍 為了指導各部門正確、規(guī)范地編寫各類管理性文件，特制定本規(guī)定。 本規(guī)定適用于本公司管理性文件（管理標準、工作標準、考核標準、質量手冊和程 序文件）的編寫格式和規(guī)則。 2. 相關文件 本規(guī)定引用了以下相關文件： QG/ZT0101-1998《標準化管理標準》 QG/ZTC0101-1998《管理性文件編號辦法》 GB/T1.1-1995《標準化工作導則—第一單元：標準化的起草與表述規(guī)則 第一部分：標準編寫的基本規(guī)定》 3 職責和職權 3.1 企管辦職責 3.1.1企管辦負責收集、匯總、編號和綜合平衡各類管理性文件； 3.1.2負責管理性文件的規(guī)范化審核，提出修改意見； 3.1.3組織有關人員對管理性文件進行討論或會簽； 3.1.4負責檢查考核管理性文件的執(zhí)行情況。 3.2其他部門負責本單位管理性文件的編寫。 4 管理性文件的確定及基本要求 4.1凡在日常工作中重復出現(xiàn)及可能對公司產生重大影響的管理活動，均應編制相應的管 理性文件，將其工作流程、基本要求、相應措施等以文字實施確定下來。 4.2文體 為使所有讀者易于理解，管理性文件的編寫應盡可能簡單、明了。 4.3統(tǒng)一 不僅每一項標準內，而且在一系列配套標準內，結構、文體和術語均應保持一致。相 關標準的結構及其條文的編號應盡可能完全相同。在每一項標準或一系列標準中應始終 使用同一術語表達某一特定概念。 管理性文件的用紙，原則上使用標準16K規(guī)格紙，縱向橫書。 設備制造有限公司 1998-5-1批準 1998-5-1實施 QG/ZTC0105-1998 4.4實施 管理性文件的制定，應有利于實施和引用。 5 管理性文件的編寫 5.1各分公司、各部門在編寫管理性文件時，應力求文件的可操作性，切忌做成空洞的理 論匯編。 5.2管理性文件可根據(jù)需要采用條文或表格形式。 5.3應將標準要求同僅用于參考指導的敘述明確區(qū)分開來（動詞形式見附一）。 5.4管理標準的編寫內容與格式（見附二） 5.4.1目的與適用范圍 這部分應明確該標準編寫的目的，標準的主題及其所包括的各方面，目的的一般格式 為：“為了……，特制定本標準。”；適用范圍的一般格式為：“本標準適用于……?！?5.4.2相關文件（引用標準） 這部分應明確該標準引用或配合使用的管理性文件的名稱及其編號，而引用這些文件 對使用該標準是必不可少的。如果沒有引用，這部分可省略。 5.4.3職責和職權 這部分應明確該標準所涉及的管理職能，確定該標準的歸口管理部門及相關部門的職責 和職權，以便分工配合，提高工作效率。 5.4.4管理內容 該部分是標準的核心，應明確規(guī)定該項管理工作的具體內容、工作程序、工作要求、各 部門的相應職責和工作流程，其條文詳略可根據(jù)文體涉及的范圍和管理事項的繁簡程度 而定。有附件（附錄）時，應在相關文字后注明附件序號，一般格式為：“（見附(）”。 5.4.5標準的書眉線 除附件外的標準正文每頁均應加書眉線，書眉線上方應居中書寫標準編號。 5.4.6標準的終結線 標準條文結束后，應在附加說明與管理內容之間畫一條粗實線做為終結線，其長度約 為版面寬度的四分之一。 5.4.7附加說明 在標準終結線下，以“附加說明”四字為標題，分行列出以下內容： “本標準由(((部門提出。 本標準由(((部門歸口管理。 本標準主要起草人(((?！?QG/ZTC0105-1998 5.4.8附件 第一個附件應另起一頁書寫?！案?”應寫在左起頂格位置。通常，每一附錄另起一頁書寫 ，當有多個附錄且較短時，可接排。” 5.5工作標準的編寫內容與格式（見附三） 5.5.1工作標準分為部門工作標準（簡稱為工作標準）和個人工作標準（一般稱為崗位責 任制），具體編寫格式可參照管理標準的格式要求進行。 5.5.2主要內容包括： a. 目的與適用范圍； b. 部門職責； c. 崗位職責（附崗位機構圖）； d. 附加說明。 5.6考核標準的編寫內容與格式 考核標準可單獨制定，也可與工作標準結合制定。如單獨制訂則應按QG/ZTC0101- 1998《管理性文件編號辦法》有關規(guī)定編號，如與工作標準結合編制，可不獨立編號。其 編寫格式宜采用表格形式。 5.7質量體系程序文件的編寫內容與格式（見附四） 5.7.1程序文件采用表格形式。 5.7.2程序文件的編寫要求可參照管理標準進行，主要包括以下內容： a. 目的與適用范圍； b. 相關文件； c. 目標和原則； d. 職責和職權； e. 管理內容與方法； f. 