MRO資材采購業(yè)務指南
第1條 (目的)
本指南明確規(guī)定了海外法人(以下簡稱“法人”)所發(fā)生的與各種MRO器材購買業(yè)務相關的業(yè)務標準和工作程序及方法，旨在最大限度地提高工作效率。

第2條 (適用范圍)
本指南規(guī)定了法人在進行MRO器材采購申請、采購、庫存管理及貨款支付等相關業(yè)務時的工作程序。

第3條 (用語定義)
1. MRO(Maintenance Repair Operating)器材
雖然不是進行生產時直接需要的物資，但是使公司得以順利運轉所需的物資，包括除了原材料以外的所有器材，本公司將其分為Spare Parts、一般消耗品和定期消耗品。
(參照附件1－MRO器材品目分類表)
2． Spare Parts
作為設備維護所需物資，由法人的設備維護部門進行總管。
3． 一般消耗品(非庫存管理品目)
根據特定部門的購買申請而進行購買的物資。
4． 定期消耗品(庫存管理品目)
有2個以上的部門共同使用，采購部門對總需要量進行統(tǒng)計，事前購買后在MRO共同倉庫進行管理，根據部門要求進行出庫的物資。

第二章 責任與權限

第4條 (采購申請主管部門)
采購申請主管部門是決定MRO器材規(guī)格和預算的部門，S/P及測量儀由法人設備維護部門，消耗品由法人所有部門負責。

第5條 (采購主管部門)
是決定MRO器材價格及購買企業(yè)的部門，由法人采購部門負責。

第6條 (貨款支付主管部門)
根據MRO器材入庫憑證向企業(yè)支付貨款的部門，由法人財會部門負責。


第三章 業(yè)務程序

第7條 (執(zhí)行審議及P/R作業(yè))
1． 執(zhí)行審議
1.1. 采購申請負責人應進行以下工作。
1) 了解庫存情況
采購申請負責人根據各部門各器材適當庫存標準，對于不足部分取得內部批準后申請采購。
2) 起草執(zhí)行審議書
① 根據規(guī)定樣式，起草執(zhí)行審議書，按照報批規(guī)定獲得內部批準和管理部門負責人的同意。
但，定期消耗品以“定期消耗品申請書”代替。
② 在執(zhí)行審議書上必須寫明產品名稱、規(guī)格、數量、品牌、預算金額，如為新購買產品，要附上產品說明書和用途說明書。
③ 對于采購部門要求增加預算的在修改了執(zhí)行審議書上的金額后重新報批并取得同意。
3) 采購申請
在執(zhí)行審議書上追加記錄獲審批者批準的P/R號碼后，將執(zhí)行審議書全部復印，交給采購負責人。
4) 在申請部門管理臺帳上進行登記
對于被通知采購的采購件一定要在管理臺帳上進行登記，在從倉庫領收之前一并管理。
1.2. 申請部門審批者應進行以下工作。
1) 審批執(zhí)行審議
在批準執(zhí)行審議(以下包括“定期消耗品申請書”)前一定要先了解申請購買的器材的現況，確認是否適當后再進行批準。
1.3 管理部門負責人應進行以下工作。
1) 對執(zhí)行審議進行協(xié)議
對于已由申請部門審批者批準的執(zhí)行審議書，確認審議書上預算的適當性，決定是否給予批準，進行協(xié)議。
1.4. 緊急申請
由于發(fā)生緊急情況，不可能按正常步驟起草執(zhí)行審議書時，必須由申請部門審批者向采購部門審批者進行通報，在達成口頭協(xié)議后再進行采購，并在第二天內填寫執(zhí)行審議書并報批法人長批準后，向采購部門通報。
1.5. 文件保存期限
執(zhí)行審議書及附件需保存5年。

