SAP電子采購(gòu)系統(tǒng)介紹
SAP Supplier Relationship Management 3.0是mySAP.com提供的完整電子采購(gòu)解決方案，其中包括電子采購(gòu)系統(tǒng)(Enterprise Buyer Professional 4.0)、電子目錄管理系統(tǒng)(Requisite BugsEye and eMerge 3.5)、以及供貨商協(xié)同操作系統(tǒng)(Supplier-Self Services 2.0)。其主要商業(yè)流程涵蓋的范圍有策略性采購(gòu)采購(gòu)尋源功能(Strategic Sourcing)、整體企業(yè)采購(gòu)流程管理(Operational Procurement)、供貨商協(xié)同作業(yè)(Supplier Enablement)以及采購(gòu)目錄管理(Content Management)四個(gè)主要元素。

mySAP SRM 3.0 解決方案示意圖


對(duì)企業(yè)內(nèi)流程系統(tǒng)功能包含：
包括電子目錄管理(e-Catalog)、申購(gòu)(Purchase Requisition)、電子審批流程(Workflow)、尋源管理得的詢價(jià)、報(bào)價(jià)(Sourcing)、采購(gòu)(Purchase Order)、合約管理(Contract Management)、驗(yàn)收(Goods/Services receive)、至開(kāi)立發(fā)票(Invoice)。

對(duì)企業(yè)外流程系統(tǒng)功能包含：
包括供貨商在線報(bào)價(jià)系統(tǒng)(On-Lin Quotation)、訂單管理(Order Management)、預(yù)先出貨通知(ASN)、以及強(qiáng)化供貨商關(guān)系管理接口的供給策略開(kāi)發(fā)(Supply Strategy Development)、供貨商審核(Supplier Qualification)、供貨商選擇(Supplier Selection)、與供貨商間合約擬定以及管理(Contract Negotiation & Management)。

策略性采購(gòu)尋源管理功能(Strategic Sourcing)提供經(jīng)由一連串采購(gòu)信息分析(Sourcing analytics)、供貨商審核及選擇(Supplier evaluation)、在線議定及確認(rèn)供給及需求(RFX、RFQ、Reverse Auction)以及與供貨商在線合約談判、協(xié)商(Contract Management)，讓專業(yè)采購(gòu)人員在系統(tǒng)上完成原本耗時(shí)耗力及一連串復(fù)雜的采購(gòu)尋源作業(yè)。

供給需求策略擬定(Supply Strategy Development)提供根據(jù)系統(tǒng)提供的一連串采購(gòu)信息分析例如針對(duì)某一物料企業(yè)整體需求分布、采購(gòu)歷史紀(jì)錄、合約等交易信息的功能，有效擬定企業(yè)采購(gòu)策略，持續(xù)維持企業(yè)策略性交易合作伙伴，降低策略性合作交易伙伴維護(hù)成本、增加合作伙伴交易金額、降低策略性采購(gòu)物料維護(hù)成本等效益。(此功能須搭配SAP Business Information Warehouse Component)



供貨商審核及選擇(Supplier evaluation)：對(duì)由系統(tǒng)所提供的現(xiàn)有以及新注冊(cè)的供貨商信息進(jìn)行資格審核，系統(tǒng)由供貨商資格審核問(wèn)卷供采購(gòu)人員進(jìn)行資格評(píng)估，采購(gòu)人員在資格審核完畢后通過(guò)系統(tǒng)在線招標(biāo)功能(RFI)與供貨商進(jìn)行采購(gòu)項(xiàng)目規(guī)格確認(rèn)。經(jīng)過(guò)資格審核以及項(xiàng)目規(guī)格確認(rèn)后，采購(gòu)人員可依采購(gòu)項(xiàng)目類別或是項(xiàng)目編號(hào)針對(duì)該供貨商在系統(tǒng)上維護(hù)建立 “供貨商清單(Vendor List)” ，以供后續(xù)項(xiàng)目請(qǐng)購(gòu)或采購(gòu)人員參考或選擇。其效益可有效降低供貨商資格審核時(shí)程以及實(shí)現(xiàn)企業(yè)供貨商資格審核標(biāo)準(zhǔn)化，并減少請(qǐng)購(gòu)或是采購(gòu)人員針對(duì)相同項(xiàng)目的采購(gòu)時(shí)程。