質量記錄 6 管理性文件的制定和審批 6.1各部門針對本部門的工作性質和實際情況，就日常工作中重復出現(xiàn)的事務及可能對公 司產生重大重大影響的管理活動，擬訂管理性文件初稿，送企管辦協(xié)調平衡，必要時或 涉及重大事項可由企管辦召集有關人員進行討論、修改。 6.2將經討論達成一致意見后的文件，按照QG/ZTC0101《管理性文件編號辦法》的有關規(guī)定 統(tǒng)一編號后，報送主管副總及相關副總審核，無異議后，由總經理簽字批準實施并簽署 實施意見。 6.3總經理批準的管理性文件由歸口管理部門企管辦行文發(fā)布。 QG/ZTC0105-1998 6.4質量體系文件（質量手冊、程序文件）由管理者代表審核，總經理批準實施；質量體 系文件的更改原則上由原審核單位審核，總經理授權管理者代表批準實施。 6.5管理化文件在實施過程中，各分公司、各部門如對有關條款存有異議或實施中發(fā)現(xiàn)不 切合實際之處，可向企管辦提出修改意見。 6.6發(fā)布實施的管理性文件應報送集團公司企管辦備案。 附加說明 本規(guī)定由企管辦提出并起草。 本規(guī)定由企管辦歸口管理。 本規(guī)定主要起草人。 附一 動詞形式 表1- 1中的動詞形式，用于表達那些要嚴格遵從才能符合標準且不允許與其偏離的要求。 表1-1 要求 |動詞形式 |等效的表述 | |應 |應該……；要求……；其要求為……；不得不……； | | |只有……才允許；必須…… | |不應 |不允許……；要求不……；要求不得……；不應該…… | |注： | |除在不得已的情況下，不得使用必須（一定要）； | |表示禁止時，不得用不可以代替不應； | |表示一種指導規(guī)則，使用祈使語氣，如“打開記錄儀。” | 表1- 2中的動詞形式，用于表達在幾種可能性中被推薦作為特別適用的一種，而未提及但也不 排除其他的可能性，或用于表達一定的行動步驟是受到推薦的，但又不是必須要求的， 或（以否定形式）用于表達某種可能性或行動步驟是不贊成但也不禁止。 表1-2 推薦 |動詞形式 |等效的表述 | |宜 |建議…… | |不宜 |建議不…… | 表1-3中的動詞形式，用于表達在標準界限范圍內允許的行動步驟。 表1-3 允許 |動詞形式 |等效的表述 | |可以 |允許；準許；許可 | |不必 |不要求；不需要 | |注： | |可以表示由標準表達的允許，而能（表1-4）則與標準使用者的能力或| |提供給他的可能性有關。 | |在這種場合不要使用能代替可以。 | |在這種場合不得使用可能或不可能。 | 表1- 4中的動詞形式，用于說明材料、物資的或者是因果關系的可能性和潛在能力。 表1-4 可能 |動詞形式 |等效的表述 | |能 |會……；能夠……；可能……；有……可能 | |不能 |不會……；不能……；不可能……；沒有……可能 | 附二—1 正泰集團成套設備制造有限公司管理標準 QG/ZTC((((-(((( ((管理標準 ((((-(-( 發(fā)布 ((((-(-( 實施 正泰集團成套設備制造有限公司 發(fā)布 附二—2 正泰集團成套設備制造有限公司 (((管理標準 QG/ZTC((((-(((( 1 目的和適用范圍 2 相關文件 3 職責和職權 4 管理內容 附加說明 本標準由(((提出。 本標準由(((歸口管理。 本標準主要起草人(((。 正泰集團成套設備制造有限公司 ((((-(-(批準 ((((-(-(實施 附三—1 正泰集團成套設備制造有限公司工作標準 QZ/ZTC((((-(((( (((( 工作標準 ((((-(-( 發(fā)布 ((((-(-( 實施 正泰集團成套設備制造有限公司 發(fā)布 附三—2 正泰集團成套設備制造有限公司 ((((工作標準 QZ/ZTC((((-(((( 1 目的和適用范圍 2 部門職責 3 崗位職責 3.1崗位機構圖（見附(） 附加說明 本標準由(((提出。 本標準由(((歸口管理。 本標準主要起草人(((。 正泰集團成套設備制造有限公司 ((((-(-(批準 ((((-(-(實施 附四—1 正泰集團成套設備制造有限公司程序文件 QC/ZTC((-(( (((程序 ((((-(-( 發(fā)布 ((((-(-( 實施 正泰集團成套設備制造有限公司 發(fā)布 附四—2 |正泰集團成套設備制造有限公司 | |級別：((((級 |(((程序 |編號：QC/ZTC((-(( | |編制：((( | |版本號/修訂碼：(/(( | |批準：((( | |第(頁 共(頁 | | | |1 目的與適用范圍 | | | | | | ...
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