2. P/R作業(yè)
2.1. 申請負責人應進行以下工作。
1) 確認器材編碼并進行申請
① 執(zhí)行審議書獲得批準后，根據產品規(guī)格，在SAP R/3中確認是否存在該器材的編碼。
② 如果不存在，通過MRO編碼賦予系統(tǒng)(SPARE PARTS為PIMS，消耗品為BCS)，申請新編碼。
(必須輸入事項：產品名稱、規(guī)格、數量、單位、品牌)
2) 生成P/R
① 申請負責人利用該產品的編碼在SAP R/3填寫P/R。
* P/R管理項目
i) 非庫存品目(在處理GR時GI也同時進行的品目)
消耗性：在Account assignment category中指定為“K”
成本中心選擇與申請者所在部門相關的內容。
資產性/投資性： 在Account assignment category中指定為“A，M”。
通過事前生成資產號碼，進行部門資產登記。
ii) 庫存品目(GR與GI分別進行的品目)
消耗性、資產性/投資性：指定為MRO器材用Storage Location。
iii) 共同輸入事項
預算：獲得批準和已達成協(xié)議的執(zhí)行審議書上的預算金額
Plant：申請者所屬部門Plant
申請者：按照“申請者姓名(內線電話)”形式輸入。
iv) P/R按照采購部門制定的各器材采購負責人所屬采購小組分類填寫。
② 采購部門要求增加預算的采購件也必須以被批準的價格對P/R進行修改后再執(zhí)行。
2.2. 申請部門審批者應進行以下工作。
1) 批準P/R
確認是否與執(zhí)行審議書的內容一致后，在SAP R/3進行批準。
2.3. 采購負責人應進行以下工作。
1) 批準器材編碼并通告
采購負責人每天通過MRO編碼賦予系統(tǒng)(消耗性器材為BCS)確認新申請的編碼是否有重復，并確認必須填寫事項后，迅速判斷是否予以批準，并將結果用Single通知申請者。
但，根據法人情況，采購負責人也可根據申請部門的編碼生成申請直接申請編碼。
* SPARE PARTS由總部的PIMS管理負責人決定是否批準。

第8條 (執(zhí)行審議書的接收與報價工作)
1. 執(zhí)行審議書的接收
1.1. 采購負責人應進行以下工作。
1) 管理接收明細單
在接收審議書時一定要在執(zhí)行審議書上標明接收日期，并在管理臺帳上進行登記。

2. 報價工作
2.1. 采購負責人應進行以下工作。
1) 要求報價
① 參與企業(yè)數
原則上應以明確均等的條件向2家以上企業(yè)提出報價請求，但以下情況為例外。
* 作為單一報價處理
i) 專利產品、試用新產品等購買處為特定企業(yè)時
ii) 與本公司共同開發(fā)，需要對外保密時
iii) 為了保證質量或因技術研究關系，必須依賴供貨企業(yè)的技術時
* 省略報價單
簽訂單價合同的產品在合同期內進行采購時。
② 按產品特性的參與企業(yè)選擇基準
i) 簽訂單價合同的產品
a. 為了決定合同單價，需以法人所在地供貨商和其他地區(qū)供貨商為對象同時進行。
但，如果其他地區(qū)供貨商所報價格比本地供貨商所報價格低時，可以以此價格為根據，對本地供貨商的價格進行誘導。
b. 即使單價合同期限為1年，也應在每個季度調查、了解市場情況。
ii) 未簽訂單價合同的產品
基本上以本地供貨商為對象進行，但如屬以下情況必須與其他地區(qū)的供貨商報價相比較。
a. 在4個月期間價格無變動時
b. 所報價格被提高時
③ 在選擇報價企業(yè)時的優(yōu)先順序
i) 產品品牌(調查是否有直接交易可能性和出庫價)
ii) 營業(yè)所及總代理店
iii) 各地代理店及銷售店
iv) 本公司客戶中可以供貨的企業(yè)
2) 接收報價
報價單必須是封印好且在截止日期前收到的文件。
3）要求二次報價
① 報價單拆封后如果審批者有進行二次報價的指示，或負責人判斷有協(xié)商的必要時，必須在當天內向該企業(yè)提出提交第二次報價單的要求。
② 此時的報價單提交截止日和最初提交截止日期相同，
但如果屬于協(xié)商報價，則可以提示新的截止日。
4）管理報價
① 如是為了進行市場調查，馬上開封也無妨，如是為了決定個別價格和選擇供貨企業(yè)，需交給采購部門審批者開封。
② 已提出的報價單不能返還或作廢，要附在相關合同審議書或報告書后，不管是否中標都不得泄露報價內容。
2.2. 采購部門審批者應進行以下工作。
1) 對報價進行開封及確認
每日業(yè)務開始和結束時將從采購負責人處接收的報價單一并開封并確認。
2) 決定是否進行二次報價
報價單開封后發(fā)現內容和提出的基本條件不同，或沒有比執(zhí)行審議書上的預算更低的企業(yè)時，指示進行二次報價。
此時參考第一次報價單決定二次報價提交公司。
2.3. 文件保存期限
報價單和單價合同產品清單等相關文件須保存5年。