供貨商在線合約談判、協(xié)商(Contract Management)：在系統(tǒng)上與供貨商進(jìn)行復(fù)雜、細(xì)致的采購(gòu)合約談判、協(xié)商，包括從采購(gòu)合約建立、采購(gòu)人員與供貨商進(jìn)行合約內(nèi)容的談判、協(xié)商（談判、協(xié)商內(nèi)容包括合約有效期限、付款條件、項(xiàng)目、項(xiàng)目數(shù)量以及項(xiàng)目?jī)r(jià)格等）。雙方議訂確認(rèn)合約內(nèi)容后，采購(gòu)員可在系統(tǒng)上核發(fā)該采購(gòu)合約，并追蹤該合約使用的后續(xù)情況。其效益有效縮短傳統(tǒng)采購(gòu)合約議定時(shí)程以及維護(hù)成本、增加合約使用等。
整體企業(yè)采購(gòu)流程管理部分(Operational Procurement)，系統(tǒng)提供兩種主要企業(yè)采購(gòu)行為模式即個(gè)人化以及自動(dòng)化采購(gòu)流程模式(Self-services procurement)，計(jì)劃性采購(gòu)流程模式(Plan-driven procurement)。
一般而言，個(gè)人化以及自動(dòng)化采購(gòu)流程模式(Self-services procurement)主要為企業(yè)間接物料以及非物料型態(tài)的服務(wù)性采購(gòu)的采購(gòu)模式，一般間接物料請(qǐng)購(gòu)需求者可“通過(guò)專業(yè)采購(gòu)人員預(yù)先完成采購(gòu)尋源(Pre-define)” 的產(chǎn)品采購(gòu)目錄中挑選物料并直接于系統(tǒng)上開(kāi)立請(qǐng)購(gòu)需求，接著完成一連串的在線請(qǐng)購(gòu)批準(zhǔn)流程后采購(gòu)單即自動(dòng)產(chǎn)生并傳送給供貨商；采購(gòu)單建立后，一般請(qǐng)購(gòu)需求者可直接于系統(tǒng)上執(zhí)行后續(xù)采購(gòu)項(xiàng)目的收貨驗(yàn)收動(dòng)作以及發(fā)票開(kāi)立動(dòng)作，有效降低專業(yè)采購(gòu)員無(wú)謂的采購(gòu)文件重復(fù)處理時(shí)間及工作量，進(jìn)而提高采購(gòu)員的專業(yè)采購(gòu)能力。
計(jì)劃性采購(gòu)流程模式(Plan-driven procurement)主要為企業(yè)計(jì)劃性的直接物料以及設(shè)備維護(hù)備品零件采購(gòu)模式，專業(yè)采購(gòu)人員可在電子采購(gòu)系統(tǒng)上集中處理來(lái)自不同物料需求計(jì)劃系統(tǒng)中的請(qǐng)購(gòu)單，例如企業(yè)資源整合系統(tǒng)(SAP ERP)中物料需求規(guī)劃Material Requirement Planning (MRP)以及SAP Advanced Planning and Optimization(APO)所產(chǎn)生的物料需求請(qǐng)購(gòu)單。采購(gòu)人員可在系統(tǒng)上針對(duì)個(gè)別需求項(xiàng)目進(jìn)行處理：
 采購(gòu)人員可直接使用現(xiàn)有貨源功能查核該請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目是否為合約采購(gòu)(該項(xiàng)目已簽訂相關(guān)采購(gòu)合約)？如果是則直接以合約采購(gòu)的方式產(chǎn)生采購(gòu)單；
 采購(gòu)人員可視情況直接開(kāi)立采購(gòu)單；
 采購(gòu)人員可直接將請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目在系統(tǒng)上開(kāi)立在線招標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)，重新針對(duì)請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行在線議價(jià)動(dòng)作。
整個(gè)采購(gòu)流程一致且透明，除了增加企業(yè)對(duì)采購(gòu)流程控制管理的外，也有效的縮短整體采購(gòu)周期。

供貨商協(xié)同(Supplier Enablement)：系統(tǒng)提供供貨商在線注冊(cè)、目錄制作與管理、在線報(bào)價(jià)、訂單管理、出貨管理以及發(fā)票管理等功能。