第9條 (決定報價及選擇供貨企業(yè))
1. 決定價格
1.1. 采購負責人應進行以下工作。
1) 決定內定價
① 以從前購買價格和(非)定期市場調查為依據決定，不能對外泄露。
② 在決定內定價時，需考慮購買數量的多少、交貨的難易度、交貨期的長短、運輸等交易條件。
③ 內定價不得超過申請部門擬定的預算，如果預算不夠，需提出計算內定價的依據，向申請部門提出增加預算的要求。
2) 合同及價格協(xié)商
在將報價單開封后，即使最低報價低于內定價，根據采購負責人或采購部門審批者的判斷，也可以進行價格協(xié)商。
但，貨款支付基準和交貨期須符合要求報價時提出的條件。
1.2. 采購部門審批者應進行以下工作。
1) 對于以下產品直接參與合同及價格協(xié)商。
① 需簽訂單價合同的產品
② 有必要事前進行儲備的產品
③ 雖然單價很低但總金額很高
④ 其他以相關公司為對象的購買

2. 選擇供貨企業(yè)
為了使依據價格決定入選的企業(yè)成為最終供貨企業(yè)，必須符合以下“交易企業(yè)基本條件及資格”
2.1. 交易企業(yè)基本條件及資格
1) 根據本公司評估標準，被登記為可交易企業(yè)的企業(yè)。
2) 對于定購產品可以保證穩(wěn)定的供貨量和質量的企業(yè)。
3) 擁有或租賃了履行供貨所需設施的企業(yè)。
4) 根據相關法令的規(guī)定，獲得了許可、認可、執(zhí)照或符合相關資格條件的企業(yè)。
5) 如為需對安全進行檢測的企業(yè)時，需通過相關機構的檢測。
6) 未被發(fā)現有賄賂集團內職員的行為，不是由有過受賄經歷的退職人員經營的企業(yè)。
7) 在價格、質量、交貨期等方面信譽良好的企業(yè)。
8) 具有適當水平的技術實力、管理能力、競爭力、信息提供能力、合作可能性的企業(yè)。
9) 財務結構及經營者意識結構良好的企業(yè)。
2.2. 交易企業(yè)基本條件及資格的例外情況
以下情況即使不能滿足交易企業(yè)基本條件及資格，在得到部門負責人的批準后可作為例外處理。
1) 由于緊急情況無法事前對企業(yè)進行評價的新交易企業(yè)。
2) 專利產品或試用新產品所有企業(yè)。
但在這種情況，采購負責人得在最初進行交易后1年內對該產品的一般化和
發(fā)掘代替品做出努力，并將結果報告給審批者，保存記錄。
3) 需要保密的產品、共同開發(fā)產品或需要利用交易企業(yè)所擁有技術時。

第10條 (合同審議書)
1. 合同審議書
1.1. 采購負責人應進行以下工作。
1）起草合同審議書
根據規(guī)定樣式起草合同審議書，附上執(zhí)行審議書副本、報價單、個別合同
書（已標明合同條件的），并依據報批規(guī)定獲得批準。
※ 追加附件
① 如從前有過購買記錄
須附上相關合同審議書的副本(包括P/O號碼,最終選定企業(yè)，支付價格等)。
② 如為單價合同品目
須附上單價合同清單中相關部分的復印件
2）在管理臺帳上登記
對于已獲批準的審議件將其登記在管理臺帳上，在產品入庫及付款前進行一并管理。
3) 記錄P/O號碼
P/O獲得批準后，在合同審議書上追加記錄獲批的P/O號碼。
1.2. 采購部門審批者應進行以下工作。
1) 批準合同審議書
① 與執(zhí)行審議書的內容相比較，審查合同審議書的內容是否適當后批準。
② 利用SAP R/3確認是否有過購買紀錄
③ 利用SAP R/3了解該器材的庫存情況，避免發(fā)生庫存過多的情況。
2) 單價合同書的管理
如屬簽訂單價合同的產品，同時檢查相關個別單價合同書的管理狀態(tài)。
1.3. 文件保存期限
合同審議書及附件須保存5年。

第11條 (P/O)
1. P/O
1.1. 采購負責人應進行以下工作。
1) 在P/O生成前確認必備事項
A. 已被批準的合同審議書
B. 由申請部門生成并被批準的P/R
2) Purchasing Master Data作業(yè)
① 合同(Contract)管理

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