供貨商偕同作業(yè)示意圖

供貨商在線注冊(cè)部分：企業(yè)可在公開(kāi)網(wǎng)站以及招商說(shuō)明會(huì)上公開(kāi)說(shuō)明交易信息，并告知有興趣的供貨商合作交易的模式，新供貨商可直接使用在線注冊(cè)功能輸入該公司的相關(guān)信息，企業(yè)負(fù)責(zé)審核供貨商資格的人員在系統(tǒng)中審核供貨商資格后，系統(tǒng)即以電子郵件方式告知該供貨商相關(guān)系統(tǒng)登入使用訊息 （如使用者登入賬號(hào)即密碼等）?？梢杂行д瞎竟┴浬藤Y源，并降低繁瑣的供貨商數(shù)據(jù)管理工作。

目錄制作與管理提供供貨商自行管理目錄的接口，企業(yè)透過(guò)完整的供貨商目錄制作教育訓(xùn)練流程，使供貨商可自行管理銷售電子產(chǎn)品目錄，隨時(shí)更新目錄信息，企業(yè)可實(shí)時(shí)從電子目錄中取得最新采購(gòu)項(xiàng)目信息，協(xié)助取得采購(gòu)需求貨源。對(duì)企業(yè)整體效益而言，可立即取得市場(chǎng)最新采購(gòu)項(xiàng)目交易信息降低電子目錄制作成本；對(duì)供貨商而言，可立即有效的反映市場(chǎng)價(jià)格，擬定銷售策略，獲取更大的商機(jī)。

供貨商偕同作業(yè)流程圖


在線報(bào)價(jià)可縮短供貨商與專業(yè)采購(gòu)員的間的冗長(zhǎng)的招標(biāo)報(bào)價(jià)周期，有效降低整體采購(gòu)周期。企業(yè)采購(gòu)人員以采購(gòu)系統(tǒng)發(fā)布招標(biāo)信息，系統(tǒng)發(fā)送電子邀標(biāo)信函告知供貨商邀標(biāo)信息，其供貨商須于指定的報(bào)價(jià)期間內(nèi)完成報(bào)價(jià)動(dòng)作。

訂單管理系統(tǒng)提供供貨商處理來(lái)自電子采購(gòu)系統(tǒng)的訂單的功能，供貨商可在系統(tǒng)上取得訂單信息并更新訂單狀態(tài)，例如是否接受訂單的價(jià)格、數(shù)量以及交期等采購(gòu)信息，并與采購(gòu)人員于在線完成訂單確認(rèn)動(dòng)作，有效降低與供貨商間訂單處理流程以及周期。
出貨管理提供供貨商處理來(lái)自電子采購(gòu)系統(tǒng)的訂單后續(xù)交貨動(dòng)作的功能，供貨商完成交貨動(dòng)作后，可在系統(tǒng)上用采購(gòu)單編號(hào)直接搜尋要執(zhí)行交貨的項(xiàng)目，直接開(kāi)立出貨單，待企業(yè)負(fù)責(zé)收貨驗(yàn)收人員確認(rèn)后即完成出貨動(dòng)作。供貨商執(zhí)行出貨動(dòng)作無(wú)須重復(fù)輸入采購(gòu)項(xiàng)目細(xì)節(jié)內(nèi)容信息，僅須輸入實(shí)際出貨或交貨數(shù)量即可完成。

發(fā)票管理提供供貨商處理來(lái)自電子采購(gòu)系統(tǒng)的訂單后續(xù)發(fā)票開(kāi)立的動(dòng)作，供貨商可在系統(tǒng)上以采購(gòu)單編號(hào)直接搜尋要開(kāi)立發(fā)票的采購(gòu)單，待企業(yè)內(nèi)部人員審核后即完成發(fā)票開(kāi)立動(dòng)作。

采購(gòu)目錄管理(Content Management)包括產(chǎn)品目錄項(xiàng)目應(yīng)用搜尋功能以及目錄管理建立功能兩個(gè)主要部分。產(chǎn)品目錄項(xiàng)目應(yīng)用搜尋功能提供一般請(qǐng)購(gòu)使用者以及專業(yè)采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)項(xiàng)目搜尋使用；目錄管理建立功能提供目錄制作工具，其中企業(yè)內(nèi)部目錄制作管理人員、供貨商、專業(yè)目錄提供者以及電子交易市場(chǎng)的人員皆可透過(guò)此目錄建立工具以瀏覽器以及產(chǎn)品匯入的方式制作電子目錄。

SAP電子采購(gòu)系統(tǒng)介紹